Schon bei geringfügigen Fehlern werden Lohnabrechnungen zur Gefahr für Ihr Unternehmen

In Deutschland sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, jedem Arbeitnehmer nach §108 Gewerbeordnung (GewO) eine nachvollziehbare Abrechnung zu erstellen. Diese muss das Entgelt, die Steuern, die Sozialversicherungsbeiträge und den Auszahlungsbetrag in Euro ausweisen.

Das droht Ihnen bei Fehlern in der Lohnabrechnung

Als Arbeitgeber sind Sie für die korrekte Abführung der Lohnsteuer verantwortlich.  Unterläuft Ihnen ein Fehler und Sie führen zu viel ab, haben Sie die Möglichkeit, diesen Betrag von Ihren Arbeitnehmern zurückzufordern. Führen Sie zu wenig ab, wird es noch unangenehmer, Sie werden vom Finanzamt als Schuldner in Anspruch genommen, haben jedoch ein Rückgriffsrecht auf Ihre Arbeitnehmer.

Unterlassen Sie den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt Ihres Arbeitnehmers, so dürfen Sie den Betrag lediglich innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Sie haften für die Sozialversicherungsbeiträge.

Solche Angelegenheiten zwischen Ihnen und Ihren Arbeitnehmern zu regeln, sind jedoch sehr arbeitsintensiv und unangenehm und somit tunlichst zu vermeiden. Machen Sie also besser von Anfang an alles korrekt!  

Pflichtbestandteile Ihrer Lohnabrechnung

Müssen Sie  eine Entgeltabrechnung zu Zwecken der Sozialversicherung ausstellen, so handelt es sich um eine Entgeltbescheinigung nach §108 Abs. 3 der Gewerbeordnung. Folgende Angaben müssen diese enthalten:

1. Name und Anschrift des Arbeitgebers
2. Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
3. Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
4. Beginn der Beschäftigung
5. Bei Beendigung auch das Datum des Ausscheidens
6. Abrechnungszeitraum, Anzahl der enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
7. Lohnsteuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge und Merkmale für den Kirchensteuerabzug, eventuell Steuerfreibetrag, Steuerhinzurechnungsbetrag nach Jahr und Monat sowie die Steueridentifikationsnummer
8. Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
9. Beitragszuschlag für Kinderlose (gegebenenfalls)
10. Angabe, wenn es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone nach §20  Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handel
11. Angabe ob es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt

Achtung! Auch wenn es noch so lästig scheint, legen Sie besondere Sorgfalt auf die korrekte Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter. Das Finanzamt und die Sozialversichrungen pfänden und prozessieren schon bei geringfügigen Unkorrektheiten.

Als Unternehmer in einem kleinen oder mittleren Unternehmen sollten Sie prüfen, ob Sie Ihre Lohnabrechnung durch Ihren Steuerberater oder ein (Online-)Lohnbüro durchführen lassen.