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Stilvolle Absagebriefe schreiben: Wie vermitteln Sie die negative Nachricht?

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Von Astrid Engel,

Absagebriefe vermitteln immer die gleichen Fakten. Die Entscheidung ist gefallen. Ein Mitbewerber wurde ausgewählt. Es geht daher nicht so sehr um die Frage, was Sie mitteilen, sondern wie Sie es mitteilen.

Absagebriefe vermitteln immer die gleichen Fakten. Die Entscheidung ist gefallen. Ein Mitbewerber wurde ausgewählt. Es geht daher nicht so sehr um die Frage, was Sie mitteilen, sondern wie Sie es mitteilen.

So sollten Sie Absagebriefe nicht formulieren

So nicht: "Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten. Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zurück."

Neutral, sachlich, korrekt - so war dieses Schreiben ganz sicher vom Absender beabsichtigt. Für den Empfänger wirken Absagebriefe in diesem formelhaften, distanzierten, veralteten Stils teilnahmslos und gleichgültig. In der Formel "Zu unserer Entlastung" steckt ungewollt der Vorwurf "Sie haben uns ganz schön belastet, Sie lästiger Vogel!".

Besser so: "Ihre Bewerbungsunterlagen sind zu schade für die Schublade. Schicken Sie diese schon möglichst bald wieder auf die Reise - bis sie in einer Personalakte landen."

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Absagebriefe im anderen Extrem - der Dramatisierung - zu formulieren, ist in dieser Situation auch nicht angemessen.

So nicht: "Ich weiß, wie frustrierend eine solche Absage für Sie ist."

Das war ganz sicher gut gemeint, aber so formulierte Absagebriefe verstärken das Gefühl von Niederlage und Misserfolg.

Besser so: "Absagebriefe zu schreiben macht keinen Spaß, sie zu lesen noch weniger. Auch wenn es dieses Mal nicht geklappt hat: Sie haben alle Voraussetzungen, schon bald einen Brief mit einer Zusage zu öffnen."

Das klingt ermutigend, vermittelt Hoffnung und eröffnet Perspektiven. Bei der „Tonlage“ Ihrer Absagebriefe sollten Sie einen goldenen Mittelweg finden: weder teilnahmslos noch melodramatisch.

Ihre Absagebriefe sollen eine negative Nachricht so positiv wie möglich mitteilen

Kurz gesagt: Absagebriefe haben nur einen Zweck: Negatives positiv zu vermitteln. Vermeiden Sie, dass durch Ihre Absagebriefe eine destruktiv-pessimistische Wirkung erzeugt wird.

Versuchen Sie eine konstruktiv-optimistische Stimmung zu fördern. Liefern Sie

  • einen Rückblick auf den positiven Eindruck der Bewerbungsunterlagen,
  • einen kurzen aufbauenden Kommentar zu dem Bewerbungsgespräch,
  • das Signal, dass es sich nicht um ein „Grundsatzurteil“ handelt,
  • ein paar Worte der Ermutigung für weitere Bewerbungen.

Absagebriefe ohne jede Form von Diskriminierung!

Versuchen Sie nicht, Ihre Personalentscheidung zu rechtfertigen. So manche Begründung für eine Ablehnung könnte als Diskriminierung angesehen werden.

Auf gar keinen Fall: "Ich hielt es für sinnvoller, einen Mann einzustellen."

Oder: "Letztlich entscheidend war die Tatsache, dass Sie bereits 50 Jahre alt sind. Ich habe mich für einen jüngeren Mitarbeiter entschieden."

Solche Sätze werden Sie schon bald wieder lesen, und zwar als Zitat im Schreiben des Rechtsanwalts des Kandidaten, der gegen dieses Bewerbungsverfahren Einspruch erhebt.

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