Bildungsurlaub: Weiterbildung für Ihre Mitarbeiter

Erstellt: 12.01.2018

Die zunehmende Globalisierung, das ständige Anwachsen von Dienstleistungsaufgaben, der gesellschaftliche Wandel, die demografischen Veränderungen, ständig neue technische Fortschritte – alles Schlagwörter, die verdeutlichen, wie wichtig es für Ihre Arbeitnehmer ist, fachlich immer auf dem neusten Stand zu sein. Einige Bundesländer haben deshalb ihren dort beschäftigten Arbeitnehmern die Möglichkeit eingeräumt, ihr Know-how im Rahmen von sogenanntem Bildungsurlaub aufzufrischen oder zu erweitern. Was das konkret für Sie als Arbeitgeber bedeutet, erläutere ich Ihnen auf dieser Themenseite. 

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Was ist Bildungsurlaub genau?

 In einem internationalen Übereinkommen aus dem Jahr 1974 hat sich Deutschland verpflichtet, zum Zwecke der Berufsbildung, der allgemeinen und politischen Bildung sowie der gewerkschaftlichen Bildung einen bezahlten Urlaub einzuführen. Da die Kulturhoheit jedoch bei den einzelnen Bundesländern liegt, war und ist es deren Sache, diese Vereinbarung umzusetzen. Zwischenzeitlich haben davon alle Bundesländer – außer Bayern und Sachsen – Gebrauch gemacht. Bildungsurlaub ist eine bezahlte Freistellung von Arbeitnehmern für die Teilnahme an Veranstaltungen, die vornehmlich der eigenen beruflichen Weiterbildung oder der Vermittlung von Kenntnissen des allgemeinen tagespolitischen Geschehens dienen. Wichtig: Der Bildungsurlaub besteht neben dem Erholungsurlaub; der übliche Urlaubsanspruch wird durch die Weiterbildung also nicht geschmälert.

Unter diesen fünf Voraussetzungen können Ihre Mitarbeiter Bildungsurlaub verlangen

Hierzu müssen Sie wissen, dass alle fünf Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Welche das im Einzelnen sind, erläutere ich Ihnen nachfolgend.

1. Gibt es eine Regelung in Ihrem Bundesland zum Bildungsurlaub?

Wie eingangs erwähnt ist die grundsätzliche Verpflichtung, Arbeitnehmern Bildungsurlaub zu gewähren, in den etwaigen Bildungsurlaubsgesetzen der einzelnen Bundesländer geregelt. Arbeitnehmer haben also nur dann Anspruch auf Bildungsurlaub, wenn es im jeweiligen Bundesland eine entsprechende gesetzliche Regelung gibt.

Sofern Ihre Mitarbeiter keinen gesetzlichen oder vertraglichen Anspruch auf Bildungsurlaub haben, sollten Sie durchaus überlegen, ihnen freiwillig den Erwerb von förderlichen Zusatzqualifikationen zu ermöglichen – in Ihrem eigenen betrieblichen Interesse, aber auch aus Gründen der Mitarbeitermotivation.

Beachten Sie: Ausschlaggebend dafür, ob Bildungsurlaub für den einzelnen Arbeitnehmer infrage kommt, ist immer sein Arbeitsort, nicht sein Wohnort!

2. Ist die Bildungsmaßnahme anerkannt?

Wie Sie erahnen können, besteht nur für bestimmte Veranstaltungen ein Freistellungsanspruch. Diese müssen von einem offiziell anerkannten Weiterbildungsträger durchgeführt werden oder von der zuständigen Behörde als anerkannte Weiterbildungsmaßnahme bestätigt worden sein. Außerdem muss die Veranstaltung allgemein für jedermann zugänglich sein:

Wendet sich die Veranstaltung nur an Gewerkschaftsmitglieder, ist sie nicht für jedermann zugänglich. Zur Begründung der „Jedermannzugänglichkeit“ genügt übrigens nicht der Hinweis im Bildungsprogramm des Trägers, dass die Veranstaltung auch anderen Personen als Gewerkschaftsmitgliedern offensteht. Sie muss außerdem so verlautbart sein, dass auch nicht gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer davon Kenntnis nehmen können (BAG, 21. 7. 2015, 9 AZR 418/14).

Beantragt ein Arbeitnehmer Bildungsurlaub bei einem „inoffiziellen“ Veranstalter, sollten Sie sich eine Bescheinigung über eine entsprechende Anerkennung vorlegen lassen. Diese erhält Ihr Arbeitnehmer vom Veranstalter.

Bei Unklarheiten zur Anerkennung sollten Sie sich zur Klarstellung an das Bildungs-, Kultur-, Arbeits- oder Wirtschaftsministerium Ihres jeweiligen Bundeslandes wenden.

Liegt eine Anerkennung vor, kann Bildungsurlaub normalerweise für jede Veranstaltung genommen werden, die der beruflichen, politischen oder gesellschaftspolitischen Weiterbildung dient.

3. Ist Ihr Mitarbeiter persönlich anspruchsberechtigt?

Grundsätzlich kann jeder Arbeitnehmer Bildungsurlaub beantragen – sofern er in einem Bundesland mit Anspruch auf Bildungsurlaub arbeitet (siehe Seite B34/3) oder ein Tarif- bzw. Arbeitsvertrag einen solchen vorsehen. Für manche Personengruppen gibt es aber Einschränkungen:

So sind etwa in Nordrhein-Westfalen Auszubildende nicht anspruchsberechtigt.

Einen detaillierten Überblick über die Anspruchsberechtigten finden Sie in den jeweiligen Landesgesetzen.

4. Ist die Wartezeit erfüllt?

Der Anspruch auf Bildungsurlaub kann meistens erst nach sechsmonatigem Bestehen des Beschäftigungs- bzw. Ausbildungsverhältnisses geltend gemacht werden.

Aber auch hier gibt es Ausnahmen:

Im Saarland beträgt die Wartezeit generell zwölf Monate.

5. Wird der Bildungsurlaub rechtzeitig verlangt?

Wer Bildungsurlaub nehmen will, muss Meldefristen beachten: In den meisten Bundesländern muss der Urlaub sechs Wochen vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme angemeldet werden. Es gibt aber auch kürzere und längere Meldefristen.

Wichtig für Sie: Geht Ihnen die Mitteilung verspätet zu, sind Sie nicht zur Freistellung Ihres Mitarbeiters zum gewünschten Zeitpunkt verpflichtet (BAG, 9. 11. 1999, 9 AZR 917/98). Ihr Arbeitnehmer kann den Bildungsurlaub dann später nachholen – sofern er sich zumindest dann rechtzeitig anmeldet.  

Tipp

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter am besten frühzeitig darauf hin, wie Sie sich eine reibungslose „Buchung“ von Bildungsurlaub im Idealfall vorstellen. 

So viel Bildungsurlaub kann Ihren Mitarbeitern zustehen

Im Allgemeinen können Arbeitnehmer pro Kalenderjahr für fünf Arbeitstage Bildungsurlaub beanspruchen. Aber es gibt auch Abweichungen:

Im Saarland sind es nur drei Tage.

So viel Anspruch haben Ihre Teilzeitkräfte

Arbeiten Teilzeitkräfte an mehr oder an weniger als fünf Tagen in der Woche, ändert sich der Anspruch entsprechend.

Frau Holzmann, die nur drei Tage pro Woche bei Ihnen arbeitet (Vollzeitkräfte: fünf Tage), kann pro Kalenderjahr nur drei und nicht die üblichen fünf Arbeitstage Bildungsurlaub nehmen.

Was bei einem Arbeitsplatzwechsel gilt

In diesem Fall wird die bereits beim vorherigen Arbeitgeber gewährte Freistellung angerechnet.

Tipp

Verlangen Sie von einem neuen Mitarbeiter, der bei Ihnen Bildungsurlaub beantragt, deshalb immer eine Bescheinigung von seinem früheren Arbeitgeber, ob und in welchem Umfang bereits für das laufende Kalenderjahr Bildungsurlaub gewährt worden ist. Und stellen Sie einem scheidenden Mitarbeiter auf Wunsch auch eine solche Bescheinigung aus. 

Kann Bildungsurlaub ins Folgejahr mitgenommen werden?

Hier weichen die Regelungen von Bundesland zu Bundesland stark voneinander ab. Grundsätzlich gilt: Wird der Bildungsurlaub im laufenden Jahr nicht genommen, verfällt er zum Jahresende. Auch wenn die meisten Bildungsurlaubsgesetze eine Übertragungsmöglichkeit vorsehen, muss ein Arbeitnehmer die Übertragung rechtzeitig vor Jahresende schriftlich bei Ihnen beantragen.

In mehreren Bundesländern besteht allerdings eine flexible Regelung, wonach der Bildungsurlaub von zwei oder mehr Kalenderjahren gesammelt beansprucht werden kann – und das sogar ohne schriftlichen Übertragungsantrag. Teilweise sehen die Bildungsurlaubsgesetze aber auch frei vereinbare vertragliche Übertragungsmöglichkeiten vor.

Unter diesen Voraussetzungen gibt es für Bildungsurlaub Geld vom Staat

Einige Bundesländer erstatten Arbeitgebern auf Antrag einen Teil ihrer Aufwendungen. Die Erstattung wird teilweise aber auch nur Klein- und Mittelbetrieben gewährt.

So gibt es in Rheinland-Pfalz für kleine und mittlere Unternehmen einen pauschalierten Erstattungsanspruch für die Lohnkosten. In Mecklenburg-Vorpommern gibt es einen pauschalierten Erstattungsanspruch in Höhe von 110€ pro Tag für eine politische Weiterbildung und eine Qualifizierung für die Wahrnehmung ehrenamtlicher Tätigkeiten bzw. 55€ pro Tag für berufliche Weiterbildung.

Achtung!

Stellen Sie einen Arbeitnehmer für eine Schulung frei, die die Qualifizierung für ein Ehrenamt fördert (siehe Seite B34/8), haben Sie immer einen Erstattungsanspruch (vgl. BVerfG, 11. 2. 1992, 1 BvR 890/84). 

Wann und wie Sie Bildungsurlaub verweigern können

Das sind denkbare Ablehnungsgründe:

Eines ist vollkommen klar: Erfüllt Ihr Mitarbeiter oder die Veranstaltung nicht sämtliche Voraussetzungen, können Sie die Freistellung ohne Weiteres ablehnen.

Tipp

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie einem Freistellungsantragstattgeben müssen, können Sie Ihren Mitarbeiter unter Vorbehalt freistellen: Sie vereinbaren mit ihm dazu, dass Sie ihm die Teilnahme an der gewünschten Bildungsveranstaltung zunächst durch die Gewährung unbezahlten Sonderurlaubs ermöglichen. Anschließend können Sie dann immer noch um die Entgeltfortzahlung streiten.

Beachten Sie außerdem: Prüfen Sie immer den Inhalt der Veranstaltung – und zwar vorher. Denn einmal freigestellt, können Sie Ihrem Arbeitnehmer die Entgeltfortzahlung nicht nachträglich verweigern, wenn der Inhalt der Veranstaltung nicht den Bestimmungen Ihres Bildungsurlaubsgesetzes entsprochen hat.

Sind die Vorgaben für den Bildungsurlaub zwar erfüllt, können Sie den Wunsch nach Bildungsurlaub dennoch in Ausnahmefällen verweigern:

Kleinbetriebsklausel

In einigen Bildungsurlaubsgesetzen finden sich Befreiungstatbestände für Kleinbetriebe. Wie viele Mitarbeiter eine Firma haben darf, um als Kleinbetrieb zu gelten, wird in den einzelnen Bundesländern teilweise unterschiedlich definiert. Unabhängig davon können Sie natürlich auch freiwillig Bildungsurlaub gewähren. Die Freiwilligkeit sollten Sie Ihren Mitarbeitern aber spätestens mit Ihrer Genehmigung klar machen. Erläutern Sie, dass es sich um eine freiwillige Leistung Ihrerseits ohne künftigen Rechtsanspruch handelt.

Erreichen der Freistellungsquote

Einige Bildungsurlaubsgesetze sehen Quotenregelungen vor. Diese besagen, dass ein Arbeitgeber Bildungsurlaub für das laufende Kalenderjahr dann ablehnen darf, sobald er seiner Belegschaft im laufenden Jahr bereits eine bestimmte Zahl an Bildungsurlaubstagen gewährt hat. Manchmal sind solche Quotenregelungen auch mit Kleinbetriebsklauseln kombiniert.

Triftiger Grund

Als triftiger Ablehnungsgrund kommen vor allem dringende betriebliche Belange in Betracht:

Unterbesetzung, hoher Krankenstand, auftragsstarke Zeiten (z. B. Weihnachtsgeschäft), ungewöhnliche Auftragsspitzen wie Saisongeschäft etc.

Den Bildungsurlaub können Sie nicht pauschal aus den genannten Gründen ablehnen. Vielmehr ist noch erforderlich, dass bei einer Freistellung kein ordnungsgemäßer Betriebsablauf mehr gewährleistet wäre.

Beachten Sie auch die Ausnahmen: Es gibt auch Bestimmungen, wonach Sie dem Wunsch nach Bildungsurlaub betriebliche Belange gerade nicht entgegenhalten können.

Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer

In vielen Bildungsurlaubsgesetzen ist vorgesehen, dass Sie Bildungsurlaub ablehnen können, wenn im gleichen Zeitraum Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer bestehen, die aus sozialen Gründen Vorrang genießen.

Missbräuchlicher Bildungsurlaub

Eine berufliche Weiterbildung, die Ihrem Mitarbeiter lediglich dazu dienen soll, einen Stellenwechsel zu einem anderen Arbeitgeber zu erleichtern, brauchen Sie nicht zu fördern.

Ihre Sekretärin macht einen Englischkurs – aber nur um für größere Betriebe als den Ihren attraktiver zu werden.

Fehlendes Budget

Der Rechtsanspruch auf Bildungsfreistellung kann ebenfalls erlöschen, wenn etwaige Haushaltsmittel, die für Arbeitgeber für die Bildungsfreistellung zur Verfügung stehen, verbraucht sind.

Diese Informationspflichten haben Sie

Die Fristen und Formvorschriften, die Sie bei Ihrer Ablehnung einhalten müssen, sind ebenfalls je nach Bundesland unterschiedlich geregelt. Die Ablehnung muss normalerweise schriftlich und unter Angabe der Gründe erfolgen.

Die Ablehnungsfristen sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich; Sie reichen von „unverzüglich“ (=zwei bis drei Tage) über eine Woche, zwei, drei oder vier Wochen. In Hamburg dagegen kommt man sogar ganz ohne Fristen aus.

Die Frist beginnt immer am Tag, nach dem Ihr Arbeitnehmer seinen Antrag gestellt hat.

Wird der Antrag am 1. 3. gestellt, beginnt die Frist am 2. 3. zu laufen.

Beachten Sie: Erfolgt Ihre Ablehnung nicht form- und/ oder fristgerecht, gilt die Freistellung als erteilt!

Lehnen Sie eine beantragte Fortbildung aus zwingenden Gründen ab, verfällt der Bildungsurlaub aber nicht. Ihr Arbeitnehmer hat vielmehr Anspruch auf Freistellung für eine andere Veranstaltung.

 Wenn Sie den Urlaub irrig verweigern

Dann hat Ihr Mitarbeiter einen Schadensersatzanspruch gegen Sie. Der Anspruch besteht in einer künftigen Freistellung für die Teilnahme an einer Veranstaltung der Arbeitnehmerweiterbildung. Außerdem kann der verweigerte Bildungsurlaub noch im Folgejahr nachgeholt werden. Ist die Freistellung wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses allerdings nicht mehr möglich, müssen Sie den Schadensersatzanspruch mit Geld ausgleichen.

Können Sie den Bildungsurlaub nachträglich verwerfen?

Grundsätzlich darf sich Ihr Arbeitnehmer auf Ihre einmal gegebene Freistellungszusage verlassen. In einigen Bundesländern dürfen Arbeitgeber jedoch in dringenden Fällen ihre Zustimmung zu einer bereits genehmigten Bildungsfreistellung zurücknehmen.

Voraussetzung ist aber: Es sind nicht vorhersehbare betriebliche Gründe eingetreten, die zu einer Ablehnung des Bildungsurlaubs berechtigt hätten (z. B. eine plötzliche Krankheit anderer Betriebsangehöriger). Kosten die Ihrem Arbeitnehmer in so einem Fall durch den Widerruf entstehen, etwa Stornierungsgebühren, müssen Sie ersetzen.

Autor: Dr. Christian Wolf

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