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Wenn Sie einen Kandidaten zum Bewerberinterview einladen, haben Sie sich bereits davon überzeugt, dass zumindest formal eine Eignung für die...

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Wie Sie das Bewerbungsgespräch in 3 Phasen durchführen

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Initiativbewerbung

Von Günter Stein,

Lassen Sie sich sofort darüber informieren sobald der Bewerber eingetroffen ist. Ihrerseits geben Sie diese Information dann schnellstmöglich an die weiteren innerbetrieblichen Gesprächsteilnehmer weiter.

Phase 1: Rollen verteilen und ins Gespräch einführen

Ganz wichtig: Da wahrscheinlich mehrere Ihrer Mitarbeiter an dem Vorstellungsgespräch beteiligt sind, sollten Sie unbedingt einen Moderator festlegen. Diese Rolle können z. B. Sie als Arbeitgeber übernehmen oder ein Vertreter der Personalabteilung.

Die Rollenverteilung im Gespräch ergibt sich dann wie folgt:

  • Der Moderator begrüßt den Bewerber und stellt daraufhin die anderen Gesprächsteilnehmer mit Namen und Funktion vor.
  • Außerdem erklärt er kurz den geplanten Ablauf und bittet den Bewerber dabei auch ausdrücklich, jederzeit Fragen zu stellen.
  • Weiterhin gibt der Moderator danach einige Informationen zum Unternehmen und stellt etwaige persönliche Fragen.
  • Er oder der Fachvorgesetzte sollten dann auf das Fachliche zu sprechen kommen. Dabei sollten sie daran denken, die Bewertung der Antworten zu notieren (plus/ null/minus).
  • Im weiteren Verlauf des Gesprächs erhalten alle Teilnehmer dann die Gelegenheit, weitere, individuelle Fragen zu stellen.
  • Anschließend halten sie ein Zwischenergebnis fest (wie geht es nun weiter?).
  • Der Moderator bedankt sich am Ende des Vorstellungsgesprächs beim Bewerber und begleitet ihn persönlich hinaus.

Der Fachvorgesetzte kann den Bewerber dann noch durch den Betrieb führen und zu einer etwaigen kurzen Probearbeit begleiten. Betriebsführung und Probearbeit sollten dabei zusammen einen Zeitrahmen von 60 Minuten nicht überschreiten.

Tipp: Wenn es zeitlich eng ist, sollten Sie die etwaige Probearbeit verschieben. Vereinbaren Sie mit dem Bewerber doch einfach einen ganzen Probearbeitstag zum intensiven Beschnuppern. Dies empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch einen Bewerber für geeignet halten, die letzte Entscheidung aber von der Probearbeit abhängig machen wollen.

Mehr zum Thema „Probearbeit“ lesen Sie in der gleichnamigen Rubrik.

Auch dringend zu beachten: Vermeiden Sie unbedingt jede Form der Störung beim Vorstellungsgespräch, egal ob persönlich oder telefonisch. Damit dokumentieren Sie dem potenziellen Mitarbeiter die Wichtigkeit seines Besuchs und schaffen gleichzeitig eine angenehme und freundliche Atmosphäre.

Tipp: Organisieren Sie Erfrischungsgetränke für das Vorstellungsgespräch. Das sorgt.für ein lockeres Gesprächsklima. Denken Sie aber nicht erst in letzter Minute daran, das bringt nur unnötige Hektik in die Angelegenheit.

Phase 2: Werten Sie mit gezielten Fach- und persönlichen Fragen

Im Vorstellungsgespräch kommt es darauf an, so viel Informationen wie möglich zu gewinnen, die für Ihre abschließende Beurteilung von Bedeutung sind. Das bedeutet: Sie dürfen hier nichts Wichtiges vergessen.

Achten Sie hier darauf, dass Sie für das Vorstellungsgespräch keine riesige Menge an obligatorischen Fragen vorbereiten. Vielmehr sollten Sie sich darüber Gedanken machen, welche Ihre ganz spezifisch wichtigsten Punkte sind, die Sie klären müssen. So können Sie später auch die Ergebnisse viel leichter miteinander vergleichen.

Vermeiden Sie es jedoch im Vorstellungsgespräch Fragen zu stellen, deren Antworten Sie schon den Unterlagen des Bewerbers entnehmen können.

Beispiel: Ihnen kommt es darauf an, etwas über die beruflichen Ziele Ihrer Bewerber in den nächsten fünf Jahren zu erfahren. So wollen Sie klären, ob sich die Erwartungen der Bewerber mit Ihren Vorstellungen decken.

Wenn ein Bewerber hierzu schon in seinen Bewerbungsunterlagen ausführlich Stellung bezogen hat, müssen Sie hier im Vorstellungsgespräch nicht noch einmal detailliert nachhaken. Anders sieht es bei Bewerbern aus, die diese Frage bisher unbeantwortet ließen. Hier sollten Sie den Punkt im Vorstllungsgespräch noch einmal anschneiden. Und haken Sie ruhig nach, falls Ihnen die Antwort unbefriedigend erscheint.

Auch die Frage nach dem Gehaltswunsch und bestehenden Kündigungsfristen gehören in jedes Vorstellungsgespräch.

Vorsicht: Bitte stellen Sie keine allgemeinen Fragen zur Person oder zum Werdegang. Diese Angaben können Sie bei geeigneten Bewerbern immer aus den Bewerbungsunterlagen entnehmen. Das nochmalige Abfragen wirkt unprofessionell, und der Bewerber würde sich zu Recht fragen, wieso er eigentlich Bewerbungsunterlagen eingereicht hat.

Lediglich bei Punkten, bei denen Sie weiterführende Details klären wollen, können Sie nochmals gezielt nachhaken.

Machen Sie sich Notizen: Die vorbereiteten Fach- und persönlichen Fragen inklusive der Kurznotizen der jeweiligen Antworten sind am Ende des Vorstellungsesprächs für die Entscheidung und als Gedankenstütze bei mehreren guten Kandidaten wichtig.

Tipp: Auch Notizen in einer Bewertungstabelle können für ein Vorstellungsgespräch nützlich sein. In diese tragen Sie einfach später für jeden Bewerber bestimmte Beobachtungen oder Wertungen ein. Dadurch erhalten Sie leicht einen praktischen Überblick und es ermöglicht die objektive Bewertung der verschiedenen Kategorien.

Wie detailliert Sie die Bewertung des Vorstellungsgesprächs gestalten ist natürlich Ihnen überlassen. Aber selbst grobe Kriterien können schon sehr hilfreich sein: Beispielsweise vermerken Sie ein „Minus“ für unbefriedigende oder falsche Antworten – eine Null für Antworten, die teilweise richtig sind, und ein „Plus“ für Aussagen, welche Ihnen optimal erscheinen. Alternativ können je nach Wertung auch unterschiedlich viele Punkt vergeben werden.

Mehr zur Durchführung des Vorstellungsgesprächs lesen Sie in unserer gleichnamigen Rubrik.

Phase 3: Abschließend entscheiden

Direkt nach dem Vorstellungsgespräch des aktuellen Bewerbers sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen – zumindest zu einer vorläufigen Entscheidung. Dies ist wichtig, weil die Eindrücke der Vorstellungsgesprächs noch frisch sind, alle Beteiligten auch ihre persönliche Einschätzung abgeben können und die schriftliche Dokumentation für einen späteren Vergleich das Erinnerungsvermögen im Detail ersetzt.

Beraten Sie also zunächst mit allen Gesprächsbeteiligten, ob und inwieweit der Bewerber das vorher festgelegte Stellen- und Anforderungsprofil abdecken kann. Dafür stellen Sie einfach die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil gegenüber und haken die übereinstimmenden Fähigkeiten nacheinander ab. Außerdem sollten Sie auch die Ergebnisse der persönlichen Fragen bewerten.

Aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse können Sie nun entscheiden, in welchem Maß dieser Bewerber fachlich und persönlich in der Lage wäre, das Stellenprofil und damit die Arbeitsaufgabe auszufüllen. Bei dieser Entscheidung ist der vorher ausgefüllte Beurteilungsbogen ein wichtiges Hilfsmittel.

Fällt das abschließende Urteil negativ aus, sorgen Sie für die umgehende Rücksendung der Bewerbungsunterlagen mit dem vorbereiteten Text. Einen Mustertext für eine unverfängliche und AGG-konforme Absage finden Sie z. B. hier.

Bei einer positiven Beurteilung des Vorstellungsgesprächs müssen Sie weitere Rahmenbedingungen beurteilen. So spielen z. B. die Vereinbarkeit der Gehaltsvorstellungen mit Ihrem Vergütungsgefüge und die zum betriebsinternen Zeitplan passende Kündigungsfrist wichtige Rollen.

Wenn Sie mehrere gut geeignete Bewerber in die engere Auswahl genommen haben, müssen der Kandidat der ersten Wahl und die Reihenfolge der Ersatzkandidaten festgelegt werden.

Das sieht zum Beispiel so aus:

Position Leiter der Finanzbuchhaltung: Bewerberin Frau Turm: 1.Wahl.

Ersatzkandidaten sind in der Reihenfolge: Herr Läufer, Herr Bauer, Frau König.

Tipp: Neben den passenden Vertragskonditionen ist auch die Zeit ein entscheidender Faktor, um den Wunschkandidaten für sich verpflichten zu können. Deshalb ist gerade bei solchen Bewerbern ein zügiges, aber dennoch bedachtes Vorgehen notwendig. Lesen Sie dazu: So kommen Sie zügig vom Angebot zur Zusage.

 

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