Recruiting: Definition, Instrumente, Herausforderungen, Trends

© peshkova | stock.adobe.com
Mit den richtigen Mitarbeitern steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens. Doch das Einstellen neuer Arbeitskräfte ist heutzutage aufgrund des Fachkräfte- und Azubimangels für viele Unternehmen mit Schwierigkeiten verbunden. Aus diesem Grund kommt dem Recruiting eine zunehmend größere Bedeutung zu. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel auf, warum Recruiting für Unternehmen so wichtig ist, wie der Prozess abläuft, welche Maßnahmen und Methoden es gibt und welche aktuellen Herausforderungen auf Personalverantwortliche und Unternehmer lauern.
Inhaltsverzeichnis

Was ist Recruiting?

Der Begriff Recruiting kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt so viel wie Personalbeschaffung. Recruiting beschreibt also sämtliche Aktivitäten und Anstrengungen eines Unternehmens, geeignete Arbeitskräfte für die eigene Organisation zu finden und einzustellen. Damit bildet das Recruiting unter anderem neben dem Personaleinsatz, der Personalplanung und der Personalverwaltung einen wichtigen Baustein im Personalmanagement ab.

Mit der zunehmenden Globalisierung und Englisch als Standardsprache in der internationalen Kommunikation hat das Wort Recruiting deutsche Synonyme wie Personalbeschaffung oder Personalsuche abgelöst. Es entspringt in seinem Ursprung dem militärischen Kontext: Dort wurde der Begriff im Zusammenhang mit der Beschaffung von Soldaten bezeichnet. Im HR-Bereich wurde die Wortbedeutung unverändert übernommen. 

Warum ist Recruiting wichtig für Unternehmen?

Damit Unternehmen funktionieren, wachsen und erfolgreich am Markt bestehen, brauchen sie fähige Mitarbeiter. Um qualifizierte Fachkräfte zu akquirieren, ist Recruiting daher für jede Organisation ein relevanter Unternehmensbereich. Selbst wenn ein Unternehmen nicht weiter wachsen will, kommt es früher oder später an den Punkt, an dem ein Angestellter abspringt oder in Rente geht und Ersatz nötig wird.

Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Bedeutung des Recruiting für Unternehmen noch einmal angestiegen. Denn aus dem jahrzehntelangen Arbeitgebermarkt ist ein Arbeitnehmermarkt geworden. Während sich früher Interessierte beim Unternehmen beworben haben, das aus einer breiten Masse Bewerbern wählen konnte, ist es heute umgekehrt. Laut einer Studie der KÖNIGSTEINER Gruppe lehnen mehr als ein Drittel aller Bewerber ihre Jobangebote ab. Heute bewerben sich Unternehmen bei potenziellen Angestellten. Daher rücken die verschiedenen Möglichkeiten des Recruitings in den Fokus. Längst sind die Aufgaben in der Personalbeschaffung mehr als nur das Schalten von Stellenanzeigen oder die Präsenz auf Karrieremessen. Recruiting gilt heutzutage als wichtiger Baustein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Wie läuft der Recruiting-Prozess ab?

Losgelöst von der Art des Recruiting-Kanals, läuft der Recruting-Prozess meist gleich ab. Die einzelnen Schritte sehen in der Praxis in jedem Unternehmen beinahe gleich aus:

  1. Impuls und Bedarfsanmeldung: Die Fachabteilung meldet den Bedarf einer neuen Fachkraft oder eines neuen Auszubildenden an.
  2. Dokumentation der Stellenanforderung: Ausgehend vom Impuls der Fachabteilung wird Hand in Hand mit dem Recruiting dokumentiert, welche Anforderungen und Stärken ein Bewerber für den Job mitbringen muss.
  3. Stellenausschreibung: Ist die Stellenbeschreibung ausgearbeitet, wird sie als Stellenanzeige publiziert. Das kann über die eigene Karriereseite, das Intranet, über verschiedene Social Media-Kanäle bis hin zur Übergabe an einen Headhunter erfolgen.
  4. Kandidatenauswahl: Läuft der Bewerbungsprozess, werden die eingehenden Bewerbungen im Rahmen des Bewerbermanagements bearbeitet und selektiert. Wer passt im ersten Schritt zum Stellenprofil? Zwischenbescheide formulieren und rausschicken.
  5. Interviews: Die passenden Bewerber werden anschließend zu einem Assessment-Center, Einzelgespräch oder Telefoninterview eingeladen. Dort werden sie auf Herz und Nieren geprüft, ob sie zum Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle passen.
  6. Finale Auswahl: Nach allen Interviews evaluieren Fachabteilung und zuständige Recruiter gemeinsam, welcher Kandidat am besten passt. Dieser wird anschließend informiert und weitere Schritte wie zum Beispiel die Unterschreibung des Arbeitsvertrages und das Onboarding werden eingeleitet.

Zum Recruiting-Prozess zählt ebenfalls die Absage an alle Kandidaten, die es nicht geschafft haben. Dies erfolgt ebenfalls im letzten Schritt und ist ebenfalls Teil des Bewerbermanagements im Recruiting.

Welche Methoden, Instrumente und Maßnahmen gibt es im Recruiting?

Grundsätzlich werden in der Personalbeschaffung zwei Dimensionen unterschieden: internes und externes Recruiting. Während bei der internen Personalbeschaffung sämtliche Bemühungen für die Besetzung einer neuen Stelle im eigenen Unternehmenskosmos bleiben, richtet sich der Blick bei der andern Dimension nach außen.

Interne Personalbeschaffung

Im Rahmen der internen Personalbeschaffung erhält in jedem Falle ein Bewerber den Zuschlag für die Stelle, der bereits in der Organisation beschäftigt ist. Gängige Formen des Recruitings aus den eigenen Reihen sind zum Beispiel:

  • Interne Stellenausschreibung: Über analoge und digitale Schwarze Bretter werden innerhalb der eigenen Firma neue Stellen ausgeschrieben. Bewerben kann sich jeder, der auf das Anforderungsprofil passt und alle Qualifikationen dafür erfüllt.
  • Gezielte Personalentwicklung: Nicht immer wird eine Stelle intern öffentlich ausgeschrieben. Fachabteilung und HR-Verantwortliche haben möglicherweise einen passenden Kandidaten für die neue Stelle im Blick, für den die neuen Aufgaben eine Beförderung darstellen. Mitarbeiter gezielt in neue Positionen und auf neue Stellen zu entwickeln, ist eine Methode der internen Personalbeschaffung.
  • Konzernübergreifende Versetzungen: Ist ein Unternehmen über mehrere Standorte, Länder oder Sparten diversifiziert, können Mitarbeiter von A nach B wechseln. Auch wenn sich dann möglicherweise einzelne Prozesse unterscheiden und Gesichter fremd sind, bleibt der Mitarbeiter im Konzern. Versetzungen sind nicht immer freiwillig: Manche Organisationen ordnen den Wechsel an, was gemäß Arbeitsrecht – beispielsweise im öffentlichen Dienst – rechtens und legitim sein kann.

Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Größe, um interne Personalbeschaffungsmaßnahmen anwenden zu können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise nur fünf Mitarbeiter beschäftigt, ist es schwer, Stellenanzeigen nur intern zu schalten oder ausschließlich eigene Angestellte auf andere Positionen zu entwickeln.

Externe Personalbeschaffung

Für Unternehmen jeglicher Größe eignen sich externe Methoden des Recruitings. Im Rahmen dieser werden Kandidaten außerhalb des eigenen Kosmos angesprochen. Das kann zum einen aktiv über Jobanzeigen oder per Headhunting erfolgen, zum anderen passiv über Employer Branding oder wenn geeignete Bewerber sich initiativ bei Ihnen melden.

Aktives Recruiting

Wer als Recruiter aktiv seinen Personalbedarf decken will, steht vor einer breiten Palette an Möglichkeiten. Während früher vor allem Stellenanzeigen und Veranstaltungen beliebt und effektiv waren, sind heute eher noch aktivere Maßnahmen wie Social Recruiting und Active Sourcing gefragt.

Ein Überblick über die gängigsten Formen der aktiven, externen Personalbeschaffung:

  • Stellenausschreibungen und Stellenanzeigen: Ob in der Tageszeitung, Fachmagazinen oder auf Jobbörsen wie Indeed und StepStone – Stellenausschreibungen sind – über welche Kanäle auch immer – für viele Unternehmen nach wie vor die meistgenutzte Methode im Recruiting. Auch auf der eigenen Karriereseite sollten sämtliche Stellen ausgeschrieben werden, wo Bewerber zusätzlich authentische Einblicke in den Unternehmensalltag erhalten.
  • Social Recruiting: Sich dort aufhalten, wo die Zielgruppe unterwegs ist – diesen Ansatz wählt Social Recruiting. Auf LinkedIn, Xing, Instagram, Facebook und anderen sozialen Netzwerken werden aktiv Anzeigen geschaltet und potenzielle Bewerber angesprochen. Auch im ersten Moment nicht für Unternehmen typische soziale Netzwerke und Messenger wie TikTok, Discord, Snapchat, WhatsApp oder Pinterest können relevant sein.
  • Headhunting / Active Sourcing: Unternehmen, denen die Zeit für aktives Recruiting fehlt, können Headhunter engagieren. Diese übernehmen die Personalbeschaffung und wenden dafür Active Sourcing an – sie suchen gezielt auf verschiedenen Plattformen und mit unterschiedlichen Hilfsmitteln nach geeigneten Kandidaten. Active Sourcing ist dabei nicht nur Headhuntern vorbehalten. Auch Recruiter aus dem eigenen Unternehmen suchen heute oft gezielt nach den passenden Bewerbern, die auf die Anforderungsprofile passen.
  • Gezielte Recruitingveranstaltungen: Auf Job- und Ausbildungsmessen und an Hochschulen präsentieren sich Organisationen als attraktiver Arbeitgeber. Sie präsentieren sich gezielt in dem Umfeld, in dem sich potenzielle neue Mitarbeiter aufhalten. Dort kann der direkte Kontakt zu einzelnen potenziellen Bewerbern gesucht werden.

Passives Recruiting

Wer weniger Zeit hat, sich mit den teilweise zeitintensiven Prozessen der aktiven Personalbeschaffung auseinanderzusetzen, kann passive Methoden wählen.

  • Talentpool / Lebenslaufdatenbanken: Wenn Bewerberdaten über Jahre gespeichert werden, entsteht ein sogenannter „Talentpool“ – eine eigene, kleine Jobbörse. Sobald eine neue Stelle zu besetzen ist, greifen Recruiter darauf zurück und können passende Kandidaten ermitteln. Eine weitere Option stellen Lebenslaufdatenbanken dar, bei denen gegen Bezahlung „fertige Bewerber“ kontaktiert und zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden können.
  • Initiativbewerbungen: Die einfachste Methode, auf die Sie allerdings keinen direkten Einfluss haben, sind Initiativbewerbungen. Dieser Begriff steht für die Bewerber, die sich losgelöst von ausgeschriebenen Stellen auf einen Job bei Ihnen bewerben.

Die wirksamste Methode des passiven Recruitings ist der Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke über gezieltes Employer Branding. Da Employer Branding im Sinne des Personalmanagements jedoch strategisch ist, ist es streng genommen keine Einzelmaßnahmen, sondern ein andauernder Prozess.

Eine attraktive Arbeitgebermarke entsteht durch zufriedene Mitarbeiter, die das Positive an ihrem Arbeitgeber als positive Multiplikatoren nach außen tragen. Das kann in Form von Gesprächen mit Freunden und Familie, über Jobbörsen oder Bewertungsplattformen sein. Damit das gelingt, sind unter anderem angemessene Arbeitsbedingungen von fairem Gehalt bis hin zu attraktiven Benefits und eine moderne Unternehmenskultur nötig.

Welche Recruiting-Kanäle gibt es?

Sowohl für die interne als auch externe Personalbeschaffung gibt es diverse verschiedene Recruiting-Kanäle. Die wichtigsten davon im Überblick:

  • Jobbörsen: Auf StepStone, Indeed & Co. inserieren Unternehmen ihre Stellenanzeigen. Dort werden sie gezielt von Bewerbern gefunden, die sich für diese Art von Stelle interessieren. Bei diesem Kanal bietet sich zudem die Möglichkeit, durch bezahlte Anzeigen in den Suchergebnissen oben zu erscheinen und gegenüber den Stellenanzeigen der Wettbewerber zu punkten.
  • Offline-Medien: Tageszeitungen, Fachmagazine, Out-of-Home-Werbeflächen oder Plakatkampagnen zählen zu Offline-Medien. Diese werden neben den Online-Medien ebenfalls als Recruiting-Kanäle eingesetzt, durch die zunehmende Digitalisierung aber nicht mehr so stark wie früher.
  • Karriereseite: Mit einer eigenen Karriereseite präsentieren sich Unternehmen auf einem firmeneigenen Kanal als attraktiver Arbeitgeber. Damit es nicht bei einem kurzen Besuch bleibt, sondern bestenfalls der Besucher der Seite am Ende beim Vorstellungsgespräch sitzt, sollte eine moderne Karriereseite authentische Einblicke in den Arbeitsalltag Ihrer Organisation bieten.
  • Messen: Jobmesse, Ausbildungsmessen, Karrieremessen – als klassischer Recruiting-Kanal sind Messen aller Art nach wie vor beliebt. Dort kann der direkte Kontakt zu Kandidaten gesucht werden und der Streuverlust ist bei diesem Kanal sehr gering.
  • Hochschulmarketing und -recruiting: Studenten, die noch mitten in ihrer Ausbildung stecken, sind die Zielgruppe von gezieltem Hochschulrecruiting. Durch regelmäßige Präsenz und Veranstaltungen mit oder an Hochschulen versuchen sich Unternehmen über diesen Recruiting-Kanal als künftiger Arbeitgeber zu positionieren.
  • Business-Netzwerke und soziale Medien: Nicht nur LinkedIn und XING, die beiden im DACH-Raum dominierenden Job-Netzwerke, auch andere Social-Media-Plattformen wie Facebook, TikTok & Co. sind beliebte Recruiting-Kanäle. Gerade bei der Suche nach jungen Auszubildenden spielen sie eine wichtige Rolle.

Eine weitere Möglichkeit ist die Implementierung von Mitarbeiterempfehlungen – dieser Recruiting-Kanal kann sowohl dem aktiven als auch passiven Recruiting zugeordnet werden. Im Rahmen eines „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programms werden Angestellte monetär oder non-monetär für Empfehlungen belohnt. Die Voraussetzung: Die Personalempfehlung muss es durch den Bewerbungsprozess schaffen und neuer Mitarbeiter werden. Oft sind weitere Bedingungen, beispielsweise Mindestbeschäftigungsdauer über die Probezeit hinaus, an die Anreize geknüpft.

Was sind die Vor- und Nachteile externer und interner Personalbeschaffung?

Externe Personalbeschaffung ist deutlich vielfältiger als das Recruiting aus den eigenen Reihen. Das wiederum kann kosteneffizient sein – in der folgenden Tabelle finden Sie die Vor- und Nachteile beider Methoden gegenübergestellt.

Art des RecruitingsVorteileNachteile
Intern

Personalentwicklung, interne Stellenausschreibungen u.a.
Ansprache ist einfach, da die handelnden Personen meist bekannt sind



Deutlich unwahrscheinlicher als bei externer Besetzung, dass sich der „neue“ Mitarbeiter als Fehlbesetzung entpuppt



Kurze Einarbeitungszeit



Nahtloser Übergang möglich



Massive Zeit- und Kostenersparnis



Mitarbeiter binden sich eher ans Unternehmen, wenn sie um die internen Aufstiegschancen wissen
 Wenn ein Mitarbeiter die Stelle wechselt, bleibt seine vorherige vorerst unbesetzt: Vakanz entsteht, wenn nicht sofort nachbesetzt wird



Bei schlechterem Betriebsklima Gefahr von Neid und Missgunst unter den Kollegen, die nicht befördert oder versetzt werden



Auswahl an Kandidaten ist geringer als bei externem Recruiting – kann auch Gefahr für Themen der Gleichstellung sein, wenn beispielsweise fast nur Männer im Unternehmen beschäftigt sind und ausschließlich intern rekrutiert wird



Wenn (fast) nur intern besetzt wird: Gefahr der Betriebsblindheit und fehlender neuer Impulse für Unternehmenskultur
Extern

Aktives (Messen, Social Media u.a.) und passives (employer branding u.a.) Recruiting
Suche kann jederzeit gestartet werden – keine begrenzte Masse an potenziellen Kandidaten wie beim internen Recruiting



Passgenaue Eignung auf Anforderungsprofil kann erwartet werden, keine Kompromisse nötig



Unternehmen erhält mit neuem Mitarbeiter neue Impulse und Ideen, Sicht von außen, Inputs aus vorherigen Unternehmen



Größere Auswahl an Möglichkeiten und Kanälen für die Suche
Kandidaten sind nicht bekannt: Gefahr von falscher Selbstdarstellung und dadurch eventuelle Fehlbesetzung



Kostenaufwand ist deutlich höher als bei interner Personalbeschaffung



Höhere Time-to-Hire



Langwierige Einarbeitung



Onboarding nimmt viel in Anspruch

Wie kann Recruiting effizient gestaltet werden?

Losgelöst von der gewählten Methode und den Instrumenten steht für Unternehmen an oberster Stelle, das Recruiting so effizient wie möglich zu gestalten. Nur so gelingt es, sich gegen Konkurrenten um die besten Kandidaten durchzusetzen und nicht endlos Stellenanzeigen zu schalten, auf die sich niemand bewirbt.

Dafür verwenden Recruiter und HR-Verantwortliche Bewerbermanagementsysteme von Personio, SAP, jacando oder softgarden. Im Rahmen solcher HR-Software kann der ganze Bewerbungsprozess und alles nachgelagerte abgebildet werden.

Viele Anbieter ermöglichen beispielsweise aus dem System die Schaltung von Anzeigen über verschiedene Kanäle, Reportings in Echtzeit und später die gesamte Abwicklung des Personalmanagements. Gerade große Unternehmen, die nicht nur ein oder zwei Stellen pro Jahr besetzen, investieren in auf ihre Anforderungen zugeschnittene Bewerbermanagementsysteme.

Welche Herausforderungen im Recruiting gibt es?

Die zwei größten Herausforderungen des Recruitings liegen zum einen in der grundsätzlichen Knappheit an Arbeitskräften und zum anderen am Wandel der Generationen.

Personalknappheit

„War for talents“, „Fachkräftemangel“ und „Azubilücke“ sind alles Begriffe, die immer wieder fallen. Durch eine Verknappung der zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte können die sich ihren Arbeitgeber aussuchen – und nicht umgekehrt. Die Folge ist ein harter Kampf um die besten Talente und Fachkräfte, der neue Methoden und Ansätze erfordert.

Generationswandel

Während ältere Generation wie zum Beispiel die Babyboomer oder Generation X „leben um zu arbeiten“, ist es bei den neueren Generationen umgekehrt. Vor allem die zwischen 1995 und 2010 geborene „Gen Z“ legt weniger Wert auf viel Arbeit, sondern will eine ausgewogene Work-Life-Balance und verhältnismäßig wenig Stress.

Da diese Generation Stück für Stück ins Arbeitsleben eintritt und gleichzeitig „arbeitsstarke“ Generationen wie die Babyboomer verschwinden, stehen Recruiter vor einer zusätzlichen Herausforderung zur Personalknappheit.

Um als Verantwortlicher in Personalfragen gutes Leadership zu zeigen, sollten Sie mit den aktuellsten Trends im Recruiting vertraut sein.

In den letzten Jahren hat ein Thema Fahrt aufgenommen, das auch eine gewichtige Rolle in der Personalbeschaffung spielt: Diversity. Viele Bewerber möchten in einem Unternehmen arbeiten, das eine möglichst diverse Belegschaft hat und für Themen wie Inklusion und Vielfalt offen ist. Zudem wird Recruiting persönlicher – Bewerber erwarten Kommunikation auf Augenhöhe. Schließlich können sich ihren Arbeitgeber aussuchen. Diese Kandidaten sind heute noch digitaler als sie es bereits vor vier bis fünf Jahren waren. Auch die Plattformen haben sich geändert. Mobil wird wichtiger, daher rücken Recruiting-Apps, mobile Karriereseiten und Co. in den Fokus der Unternehmen, wenn sie sich mit ihrer Zielgruppe potenzieller Mitarbeiter beschäftigen.

Diese zu finden, ist schwer genug, könnte aber künftig einfacher werden: Immer mehr künstliche Intelligenz (KI) hält im Recruiting Einzug. Ob KI irgendwann so weit ist, dass durch eine Automatisierung des gesamten Prozesses Recruiter hinfällig werden, wird sich zeigen.