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Wie Sie ein Kündigungsschreiben jederzeit rechtssicher zustellen

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Von Astrid Engel,

Ein Kündigungsschreiben muss dem Mitarbeiter rechtssicher zugestellt werden, um wirksam zu sein. Eine unwirksame Kündigung hat zur Folge, dass Sie die Kündigungsfrist nicht einhalten und die dreiwöchige Klagefrist nicht zu laufen beginnt. Das heißt: Der Mitarbeiter muss zumindest theoretisch die Möglichkeit haben, von Ihrem Kündigungsschreiben Kenntnis zu nehmen.

Ein Kündigungsschreiben muss dem Mitarbeiter rechtssicher zugestellt werden, um wirksam zu sein. Eine unwirksame Kündigung hat zur Folge, dass Sie die Kündigungsfrist nicht einhalten und die dreiwöchige Klagefrist nicht zu laufen beginnt. Das heißt: Der Mitarbeiter muss zumindest theoretisch die Möglichkeit haben, von Ihrem Kündigungsschreiben Kenntnis zu nehmen.

Beispiel: Ist der Arbeitnehmer vor Ort und können Sie ihm die Kündigung aushändigen, erfolgt der Zugang mit der Übergabe des Schreibens an ihn.

Ist der Mitarbeiter nicht greifbar, reicht es, wenn das Kündigungsschreiben in seinem Briefkasten landet. Das gilt jedenfalls dann, wenn Sie damit rechnen können, dass er den Briefkasten regelmäßig leert. Wissen Sie beispielsweise, dass sich der Mitarbeiter zum Zeitpunkt zu dem Sie das Kündigungsschreiben einwerfen im Urlaub befindet, reicht der Einwurf meistens nicht aus.

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Allerdings ist auch hier eine Bewertung im konkreten Einzelfall nötig. Maßgeblich ist dabei die Dauer der Abwesenheit. Bei längerer Abwesenheit (Haft) hat die Rechtsprechung in Ausnahmefällen eine nachträgliche Klageerhebung zugelassen (LAG Baden Württemberg, Az.: 4 Ta 6/04). Häufig entsteht allerdings Streit darüber, ob der Zugang erfolgt ist oder nicht. Gehen Sie deshalb folgendermaßen vor:

So sichern Sie den Zugang des Kündigungsschreibens

Persönlich übergeben: Ist der Mitarbeiter anwesend, übergeben Sie Ihm das Kündigungsschreiben entweder vor den Augen eines Zeugen oder besser: Lassen Sie sich den Erhalt des Kündigungsschreibens von dem Mitarbeiter schriftlich bestätigen. Die Empfangsbestätigung nehmen Sie dann mitsamt der Kopie Ihres Kündigungsschreibens zur entsprechenden Personalakte.

Durch Boten übergeben: Ist der Mitarbeiter nicht greifbar, setzen Sie am besten einen persönlichen Boten für die Übermittlung des Kündigungsschreibens ein. Er kann - sofern er den Inhalt des Schreibens kennt - als Zeuge dafür dienen, dass er dem Mitarbeiter ein Kündigungsschreiben ausgehändigt hat.

Praxistipp: Geben Sie dem Boten das Kündigungsschreiben zum Lesen. Stecken Sie es in dessen Anwesenheit in ein Kuvert und händigen Sie dieses dem Boten zur Zustellung aus.

Der Bote sollte Ihnen dann nach der Zustellung einen Vermerk geben, in dem er dokumentiert hat, wann er das Kündigungsschreiben ausgehändigt bzw. in den Briefkasten geworfen hat.

Der Postversand eines Kündigungsschreibens ist nicht ratsam

Die Kündigung durch einen einfachen Brief sollten Sie vermeiden. Denn bei einem solchen Vorgehen können Sie im Zweifel den Zugang des Kündigungsschreibens nicht beweisen. Zwar ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Brief auf dem Postweg verloren geht, gering; jedoch können Sie eine entsprechende Behauptung des betroffenen Mitarbeiters nur schwer entkräften.

Auch ein Einschreiben mit Rückschein ist nicht ratsam, wenn der Mitarbeiter abwesend ist. Denn wird der Empfänger vom Postzusteller nicht angetroffen, hinterlässt er lediglich einen Benachrichtigungsschein. Das reicht nicht für die Zustellung. Hinzu kommt: Muss der Mitarbeiter nicht mit der Kündigung rechnen, muss er das Einschreiben auch nicht von der Post abholen.

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