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Sie möchten eine neue Arbeitskraft einstellen? So errechnen Sie die Personalkosten

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Von Astrid Engel,

Stellen Sie sich folgende Situation einmal vor: Die Ablage mit offenen Rechnungen quillt über, die Abrechnung müsste dringend gemacht werden. "Eine neue Arbeitskraft muss her", denken Sie sich. Doch bevor Sie diese Idee in die Tat umsetzen, sollten Sie durchrechnen, was diese neue Arbeitskraft Sie wirklich kostet.

Stellen Sie sich folgende Situation einmal vor: Die Ablage mit offenen Rechnungen quillt über, die Abrechnung müsste dringend gemacht werden. Außerdem stellen Sie immer häufiger fest, dass Sie die Termine nicht mehr bewältigen können und bis spät in den Abend arbeiten. "Eine neue Arbeitskraft muss her", denken Sie sich. Doch bevor Sie diese Idee in die Tat umsetzen, sollten Sie durchrechnen, was diese neue Arbeitskraft Sie wirklich kostet.

Ihre neue Arbeitskraft ist vielleicht teurer, als Sie denken

Um zu ermitteln, was eine  neue Arbeitskraft Sie kostet, gehen Sie einfach so vor, wie es auch eine Personalabteilung in einem Großunternehmen machen würde, wenn diese die genauen Personalkosten ermitteln möchte. Und dazu schauen Sie sich die verschiedenen Kostenblöcke an, die eine neue Arbeitskraft "produziert": Dazu müssen Sie zunächst das Bruttogehalt und die Personalnebenkosten berücksichtigen. Doch das sind noch nicht einmal alle Lohnnebenkosten.

Addieren Sie die notwendigen zusätzlichen Investitionen: Arbeitskleidung, wenn Sie in Ihrer Firma einheitlich auftreten, die notwenigen Utensilien oder evtl. sogar ein zusätzlicher Arbeitsplatz.

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Und vergessen Sie nicht: Auch die Einarbeitung kostet Geld. Während der ersten drei Monate wird "die Neue/der Neue" noch nicht die volle Leistung bringen.

Die neue Arbeitskraft muss sich in Ihre Organisation und Arbeitsweise einfinden; die jeweiligen Kundenwünsche herausfinden. Das kostet Sie und Ihre Firma Zeit - und damit Geld.

So könnte Ihre Rechnung aussehen:

  • 19.200 Euro für das Bruttogehalt: 1.600 Euro x 12 Monate
  • 4.032 Euro als Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 21 %)
  • 78 Euro für Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft (Mindestbeitrag der Berufsgenossenschaft)
  • 60 Euro Insolvenzgeld (Mindestbeitrag)
  • 968 Euro Lohnfortzahlung (50% des Bruttogehalts + 21 %)
  • 968 Euro Bezahlter Urlaub/Weihnachtsgeld (z. B. Weihnachtsgeld 50 % des Bruttogehalts + 21 % Sozialabgaben)
  • 607 Euro für sonstige soziale Aufwendungen (z. B. Fahrtkostenerstattung), beispielsweise 12 mal 50,60 Euro für ein Monatsticket
  • 100 Euro Abschreibung für die Arbeitsplatzeinrichtung
  • 1.500 Euro Sachkosten (weiterer Arbeitsplatz etc.)
  • 2.000 Euro für die Einarbeitung (in den ersten 3 Monaten arbeitet die neue Arbeitskraft weniger produktiv und bindet Arbeitszeit von den Einarbeitenden)

Summe Kosten im ersten Jahr: 29.513 Euro

Sie sehen: Eine Mitarbeiterin, die 1.600 Euro brutto im Monat verdient, also eigentlich "nur" die jährlichen Lohnkosten von 19.200 Euro verursacht, kostet Sie in Wirklichkeit nahezu 60 % mehr im ersten Jahr!

Denken Sie über die Beschäftigung von Aushilfen nach

Bedenken Sie immer: Die neue Arbeitskraft muss voll ausgelastet sein. Errechnen Sie selbst, wie viel Kundenkontakt, Verkäufe oder Beratungen pro Tag dafür nötig sind, damit diese Auslastung erreicht wird. Erst dann lohnt es sich für Sie, eine Vollzeitkraft zu beschäftigen. Vergleichen Sie also den Umsatz bzw. "Gewinn" (Umsatz abzgl. Materialkosten, Energie,Wasser etc.), den eine neue Arbeitskraft ungefähr aufs Jahr gerechnet einbringt, mit den Personalkosten, die Ihnen entstehen.

Erst dann wissen Sie, ob sich die Einstellung eines weiteren Mitarbeiters lohnt. Alternativ können Sie in Spitzenzeiten Aushilfskräfte beschäftigen. Die Obergrenze des monatlichen Verdiensts für "geringfügig Beschäftigte" liegt zurzeit bei 400 Euro (für Arbeitnehmer: netto für brutto; für Arbeitgeber: 30 % Abgabenpauschale).

Hier ist natürlich auch denkbar, ungelernte Kräfte zu beschäftigen, die Sie vielseitig einsetzen können (Reinigen, Telefondienst). Das entlastet Sie und Ihre anderen Mitarbeiter ebenfalls enorm.

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