Darauf sollten Sie bei Mitarbeiterumfragen immer achten

Immer mehr Arbeitgeber setzen es sich zum Ziel, für eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter zu sorgen. Um herauszufinden, wo der Schuh bei den Mitarbeitern drückt, heißt es da regelmäßig: einfach mal nachfragen. Doch bei Mitarbeiterbefragungen lauern einige Datenschutzfallen.

Mitarbeiterbefragungen: So gehen Sie rechtsicher und datenschutzkonform vor

Auch bei Befragungen darf der Datenschutz nicht fehlen
 – grundsätzlich steht fest: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter per Mitarbeiterbefragung abzuklopfen, ist eine gute Sache. So können Defizite und Mängel aufgedeckt, beseitigt und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz gesteigert werden.
Durch die Datenschutz-Brille betrachtet, sollten bei Ihnen im Zusammenhang mit einer Befragung der Mitarbeiter die Alarmglocken läuten. Denn schließlich werden dabei sicherlich personenbezogene Daten erhoben. Und dabei steht der Schutz dieser Daten im Vordergrund.
Bei einer Befragung ist also nicht nur die Meinung der Mitarbeiter, sondern auch Ihr Expertenwissen als Datenschutzbeauftragter gefragt.

Prüfen Sie vor der Befragung die Rechtsgrundlage

Ist eine Befragung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geplant und kommt die Verwendung personenbezogener Daten in Betracht, müssen Sie die dafür nötige Rechtsgrundlage prüfen.
Nehmen Sie zunächst unter die Lupe, ob § 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage in Betracht kommt. Da finden Sie das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses.
§32Abs.1Satz1BDSG

Bei Ihrer Prüfung steht der Zweck der Mitarbeiterbefragung im Zentrum:

• Welches Ziel soll mit der Umfrage erreicht werden?
• Sind die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Umfrage erhoben werden, für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich?

Verneinen Sie die Erforderlichkeit der personenbezogenen Daten, kommt § 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG als Rechtsgrundlage nicht infrage. Das wird häufig der Fall sein.
§28Abs.1Satz1Nr.2BDSG

Als weitere Rechtsgrundlage kommt auch § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG in Betracht. Nämlich immer dann, wenn es um die Erfüllung eigener Geschäftszwecke geht und in der Befragung nicht etwa die Mitarbeiter selbst im Mittelpunkt, sondern Unternehmen, Produkte oder Vertriebsprozesse im Fokus der Befragung stehen.
Allerdings fordert § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG eine Abwägung zwischen den berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle und dem schutzwürdigen Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung.

Die Einwilligung der Mitarbeiterbefragung


Steht am Ende Ihrer Prüfung fest, dass weder § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG noch § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG als Rechtsgrundlage infrage kommen, bleibt als Erlaubnisvorschrift für die Datenerhebung nur noch die Einwilligung der Betroffenen.
Die Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich vorliegen. Gemäß § 4a Abs. 1 Satz 3 BDSG kann davon abgesehen werden, wenn h wegen der besonderen Umstände eine andere Form angemessen ist.
Achtung: Klären Sie vor den Rechtsgrundlagen stets die Frage, ob es sich bei den Antworten überhaupt um personenbezogene Daten handeln kann. Ist definitiv kein Rückschluss auf einen konkreten Antwortgeber möglich, spielen Rechtsgrundlagen nur eine untergeordnete oder gar überhaupt keine Rolle. Fehlt der Personenbezug, sind die Vorgaben des BDSG nicht anwendbar.

Bieten Sie Ihre Beratung an

Sobald Sie von dem Vorhaben, eine Befragung der Mitarbeiter durchzuführen, erfahren, wenden Sie sich an die zuständigen Personen im Unternehmen.
Zeigen Sie auf, dass Sie als Datenschutzbeauftragter gerne dabei unterstützen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Befragung anfallen, datenschutzkonform abläuft. Integrieren Sie in Ihre Beratung folgende Punkte:

Beratungstipp 1: Transparenz

Das oberste Gebot ist Transparenz. Denn gerade dann, wenn Mitarbeiter vonseiten des Unternehmens um ihre Meinung gebeten werden, kommt schnell die Befürchtung auf, dass die Antworten ausgewertet werden und negative Konsequenzen für den Einzelnen nach sich ziehen können.
Um das zu verhindern und zu vermeiden, dass die Mitarbeiter nicht teilnehmen wollen oder unwahre Antworten geben, sind die Mitarbeiter über den exakten Ablauf der Befragung ausführlich zu informieren. Außerdem ist Transparenz darüber zu schaffen, was im Rahmen der Befragung mit den Daten passiert.
Das heißt, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie lange die Daten gespeichert, an wen sie weitergegeben werden und welche Auswertungen konkret geplant sind. Empfehlenswert ist, die Mitarbeiter schon frühzeitig auf das Vorhaben einer Befragung hinzuweisen.

Beratungstipp 2: Freiwilligkeit

Machen Sie gleich zu Beginn deutlich: Mitarbeiterbefragungen sollten stets auf freiwilliger Basis erfolgen. Eine Teilnahmepflicht sollte es nicht geben. Auf die Freiwilligkeit ist ausreichend hinzuweisen. Auch auf den Fragebögen selbst sollte ein Hinweis integriert und optisch hervorgehoben werden.
Es ist davon abzuraten, lediglich eine allgemeine Information – beispielsweise im Intranet – zu veröffentlichen. Das Risiko ist zu hoch, dass der Hinweis untergeht und nicht wahrgenommen wird.
Besser ist es, in der Befragung auf Pflichtfragen zu verzichten und sie so zu gestalten, dass Teilnehmer auch bestimmte Fragen, die beispielsweise mit einem * gekennzeichnet werden, unbeantwortet lassen können.

Beratungstipp 3: Datensicherheit

Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Befragung in Papierform oder in digitaler Form durchführen möchte: Im Zentrum steht in beiden Fällen, dass die Sicherheit der Daten gewährleistet sein muss.
So müssen Sie alle notwendigen technisch-organisatorischen Schutzmaßnahmen ergreifen. Darunter fällt z. B. eine sichere Verschlüsselung, um eine Manipulation der Daten zu verhindern.
Außerdem sind die Daten an einem Ort zu speichern, auf den Unbefugte keinen Zugriff haben. Die Daten einsehen dürfen Personen, die dazu berechtigt und für die Auswertung der Befragung zuständig sind.
Es muss ein Konzept für die Befragung geben, in dem alle essenziellen Aspekte zum Tragen kommen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Berechtigungskonzept und den Möglichkeiten, Auswertungen vorzunehmen.

Beratungstipp 4: Dauer der Speicherung

Für die Speicherung der erhobenen personenbezogenen Daten gilt: Ist der Zweck der Speicherung der Daten erreicht, müssen sie sicher gelöscht werden (vgl. § 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG).
Das bedeutet in der Praxis: Ist die Auswertung der erhobenen Daten abgeschlossen und stehen die Ergebnisse der Befragung fest, müssen die Verantwortlichen die Daten löschen.
Sollte aus bestimmten Gründen darüber hinaus eine Aufbewahrung der Daten geplant sein, ist ein konkretes Löschdatum festzulegen. Im Übrigen können die Daten natürlich auch anonymisiert werden. Anonymisierte Daten können – da ohne Personenbezug – dann unbegrenzt aufbewahrt werden.

Beratungstipp 5: Betriebsrat

Der Betriebsrat hat bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen kein Mitbestimmungsrecht, aber er muss gemäß § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz über das Vorhaben in Kenntnis gesetzt werden.
Raten Sie dazu, den Betriebsrat so früh wie möglich zu informieren – das schafft Transparenz und fördert Vertrauen.

Beratungstipp 6: Anonymität


Die Prinzipien und Regelungen zum Datenschutz gelten nur, wenn es um personenbezogene Daten geht. 
Das bedeutet: Sind keine Daten mit Personenbezug im Spiel, sinkt auch im selben Verhältnis das Datenschutzrisiko. Wird die Umfrage anonym durchgeführt, greifen die datenschutzrechtlichen Regelungen nicht, da es nicht um personenbezogene Daten geht.
Anonym ist die Befragung dann, wenn zu keinem Zeitpunkt der Befragung Rückschlüsse auf eine bestimmte Person gezogen werden können.
Raten Sie dazu, auf personenbezogene Daten wie Personalnummer, Name, aber auch Identifikationsmöglichkeit des Computers des Teilnehmers im Rahmen der Befragung durchgehend zu verzichten.