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So führen Sie effektiv ein unangenehmes Gespräch

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Von Astrid Engel,

Nicht immer ist ein unangenehmes Gespräch leicht anzugehen und darum bedarf es besonders beim Gesprächs-Einstieg besonderer Aufmerksamkeit. Stellen Sie sich vor, Sie bitten einen Mitarbeiter zu einem Gespräch in Ihr Büro. Sie haben ihm nicht gesagt, worum es geht. Bis zur verabredeten Uhrzeit grübelt er über einen möglichen Grund nach.

Nicht immer ist ein unangenehmes Gespräch leicht anzugehen und darum bedarf es besonders beim Gesprächs-Einstieg besonderer Aufmerksamkeit. Stellen Sie sich vor, Sie bitten einen Mitarbeiter zu einem Gespräch in Ihr Büro. Sie haben ihm nicht gesagt, worum es geht. Bis zur verabredeten Uhrzeit grübelt er über einen möglichen Grund nach.
Als es endlich soweit ist, fragen Sie ihn nach dem verlebten Urlaub, nach den Kindern, ob Kollege Meier sich gut eingelebt habe und so weiter. Wahrscheinlich platzt er spätestens hier vor Ungeduld, weil er endlich erfahren möchten, was es zu besprechen gibt. Vielleicht war ja auch sein erster Gedanke: "Was ist schief gelaufen?"

Steigen Sie schnell in ein unangenehmes Gespräch ein

Steht ein unangenehmes Gespräch an, reden Sie nicht unendlich lang über unwichtige Dinge, um dann die Kurve zum eigentlichen Zweck des Gesprächs zu kriegen. Damit laufen Sie Gefahr, nicht zum Kern des eigentlichen Grundes zu kommen und somit nicht zu einer Lösung des Problems. Steigen Sie besser so ein:
2Hallo, Frau Lübke. Ich habe Sie zu mir gebeten, weil ich mit Ihnen über die Neustrukturierung des Projekts XY sprechen möchte. Sie wissen ja, dass das Budget zurückgefahren werden muss. Mir ist dieses Thema sehr wichtig, weil Ihre Kooperation unbedingt erforderlich ist, damit wir zu einer zufrieden stellenden Lösung kommen. Ich habe erst um 17 Uhr den nächsten Termin, so dass wir die Frage in Ruhe diskutieren können."
Fazit: Je heikler und schwieriger das Thema des Gesprächs ist, desto klarer sollten Sie in Ihrem Einstieg sein. Endlos-Smalltalk als Einstieg in ein unangenehmes Gespräch ist kein guter Stil. Bedenken Sie, dass der andere nicht weiß, worum es geht, spannen Sie ihn also nicht unnötig auf die Folter.

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7 Tipps: Wenn sich ein unangenehmes Gespräch um Mitarbeiter-Fehler dreht

Ein unangenehmes Gespräch ist oft auch mit einer Kritik am Verhalten des Mitarbeiters verbunden. Mit diesen Tipps wird Ihre Kritik besonders effektiv:

1. Gehen Sie mit Fehlern so selbstverständlich und normal um wie möglich. Dazu gehört, dass Sie Fehler gleich ansprechen, wenn sie passieren. Warten Sie nur so lange, bis Ihr Ärger verflogen ist und Sie sachlich über das Thema reden können.
2. Stellen Sie Ihren Mitarbeiter nicht bloß. Äußern Sie Kritik immer unter vier Augen.
3. Nennen Sie den Fehler und seine Folgen beim Namen. Bleiben Sie dabei ruhig und sachlich. Verharmlosen Sie nicht, aber bauschen Sie auch nicht auf. Vermeiden Sie pauschale, persönliche Abwertungen wie: "Sie sind aber auch zu gar nichts fähig".
4. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, die Dinge aus seiner Sicht zurecht zu rücken.
5. Überlegen Sie gemeinsam, wie sich der Fehler in Zukunft vermeiden lässt. Bieten Sie gegebenenfalls Ihre Hilfe an (engere Zielvorgaben und Kontrollen, Fortbildungsmaßnahmen usw.).
6. Treffen Sie eine feste Vereinbarung für das künftige Vorgehen.
7. Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter und zeigen Sie Vertrauen in seine Fähigkeit, es künftig besser zu machen. Loben Sie Ihren Mitarbeiter für jeden Verbesserungsschritt.

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