Zielvereinbarung: Umsetzung, Wichtigkeit und Herausforderung

Zielvereinbarung: Wichtigkeit, Umsetzung und Herausforderung

In jedem Betrieb gibt es Zielvereinbarungen. Zielvorgaben sind wichtig, um ein spezifisches Ziel zu fokussieren. Dieser Artikel zeigt, wie sie praxisorientiert festgelegt werden, was SMART-Ziele sind und welche Vorteile sie haben.
Inhaltsverzeichnis

Ziele spielen im Leben jedes Menschen eine wichtige Rolle. Persönliche Ziele, zum Beispiel die erste eigene Wohnung oder eine Reise rund um die Welt sind uns wichtig und sind erstrebenswert. Unternehmen fokussieren sich ebenfalls auf Ziele, beispielsweise die Verkaufsziele für ein Geschäftsjahr oder Innovationsziele bei der Entwicklung neuer Produkte.

Es zeugt von hoher Kompetenz und Professionalität, wenn Unternehmen mit Mitarbeitern und Führungskräften Zielvorgaben vereinbaren, um anspruchsvolle und herausfordernde Unternehmensziele erreichbar zu machen.

Was ist eine Zielvereinbarung?

Eine Zielvereinbarung kann als eine konkrete Absprache zwischen zwei oder mehr Parteien (meist Führungskräfte und Mitarbeitende) definiert werden, in der die zu erreichenden Ziele und die Bedingungen, mit denen sie erreicht werden sollen, festgelegt werden. Die Technik hinter einer Zielvereinbarung basiert auf dem „Management by Objectives-Prinzip“. 

Was bedeutet “Management by Objectives-Prinzip”?

Erstmals vom US-Ökonom Peter Drucker als „Management by Objectives“ beschrieben, haben sich Zielvereinbarungen in Unternehmen aller Größenordnung etabliert. In zukunftsorientierten Tech-Unternehmen spricht man aktuell über OKRs. Die englische Abkürzung steht für „Objectives and Key Results und fokussiert sich auf Ziele und Schlüsselergebnisse. 

Warum werden Ziele festgelegt?

Das Setzen von Zielen ist in jeder Lebenslage wichtig, egal ob privat oder beruflich. 

Menschen ohne Ziele können keine Erfolge feiern, was zu Frustration und Desinteresse führt. Zielorientierte Personen treten im Umkehrschluss selbstbewusst und aktiv auf und freuen sich über Erfolge. 

Im beruflichen Umfeld werden Ziele vor allem aus einem Grund festgelegt: 

Jeder gewinnorientierte Betrieb ist darauf angewiesen, die für ein Geschäftsjahr kalkulierten Unternehmensziele zu erreichen. Ein klar definiertes Unternehmensziel ist die Grundlage für eine professionelle Unternehmensplanung. Ziele helfen, Energie, Ressourcen und Zeiteinsatz richtig zu konzentrieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Ziele bieten eine durchdachte Struktur für die Entscheidungsfindung und Planung und geben dem Einzelnen ein Gefühl von Wertschätzung und Zielstrebigkeit. Je nach Höhe des Anspruchs für ein Projekt, sind Zielvorgaben und dessen erreichen ein sinnvolles Instrument, um den Überblick zu behalten sowie Chancen und Risiken für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen. 

Werden in einem Unternehmen keine Ziele gesetzt, verfolgen Mitarbeiter ihre eigene Agenda, was zu Ineffizienz und in letzter Konsequenz zu wirtschaftlichen Problemen im Betrieb führen kann. Daher ist das setzen von Zielen und dessen realistisches einschätzen eine wichtige Eigenschaft, die Führungskräfte sowie leitende Angestellte mitbringen sollten.

Ist die Auszahlung eines Bonus bei Zielerreichung sinnvoll?

Zielerreichungsprämien oder Boni sowie Auszeichnungen können effektive Motivatoren sein und dazu beitragen, dass Mitarbeiter Ziele besser und schneller erreichen. Ob Zielerreichungsprämien die Motivation von Mitarbeitern steigert, hängt vor allem von deren Werten ab. Motiviert einen Arbeitnehmer vor allem das gute Verhältnis zu Kollegen oder eine spannende und bereichernde Tätigkeit intrinsisch, sind Bonuszahlungen weniger attraktiv. Für erfolgsorientierte und zahlenaffine Außendienstmitarbeiter, die sich vor allem extrinsisch motivieren lassen, sind Boni im Gegensatz das Mittel der Wahl, um Motivation zu erzeugen. 

Eine im Jahr 2015 durchgeführte Umfrage unter 2.212 Erwerbstätigen zeigt, dass Beschäftigte im Durchschnitt neben der eigentlichen Aufgabe und einem spannenden Gehalt vor allem günstige Arbeitszeiten und gute Karrierechancen bevorzugen. Erfolgsprämien und Zusatzangebote des Arbeitgebers wurden erst auf den hinteren Plätzen als erstrebenswert genannt. 

Entscheidend ist somit, dass finanzielle Anreize individuell auf den Mitarbeiter und die gesetzten Ziele zugeschnitten werden, damit sie einen sinnvollen Einfluss auf die Leistung haben. Bei der Entscheidung, ob Zielerreichungsprämien angeboten werden sollen oder nicht, sollte neben den Mehrkosten vor allem abgewogen werden, ob die Ziele erreichbar sind oder nicht. Außerdem sollten Prämienregelungen detailorientiert kommuniziert werden, um sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter versteht, wie er den Bonus erreichen kann. 

Was sind die Vorteile einer Zielvereinbarung?

Folgende Vorteile ergeben sich bei der Vereinbarung von Zielen:

  • Formuliert nachvollziehbare und individuelle Erwartungen von Führungskräften, leitenden Angestellten an Beschäftigte.
  • Kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter steigern.
  • Schafft ein Gefühl von Verantwortlichkeit und einen Fokus auf Zielorientierung.
  • Ermöglicht eine bessere Verfolgung von Fortschritt und Ergebnissen.

Was sind die Nachteile einer Zielvereinbarung?

Diese Nachteile können beim Vereinbaren von Zielvereinbarungen auftreten: 

  • Ein zu hoher Anspruch kann unrealistische Erwartungen wecken, die zu Enttäuschung und Frustration führen. 
  • Kann zu einem Fokus auf kurzfristige Ziele führen und langfristige Ziele zurückdrängen. 
  • Die Überwachung von Zielen kann zeit- und ressourcenaufwendig sein. 
  • Kann eine Wettbewerbsatmosphäre schaffen, die den Teamspirit untergräbt.

Welche Arten von Zielen können vereinbart werden?

Mit jeder Zielvereinbarung werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuelle Zielvorgaben vereinbart, die in die folgenden Unterkategorien unterteilt werden können:

Zeitbasierte ZieleAls zeitbasierte Ziele bezeichnet man eine Zielvereinbarung, bei der der Zeitraum, der Beginn und das Ende der Vereinbarung eindeutig definiert sind. Beispielsweise zielt ein langfristiges, zeitbasiertes Ziel auf die Marktführerschaft eines Produkts ab, während ein kurzfristiges zeitbasiertes Ziel sich darauf konzentriert, die Umsätze in den nächsten drei Monaten zu maximieren.
Leistungsbasierte ZieleLeistungsbasierte Ziele sind kurzfristig definierte und messbare Zielvorgaben. Zum Beispiel verfolgt ein Callcenter das Ziel, die Kundenzufriedenheit im nächsten Tertial um 5 Prozent zu steigern.
Verhaltensbezogene Ziele Bei verhaltensbezogenen Zielvereinbarungen wird das Verhalten des Mitarbeiters gemessen und beurteilt. Ein Außendienstmitarbeiter erhält zum Beispiel das verhaltensbezogene Ziel, jeden Tag 8 Bestandskunden zu besuchen.
Aufgabenbezogene ZieleEin aufgabenbezogenes Ziel ist eindeutig mit einer Aufgabe verknüpft. Eine Social-Media-Managern erhält beispielsweise von ihrem Vorgesetzten das Ziel, 3 mal pro Woche ein Posting auf LinkedIn abzusetzen.
Entwicklungsbezogene ZieleZiele der Weiterentwicklung beschreiben, mit welchen Maßnahmen sich ein Mitarbeiter fachlich oder persönlich weiterentwickeln wird. Beispielsweise kann ein Angestellter das Ziel erhalten, in den nächsten 6 Monaten einen Excel-Kurs zu besuchen, um effektiver mit der Software arbeiten zu können.

Zusätzlich unterscheidet man bei Zielvereinbarungen zwischen qualitativen und quantitativen Zielen.

Was ist der Unterschied zwischen quantitativen und qualitativen Zielen?

Quantitative Ziele sind messbar und können in Zahlencharts oder Statistiken visualisiert werden. Im Gegensatz dazu sind qualitative Ziele schwer messbar. Sie beschreiben zum Beispiel die Interaktion mit einem Kunden und seine Zufriedenheit. 

Im Vertrieb kann ein quantitatives Ziel mit wenig Aufwand definiert und vereinbart werden. Beispielsweise erhält ein Außendienstmitarbeiter die quantitative Zielvorgabe, seinen Umsatz im nächsten Quartal im Verkaufsgebiet um 3 % zu steigern. Sein qualitatives Ziel, die Kundenzufriedenheit im gleichen Zeitraum zu steigern, ist nicht objektiv messbar und trotzdem wichtig, da Verkaufserfolge und die Zufriedenheit von Kunden eng miteinander verbunden sind. 

Wie können vereinbarte Ziele gemessen werden?

Folgende Begriffe machen Ziele messbar und sind dringend zu beachten: 

  • KPI: Anhand von Key-Performance-Indicators, beispielsweise Umsatz oder Marktanteil.
  • Benchmarking: Vergleich der Zielerreichung zum Mittelwert der Organisation.
  • Umfragen: Einholen von Feedback von Kunden, Interessenten oder Stakeholdern.
  • Balanced Scorecard: Messmatrix für Geschäftsführer mit verschiedenen Zielen.
  • Meilensteine: Eruieren von „Milestones“ im Rahmen von zeitbasierten Zielen.
  • Zielvereinbarungsgespräch: Feedbackgespräch mit objektiver Besprechung der Ergebnisse.
  • ROI: Messen des Return on invest als Basis für Zielerreichung. 

Wie sollten Zielvereinbarungen formuliert werden?

Das Akronym SMART steht im Englischen für: Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Relevant (relevant) und Time-bound (zeitgebunden).

Zielvereinbarungen sollten anhand der SMART-Formel professionell formuliert werden. Das geschieht durch die Festlegung:

  • Spezifischer und erreichbarer Ziele, 
  • Die Verwendung messbarer Kennzahlen zur Verfolgung des Fortschritts, 
  • Die Sicherstellung der Relevanz der Ziele für die Bedürfnisse des Unternehmens und 
  • Die Implementierung eines Zeitplans zur Zielerreichung. 

Werden Zielvereinbarung nach der SMART-Methode aufgebaut, wird sichergestellt, dass die Ziele so gesetzt werden, dass sie erreichbar, umsetzbar und zu jeder Zeit messbar sind.

Beispiele für gut formulierte SMART-Ziele

1. Steigern Sie Ihren Umsatz im nächsten Quartal um 3 %, indem Sie gezielt Top-Kunden

und High-Performer hochfrequent besuchen.

2. Erreichen Sie innerhalb der nächsten 12 Monate eine 30%ige „Conversion-Rate“ auf unserer Website

durch eine gezielte Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Optimierung der Benutzererfahrung.

Wie sollte eine Zielvereinbarung dokumentiert werden?

Zielvereinbarungen sollten nach einem offenen und wertschätzenden Zielvereinbarungsgespräch schriftlich dokumentiert und von den beteiligten Parteien unterzeichnet werden. Das Dokument sollte alle relevanten Details zum vereinbarten Ziel sowie den Zeitplan und die Messmethoden darstellen. Wird eine Zielerreichungsprämie ausgelobt, sollte sie ebenfalls Teil der Vereinbarung sein. Ebenso sollten in der Zielvereinbarung Maßnahmen aufgelistet sein, die greifen, wenn die Ziele oder Teilziele in definierten Zeiträumen nicht erreicht werden.

Muster: Wie sollte eine Zielvereinbarung aussehen?

Name und PersonalnummerMark Müller / P 45678
VorgesetzterMaike Carlsson, Head of Marketing
AbteilungMarketing
Vereinbarte Ziele1. Steigerung der Conversion-Rate um 30 Prozent durch Implementierung neuer Features.

2. Ziel 2

3. Ziel 3
Zeitraum Diese Zielvereinbarung gilt vom 01.01.2023 bis 30.06.2023
UnterstützungsmaßnahmenHerr Müller erhält ein Sonderbudget von 5.000 Euro sowie Unterstützung durch einen dualen Studenten
Beurteilung
Datum / Unterschriften20.12.2022 

Wann und wie oft sollten Ziele vereinbart werden?

Ziele sollten nicht inflationär und in zu kurzen Zeitabständen vereinbart werden. Typischerweise finden Zielvereinbarungsgespräche in Unternehmen entweder einmal pro Jahr oder halbjährlich statt. Für besondere Projekte und Aufgaben kann abweichend eine individuelle Zielvereinbarung aufgestellt werden. Werden Ziele nach SMART-Kriterien aufgebaut, benötigen sie Zeit zur Umsetzung, da sie erreichbar und umsetzbar sein müssen.

Was sind die Herausforderungen bei einer Zielvereinbarung?

Die folgenden Herausforderungen von Zielvereinbarungen sind während des Prozesses zu beachten: 

  • Es bedeutet Aufwand, realistische und erreichbare Ziele zu setzen. 
  • Fortschritte genau, objektiv und effektiv zu messen, kann schwierig sein.
  • Unklare Kommunikation der Ziele und Vorgaben steht Erfolgen entgegen.
  • Mangel an Verantwortlichkeit und Engagement der Teammitglieder. 
  • Zu starke Konzentration auf Ergebnisse, statt auf Fortschritte. 
  • Zu hohe oder niedrige Erwartungen. 
  • Konflikte zwischen individuellen Zielvereinbarungen und Teamzielen. 
  • Fehlende Motivation oder Anreize, Ziele zu erreichen. 
  • Unklarer Zeitplan und schlecht kommunizierte Fristen.

Betrachtet man diese Risiken wird Folgendes schnell klar: Ein gutes gewähltes Ziel benötigt vorgelagerte Überlegungen. Zudem sollte bei dem Setzen von SMARTen Zielen immer bedacht werden, dass diese mit den Unternehmenszielen korrespondieren und deswegen im Einklang sein sollten.