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Zankapfel: Urlaub Ihrer Mitarbeiter - so handeln Sie rechtssicher und zahlen nicht zu viel

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Von Astrid Engel,

Mit dem Sommer rückt auch die Urlaubszeit näher. Damit es darüber keinen Streit gibt und Sie Ihren Geldbeutel nicht übermäßig für die Urlaubskasse Ihrer Mitarbeiter strapazieren müssen, habe ich die 7 wichtigsten Rechtstipps rund um den Urlaub hier für Sie zuammengestellt:

Mit dem Sommer rückt auch die Urlaubszeit näher. Damit es darüber keinen Streit gibt und Sie Ihren Geldbeutel nicht übermäßig für die Urlaubskasse Ihrer Mitarbeiter strapazieren müssen, habe ich die 7 wichtigsten Rechtstipps rund um den Urlaub hier für Sie zuammengestellt:

1. Ihre Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz (§3 Abs. 1) schreibt den Mindesturlaub zwingend vor. Davon abweichen dürfen Sie nur nach oben, also zugunsten Ihrer Mitarbeiter.

Als Werktage gelten dabei alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Das Gesetz geht also von einer 6-Tage-Woche aus, so dass 24 Werktage 4 Wochen Urlaub bedeuten.

Gilt für Ihren Betrieb die 5-Tage-Woche, müssen Sie den Anspruch umrechnen: 24 Tage : 6 Werktage x 5 Arbeitstage = 20 Tage Urlaub. Arbeitet ein Mitarbeiter regelmäßig nur 4 Tage die Woche bei Ihnen, hat er einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 16 Urlaubstagen, bei 3 Tagen von 12 Urlaubstagen usw.

2. Sie gewähren den Urlaub

Zwar haben Ihre Mitarbeiter einen gesetzlich verbrieften Anspruch auf Urlaub, nicht aber darauf, ihn sich zu "nehmen", wann sie es wollen. Sondern Sie als Arbeitgeber haben das Recht, den Urlaub dann zu gewähren, wenn es sich mit Ihren betrieblichen Interessen (und denen der Kollegen) am besten vereinbaren lässt. Allerdings sollen Sie dabei die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen.

Aber: Tritt ein Mitarbeiter ohne Ihre Genehmigung seinen Urlaub auf eigene Faust an, können Sie ihm deswegen kündigen, sogar fristlos! Er hat kein Recht zur Selbstbeurlaubung. Meint er, dass Sie den Urlaubsantrag zu Unrecht abgelehnt haben, muss er den Anspruch einklagen (BAG, 20.01.1994, Az: 2 Azr 521/93).

3. Sie können Betriebsferien für Ihre Mitarbeiter festsetzen

Eine gute Möglichkeit, die Urlaubspläne zu koordinieren, sind gemeinsame Betriebsferien. Diese dürfen Sie ansetzen, wann es Ihnen betrieblich am besten passt. Allerdings dürfen Sie nur 2/5 des Urlaubsanspruchs Ihrer Mitarbeiter so verplanen. Haben Ihre Mitarbeiter also 25 Urlaubstage im Jahr, dürfen Sie höchstens 2 Wochen Betriebsferien ansetzen.

4. Sie müssen über den Urlaub nach sozialen Gesichtspunkten entscheiden

Wollen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub haben - wie es gerade während der Schulferienzeiten immer wieder vorkommt -, müssen Sie nach sozialen Kriterien abwägen, wessen Antrag angenommen und wessen abgelehnt wird. Dabei müssen Sie z. B. berücksichtigen:

  • Hat der Mitarbeiter schulpflichtige Kinder oder z. B. einen Lebenspartner im Schuldienst und ist deswegen auf die Schulferienzeiten angewiesen?
  • Zwingen gesundheitliche oder andere persönliche Gründe zu einem bestimmten Urlaubstermin (z. B. wenn ein asthmakranker Mitarbeiter im Winter in den Süden muss)?
  • Wie alt ist der Mitarbeiter, und wie lange gehört er dem Betrieb schon an? Ein 50-jähriger, der schon 30 Jahre bei Ihnen ist, hat mehr Rechte als der 19-jährige Geselle.

Aber: Sie müssen auch die Urlaubsregelungen der Vorjahre berücksichtigen. Es kann einem Mitarbeiter nicht zugemutet werden, jedes Jahr im Februar Urlaub zu nehmen, nur weil andere Kinder haben oder älter sind.

5. Haben Sie Urlaub einmal gewährt, sind Sie daran gebunden

Unabhängig davon, ob Sie den Urlaub ausdrücklich genehmigt haben oder nur dem Eintrag in die Urlaubsliste nicht binnen einer vernünftigen Frist (4-6 Wochen) widersprochen haben: Ist der Urlaub genehmigt, können Sie ihn nicht mehr widerrufen. Selbst wenn ein betrieblicher Notfall eintritt, können Sie rein rechtlich betrachtet keinen Mitarbeiter zwingen, den Urlaub zu verschieben oder vorzeitig aus dem Urlaub zurückzukehren.

6. Sie müssen das volle Entgelt im Urlaub weiterzahlen

Einfach ist das, wenn Ihre Mitarbeiter ein festes Monatsgehalt bekommen. Das zahlen Sie dann ganz normal weiter.

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Anders sieht die Sache aus, wenn das Einkommen Ihrer Mitarbeiter schwankt, z. B. weil Sie Prämien, Provisionen oder Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit zahlen. Dann ermitteln Sie das Urlaubsentgelt, indem Sie die durchschnittliche Vergütung der letzten 13 Wochen vor dem Urlaub berechnen.

Allerdings fließen in die Berechnung des Durchschnittsentgelts nicht alle Entgeltbestandteile ein. Wenn Sie z. B. Überstunden oder Pausenzeiten bezahlen oder Ihre Mitarbeiter viel Trinkgeld bekommen, brauchen Sie das beim Urlaubsentgelt nicht zu berücksichtigen.

7. Seien Sie vorsichtig beim Urlaubsgeld

Im Gegensatz zum Urlaubsentgelt handelt es sich beim Urlaubsgeld um eine Zusatzleistung für Ihre Mitarbeiter. Sie müssen sie zahlen, wenn Sie per Tarifvertrag dazu verpflichtet sind.

Ansonsten ist die Zahlung freiwillig - aber nur, wenn Sie sie jedes Mal schriftlich unter Vorbehalt stellen.

Wenn Sie einfach ein paar Jahre nacheinander Urlaubsgeld ohne weiteren Kommentar zahlen, begründen Sie damit nämlich eine so genannte "betriebliche Übung". Und wenn die erst einmal besteht, müssen Sie das Urlaubsgeld immer zahlen, auch wenn die Finanzlage Ihres Betriebs das gar nicht hergibt.

Musterformulierung

Mit den besten Wünschen für einen schönen Urlaub zahle ich Ihnen ein einmaliges Urlaubsgeld in Höhe von 250 Euro. Dabei handelt es sich um eine freiwillige Leistung, auf die auch im Wiederholungsfall kein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht.

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