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Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

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Wie gefällt es Besuchern bei Ihnen?

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Urheber: step-film | Fotolia

Von Astrid Engel,

Je wohler ein Besucher sich fühlt, desto ungezwungener verhält er sich. Das wirkt sich natürlich auf die Stimmung des bevorstehenden Geschäftsgesprächs und damit vielleicht auch auf dessen Erfolg aus.

Besuchern von Anfang an ein gutes Gefühl geben

Melden Sie den Besucher namentlich am Empfang an

Auch wenn es in Ihrem Unternehmen keinen Pförtner oder Empfangsmitarbeiter gibt: Mitarbeiter, mit denen Ihr Besucher möglicherweise als Erstes in Kontakt kommt, sollten den Namen Ihres Gastes kennen. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Gast mit seinem richtigen Namen angesprochen wird. Darüber freut sich jeder.

In vielen Unternehmen ist leider diese Situation alltäglich: "Frau Meier, hier ist eine Frau Krause für Sie." Und das, obwohl die vermeintliche Frau Krause sich eben als Ilona Krauss vorgestellt hat. Und "eine" ist sie ja auch nicht ...

Lassen Sie den Besucher nicht zu lange warten

Sollte die Wartezeit länger als fünf Minuten betragen, geben Sie unbedingt einen Zwischenbescheid. Alles andere ist unhöflich. Bei längerer Wartezeit sollten Sie einen Sitzplatz, etwas zum Lesen, Kaffee und/oder ein Kaltgetränk anbieten.

Ist Ihr Gast vorzeitig angereist, muss er natürlich damit rechnen, länger als fünf Minuten auf seinen Termin zu warten. Das Anbieten eines Sitzplatzes und eines Getränks ist auch in diesem Fall eine nette Geste.

Machen Sie ein freundliches Gesicht

Wenn Sie den Gast begrüßen, machen Sie bereits von Weitem ein freundliches Gesicht. Sie brauchen nicht übers ganze Gesicht zu strahlen, aber Ihr Gast sollte schon merken, dass Sie sich auf ihn freuen.

Stellen Sie sich überzeugend vor

"Benedikt, guten Tag, Frau Besucherin." - So sollte Ihre Begrüßung nicht aussehen. Warum nicht?

Der Nachname wird nicht immer verstanden. Es ist ungünstig, bei der ersten Begegnung als Erstes seinen Namen zu nennen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gast den Namen nicht versteht, ist groß - und das ist kaum Sinn und Zweck der Angelegenheit.

Der Besucher versteht den Namen deshalb nur schwer, weil er Ihre Stimme nicht kennt und sein Gehirn und Gehör nicht von der ersten Sekunde an alles mitbekommen.

Besser wäre es, Sie würden etwas vorab sagen - zum Beispiel: "Herr Besucher? Guten Tag, mein Name ist Markus Benedikt."

Nennen Sie Ihren Vor- und Nachnamen

Die Gründe:

  • Die Nennung des Vor- und Nachnamens schafft Vertrauen und wirkt freundlicher. Diese Art der Vorstellung wird von Psychologen empfohlen.
  • Wenn Sie zuerst Ihren Vornamen nennen, versteht der Angesprochene Ihren Nachnamen besser.
  • Die ausschließliche Nennung des Nachnamens kann ungewollt Distanz ausdrücken. Die ist aber risikoreich, wenn Sie eine angenehme Stimmung für eine geschäftliche Besprechung schaffen wollen.

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Reichen Sie dem Gast die Hand

Egal, wer vor Ihnen steht: Sie sind Gastgeber und Sie entscheiden, dass Sie die Hand geben. Mit dem Händeschütteln geben Sie einander ein sicheres Gefühl. Ein Händedruck hat etwas Verbindliches. Besser als das unsichere Voreinanderstehen - wo keiner weiß, ob man einander die Hand geben soll oder nicht.

Ausnahme: Manche ausländischen Gäste, zum Beispiel Asiaten, schätzen den deutschen Händedruck nicht immer. Achten Sie in diesem Fall auf die Körpersprache Ihres Gegenübers, ob er die Verneigung bevorzugt oder den europäischen Händedruck.

Tipp: Legen Sie selbst Wert auf einen festen Händedruck, denn nur ein festes Zugreifen (nicht so fest, dass Sie dem anderen wehtun) signalisiert Sicherheit und Kompetenz. Ein schlaffer Händedruck - und das werden Sie aus eigener Erfahrung wissen - steht für Schwäche und ist mitunter sehr unangenehm.

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