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Unglaublich, aber wahr: Diese Personalakten müssen Sie 60 Jahre (!) aufbewahren

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Ein Leser schrieb: Nach meinem Wissen sind Personalunterlagen 6- bzw. 10 Jahre aufzubewahren. Nun meinte eine Kollegin, es gäbe sogar eine 60-jährige Aufbewahrungsfrist. Ich habe dazu nichts gefunden. Gibt es eine solche Aufbewahrungsfrist wirklich?

 

Die Antwort: Das Beispiel zeigt: Googlen hilft nicht immer. Das ist auch gut so, sonst wäre ich ja bald arbeitslos. Scherz beiseite:
Die 60-jährige Aufbewahrungsfrist gibt es wirklich! Sie ist allerdings eine sehr spezielle Frist und nur in wenigen Unternehmen greift sie.

 

Es geht dabei um die Richtlinie 2007/ 37/EG und die TRGS 400 ff. (Technische Regeln für Gefahrstoffe), das Ganze in Kombination mit der „Gefahrstoffverordnung“ (GefStoffV vom 15.11.1999). Im Rahmen der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers werden hierin Aufbewahrungsfristen für Ermittlungs- und Messergebnisse von Arbeitsplätzen mit 30 Jahren
festgelegt, bei krebserzeugenden und erbgutverändernden Stoffen wird in Abs. 10 Anhang 3 TRGS 402 festgelegt: „Das Ergebnis der Arbeitsplatzbeurteilung ist schriftlich festzuhalten und 60 Jahre lang aufzubewahren.“
Für das Unternehmen stellt sich dann grundsätzlich die Frage, wie die Arbeitsplatzanalysen und Messergebnisse aufbewahrt werden sollten. Es ist dann sinnvoll, da mögliche Ansprüche arbeitnehmerbezogen formuliert werden, diese auch „arbeitnehmerabhängig“, also in der Personalakte zu speichern. Nur so ist auch ein möglicher Arbeitsplatzwechsel (innerhalb des Unternehmens) genau nachzuvollziehen. Deshalb besteht durchaus die Möglichkeit, dass einzelne Teile der Personalakte eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 60 Jahren haben.

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