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So wird Ihre Teambesprechung ein Erfolg

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Von Astrid Engel,

Als eiserne Regel gilt: keine Besprechung ohne Tagesordnung. Jeder hat das Recht,Themen vorzuschlagen. Legen Sie fest, wer für die Aufstellung der Tagesordnung zuständig ist. Das kann entweder immer dieselbe Person sein, oder Sie lassen diesen Job reihum von jedem erledigen.Fünf Arbeitstage vor der Besprechung erhält jeder Teilnehmer die Einladung (in kleineren Teams wird sie einfach an der Pinnwand ausgehängt). So können sich alle auf das Gespräch vorbereiten, und niemand wird völlig überraschend mit Konflikt-Themen überfallen.

Als eiserne Regel gilt: keine Besprechung ohne Tagesordnung. Jeder hat das Recht,Themen vorzuschlagen. Legen Sie fest, wer für die Aufstellung der Tagesordnung zuständig ist. Das kann entweder immer dieselbe Person sein, oder Sie lassen diesen Job reihum von jedem erledigen.
Fünf Arbeitstage vor der Besprechung erhält jeder Teilnehmer die Einladung (in kleineren Teams wird sie einfach an der Pinnwand ausgehängt). So können sich alle auf das Gespräch vorbereiten, und niemand wird völlig überraschend mit Konflikt-Themen überfallen.

Worum geht es in der Teambesprechung?

Es gibt drei typische Kernbereiche, aus denen sich die Themen für die Besprechung zusammensetzen:

  • Organisation: Abläufe, Veränderungen, Verbesserungsvorschläge, Kritik, Kundenbeschwerden
  • Weiterbildung: Vorstellen bestimmter Gesetzesänderungen, neue Produkte, Bericht von Fortbildungen
  • Personelles: Neue Mitarbeiter, Mitteilungen zu Kündigungen und Neueinstellungen, Urlaube, Arbeitszeitregelung

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Moderieren Sie die Teambesprechung

Aufgabe des Moderators (das muss nicht der Chef sein) ist es, für einen guten Ablauf der Besprechung zu sorgen: Er oder sie

  • eröffnet und schließt die Besprechung,
  • begrenzt und strukturiert Redebeiträge, damit die Tagesordnung eingehalten werden kann ("Ich habe den Eindruck,zum Thema ... ist jetzt alles gesagt, oder?"),
  • fasst Inhalte zusammen ("Sollen wir uns darauf einigen, dass ...?"),
  • greift ein, wenn die Diskussion unsachlich wird,
  • sorgt dafür, dass zum Schluss der Besprechung jeder ein kurzes Statement abgeben kann,
  • schreibt und verteilt das Ergebnis-Protokoll (wer kümmert sich um was?) oder sorgt dafür, dass ein anderes Mitglied des Teams diese Aufgabe übernimmt.

Vereinbaren Sie Ziele und halten Sie die Ergebnisse der Teambesprechung fest

Häufig tauchen bei einer Teambesprechung Fragen oder Probleme auf, die kontrovers diskutiert werden. Ganz wichtig: Arbeiten Sie auf ein Ergebnis hin und treffen Sie klare Entscheidungen.
Beispiel: In den letzten Wochen ist der Terminplan mehrfach durcheinander geraten, die Kunden reagierten verärgert. Das Team analysiert ohne voreilige Schuldzuweisungen die Zusammenhänge. Für die nächsten vier Wochen wird ein Probelauf mit veränderter Terminvergabe für neue Kunden vereinbart. In der nächsten Teambesprechung kommt das Thema erneut auf die Tagesordnung.

Geben Sie Ihrer Teambesprechung den richtigen Rahmen

  • Ort der Besprechung: Ein ausreichend großer Raum, in dem ein "runder Tisch" oder Stuhlkreis möglich ist.
  • Termin: Die Teambesprechung sollte regelmäßig stattfinden, zum Beispiel einmal im Monat. Günstig ist, einen festen Zeitpunkt zu vereinbaren, so dass sich jeder langfristig darauf einrichten kann. Die Teilnahme ist für alle verbindlich. Anfang und Ende der Besprechung werden festgelegt (z.B. immer der erste Montag im Monat von 13:00 bis 14:00 Uhr), der Anrufbeantworter ist eingeschaltet.
  • Teilnehmer: Jeder Mitarbeiter nimmt an der Teambesprechung teil, also auch Teilzeitkräfte oder Minijobber.
  • Einladung und Protokoll: Zu jeder Besprechung gibt es eine schriftliche Einladung, die Ergebnisse des Gesprächs werden protokolliert und abgelegt.
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