Führung leicht gemacht: So lernen Sie als Chef zu delegieren und sich zu entlasten

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Erstellt: 12.01.2018

Wollen Sie als Geschäftsführer weniger Stress? Mehr Zeit für sich und Ihre eigentlichen Aufgaben? Und noch mehr Zeit für Ihre Familie? Dann üben Sie sich darin, noch besser und konsequenter zu delegieren. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

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Nicht jeder Chef kann delegieren

Es ist ein echtes Problem: Viele Führungskräfte fühlen sich tatsächlich für alles verantwortlich. Dabei ist Delegieren ein starkes Führungsinstrument. Vorausgesetzt, man gibt die Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter ab.

Wer immer alles selbst erledigen will, tappt schnell in die Delegationsfalle. Ein fataler Fehler, denn als Arbeitgeber belasten Sie sich nur selbst mit unnötigen Aufgaben. Und noch eine Folge des fehlenden Delegierens sollten Sie nicht unterschätzen: Durch ihr Verhalten schneiden Sie ihre Mitarbeiter auch vom Informationsfluss ab und blockieren deren Kompetenzentwicklung. Wie soll ein Mitarbeiter wichtige Informationen erhalten oder lernen, Aufgaben zu erledigen, wenn der Chef immer alles selber macht?

Wenn Sie zu viele wichtige Aufgaben auf einmal erledigen müssen, gibt es daher nur eine Wahl: Sie müssen einen Teil der Arbeit an andere delegieren. Aber: Effektives Delegieren bereitet oft viele Schwierigkeiten: Was kann ich eigentlich als Chef delegieren und wem kann ich diese Aufgaben übertragen? Umso wichtiger ist es, dass Sie so schnell wie möglich Ihre eigene Fähigkeit zum Delegieren auf den Prüfstand stellen und im Zweifel die Delegation von Aufgaben neu lernen und verbessern. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie es funktioniert.

Testen Sie sich selbst: Können Sie eigentlich delegieren?

Haben Sie sich auch schon einmal gedacht: „Das muss ich selber machen, das macht sowieso sonst keiner richtig“ oder „Ich habe ja niemandem, dem ich vertrauen kann und dem ich das übergeben könnte“? Ehrlich gesagt haben Sie sich mit diesen Ausreden selbst betrogen. Denn Delegation ist fast überall möglich. Durch richtiges Delegieren vermeiden Sie für sich Hektik und Stress und können sich mit Muße Ihren wichtigen Aufgaben zuwenden. 

Als Arbeitgeber müssen Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Aber: Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, muss loslassen können. Und da hapert es bei vielen. Viele Arbeitgeber, speziell in kleineren und mittleren Unternehmen, wissen sehr genau, welche Aufgaben sie eigentlich delegieren sollten. Sie tun es aber nicht. Stellen Sie sich deshalb diese Fragen:

  • Was ist wichtig und was ist nur dringend?
  • Welche Ihrer Aufgaben können und welche Ihrer Aufgaben sollten Sie delegieren?

Prüfen Sie deshalb selbst, ob Sie tatsächlich delegieren können oder nicht. Unser Schnell-Check hilft Ihnen dabei:

Je häufiger Sie mit Ja geantwortet haben, desto wichtiger ist es für Sie, diesen Beitrag bis zum Ende durchzulesen und Ihre eigene Delegationsfähigkeit zu verbessern!

Was Delegation eigentlich bedeutet

Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere – in der Regel an Mitarbeiter – zu übertragen. Und genau damit tun sich viele Menschen aus den verschiedensten Gründen schwer. Delegation hat viel mit Ihrer eigenen Einstellung zu tun. Lernen Sie, delegieren zu wollen. Gehen Sie an das Thema nur zögerlich heran, haben Sie Bedenken, so werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Problem beim Delegieren als Bestätigung empfinden, dass dies mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen letztlich doch nicht funktioniert

6 Vorteile: Warum Sie die Delegation unbedingt üben sollten

Tipp

Wer Aufgaben delegiert, profitiert gleich mehrfach davon: 

  • Sie können sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren.
  • Ihre Ergebnisse werden besser, weil Sie Ihre Kräfte fokussieren.
  • Sie werden aber auch besser, weil die Arbeit jetzt vom besten Spezialisten dafür erledigt wird.
  • Sie haben weniger Stress.
  • Sie trainieren gleichzeitig Ihre Sozial- und Führungskompetenzen.

1. Vergessen Sie nicht: Wer delegiert, zeigt Mut

Die Erkenntnis, ein anderer könnte die Aufgabe womöglich besser lösen, setzt zugleich Mut und Charakterstärke voraus. Schließlich steckt dahinter die Einsicht in die eigene Unzulänglichkeit. Wer erfolgreich delegieren will, muss sich aber davon frei machen sowie an die Delegierten Ermessens- und Entscheidungsspielräume übertragen. Eigene Größe, Mut und Vertrauen – alle 3 Eigenschaften sind für das Übertragen von Aufgaben oder Kompetenzen essenziell und eine zwingende Voraussetzung.

2. Sie können sich als Arbeitgeber auf das Wesentliche konzentrieren

Arbeitgeber, die delegieren können, haben mehr Zeit fürs Wesentliche – und zufriedenere Mitarbeiter. Vielleicht fühlen Sie sich auch im Tagesgeschäft gefangen: Sie verlieren den Blick fürs Ganze, fühlen sich überarbeitet und machen trotzdem vieles lieber selbst, als die Kraft ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Dabei sind gute Arbeitgeber und Chefs gerade die, die ihren Leuten vertrauen, ihnen Aufgaben übertragen und sie selbstständig arbeiten lassen.

Dadurch, dass Sie als Arbeitgeber Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegieren, können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und so in Ihren Fähigkeiten stetig besser werden. Die freie Zeit können Sie dafür nutzen, sich darauf zu konzentrieren, Ihre Stärken auszubauen oder eventuelle Schwächen abzubauen.

3. Ihre Arbeitsergebnisse verbessern sich sofort

Mal ehrlich: Keiner weiß alles. Sie können nicht in allen Bereichen gleich gut sein. Wie gut Sie auch immer sind – es gibt Tätigkeiten, die andere einfach besser können als Sie. Und das ist nicht schlimm, sondern Ihre Chance. Sie werden sofort besser, weil die Arbeit jetzt vom besten Spezialisten dafür erledigt wird.

Sie profitieren außerdem davon, sich ein Team aus fähigen Mitarbeitern zusammenzustellen, denn durch Delegation können so viel bessere Arbeitsergebnisse erzielt werden. Und durch die Kombination verschiedener Kompetenzen werden überhaupt erst größere Projekte möglich, die Sie allein gar nicht bewältigen könnten.

4. Durch Delegation fördern Sie Ihre Mitarbeiter

Vergessen Sie nicht: Die Generation Y will Eigenverantwortung und Freiräume. Delegation passt hierzu ideal. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben anvertrauen, steigern Sie damit deren Selbstbewusstsein. Sie fördern Eigeninitiative und ermöglichen es ihnen, stetig ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu erweitern. Sie trainieren gleichzeitig Ihre Sozial- und Führungskompetenzen.

5. Sie ernten Anerkennung als Chef und Führungskraft

Ob Sie es glauben oder nicht: Wenn Sie effektiv delegieren können und dies in der Praxis umsetzen, ist Ihnen Anerkennung durch Ihre Mitarbeiter garantiert. Delegieren zu können ist eine echte Erfolgseigenschaft von Führungskräften und wird von anderen bewundert.

6. Sie gewinnen mehr Zeit und haben automatisch weniger Stress

Die Fähigkeit, delegieren zu können, dient auch dazu, Stress und die Gefahr eines Burnouts dauerhaft zu vermeiden. Wenn Sie Aufgaben konsequent an Ihre Mitarbeiter verteilen, vermindern Sie dadurch Ihre Arbeitslast und verhindern, dass Sie sich überarbeiten. Sie vereinfachen Ihr Leben und lernen, loszulassen. All das tut Ihnen als Arbeitgeber kurz- und langfristig gut.

Deshalb fällt vielen Führungskräften das Delegieren immer noch schwer

Es ist eine Tatsache: Viele Arbeitgeber und Führungskräfte tun sich immer noch schwer damit, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten aus der Hand zu geben. Vielleicht haben sie schlechte Erfahrungen gemacht und denken, sie selbst bekämen das Ganze sowieso besser hin. Vielleicht scheuen sie auch das Risiko, dass ihre Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen Fehler begehen. Und das sind die Hauptgründe, warum vielen Arbeitgeber das Delegieren immer noch so schwerfällt:

  • Sie fürchten durch Delegation Kompetenzverlust.
  • Sie haben Angst vor dem Kontrollverlust.
  • Sie denken, das Ergebnis wird dadurch schlechter, denn sie glauben, dass sie die Einzigen sind, die die Aufgaben richtig erledigen können.
  • Sie glauben, es dauert zu lange, anderen zu erklären, was sie wollen.
  • Sie besitzen übertriebenen Ehrgeiz.
  • Sie haben Angst vor der Konkurrenz aus dem eigenen Bereich.
  • Sie fürchten, die Übersicht zu verlieren, wenn Sie Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter delegieren. 
  • Oder sie glauben, dass es schneller geht, wenn Sie es selbst machen.

Aber auch der Wunsch nach Anerkennung kann dazu führen, dass Arbeitgeber scheuen, lieber keine Aufgaben zu übertragen. Denn wer viel zu tun hat, fühlt sich selbst oft wichtig und bedeutsam. 

Tipp

Wer erfolgreich sein will, muss nicht jedes Detail selbst erledigen und überprüfen können. Denken Sie daran, die Kontrolle über kleine Aufgaben abzugeben, sodass Sie die Kontrolle über die wichtigen Aufgaben behalten. 

Jeder wird irgendwann Fehler machen. Sie werden eine delegierte Aufgabe nicht jedes Mal zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erledigt sehen. Das kann Ihnen aber auch passieren, wenn Sie die Arbeit selbst machen. Insgesamt überwiegt der Zeitgewinn mögliche kleine Fehler bei weitem. 

Wichtig

Auch wenn eine Fremdfirma weitgehend autonom ihren Auftrag abarbeitet und auf den ersten Blick sicherheitstechnisch ordentlich betreut wird, bleibt dem auftraggebenden Unternehmer stets eine Mitverantwortung. Zwar haben Sie den Fremdmitarbeitern gegenüber – im Gegensatz zu Leiharbeitern – in aller Regel keine Weisungsbefugnis. Aber: Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter einer Fremdfirma massiv gegen Arbeitsschutzvorschriften verstoßen, z. B. eine Baugrube nicht absichern oder bei Ihnen abgeholte Waren nicht ausreichend auf der Ladefläche sichern oder vorgeschriebene Persönliche Schutzausrüstung nicht verwenden, dürfen Sie das nicht mit der Aussage „Sind halt selbst schuld, wenn was passiert!“ ignorieren. Im Gegenteil: Sie müssen das unverzügliche Einstellen der Arbeiten anordnen und sollten schnellstens eine Führungskraft der Fremdfirma von den Versäumnissen in Kenntnis setzen.  

Das Gleiche gilt, wenn Gefahren drohen, die nicht von den Mitarbeitern der Fremdfirma selbst ausgehen. Selbstverständlich müssen Sie bei allen Alarmierungen oder gar Räumungen in Gefahrensituationen auch die Mitarbeiter von Fremdfirmen einbeziehen. Versäumen Sie diese Pflichten und kommen Fremdfirmen-Mitarbeiter zu Schaden, drohen Ihnen unangenehme Rechtsfolgen, ähnlich, als wenn Sie die Fürsorge für die eigenen Mitarbeiter vernachlässigen (Buß- gelder, Regressforderungen usw.). 

Personal und Arbeitsrecht aktuell

Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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Woran Sie unbedingt denken müssen, bevor Sie eine Aufgabe delegieren

Wenn Sie sich mit der Delegation von Aufgaben schwertun, sollten Sie sich einige Gedanken machen, bevor Sie mit der Delegation loslegen.

Prüfen Sie selbst, was Sie delegieren können

Vor allem geht es erst einmal um die Frage, welche Aufgaben Sie tatsächlich delegieren können und wollen. Um die Frage zu beantworten, müssen Sie sich natürlich erst einmal einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen – etwa, indem Sie sich fragen:

  • Welche Aufgaben kann nur ich machen?
  • Welche Aufgaben sollte ich zwar machen, benötige hierfür aber die Hilfe von Kollegen?
  • Welche Aufgaben können andere Teammitglieder deutlich besser erledigen als ich?

Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, strukturiert vorzugehen:

So entscheiden Sie, was delegiert werden kann

Nachdem Sie sich erst einmal strukturiert die Möglichkeiten des Delegierens ausgelotet haben, müssen Sie unterscheiden, wie wichtig oder eilig die anstehenden Aufgaben sind. Stellen Sie sich also folgende Fragen:

  • Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?
  • Sind sie eilig oder nicht eilig?

Im Anschluss daran können Sie ein Koordinatensystem für diese Kategorien anlegen, und zwar oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig. Dort tragen Sie nun Ihre Aufgaben ein. Das sieht dann wie folgt aus:

 

WichtigUnwichtig
EiligSelbst erledigenDelegation angezeigt
Nicht eiligTermin festlegenAblegen

Hier die Erläuterung für Sie:

  • Den Quadranten rechts unten können Sie gleich wieder vergessen. Das sind die unwichtigen nicht sofort zu erledigenden Aufgaben. Diese Aufgaben können Sie irgendwann einmal erledigen.
  • Die Aufgaben im Quadranten darüber (= unwichtig, aber eilig) delegieren Sie.
  • Die Aufgaben, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), tragen Sie sich in Ihren Kalender ein. Sie werden nach und nach abgearbeitet.
  • Die Aufgaben oben links erledigen Sie noch heute! Sie sind wichtig und eilig.
Tipp

Wenn Sie dieses Vorgehen trainieren, wird es Ihnen schnell in Fleisch und Blut übergehen, und die Entscheidung über Delegation oder nicht fällt Ihnen immer leichter. Sie entscheiden schnell und strukturiert und schaffen sich selbst Freiräume und weniger Stress. 

So setzen Sie die Delegation von Aufgaben erfolgreich um

Haben Sie Ihre Vorüberlegungen abgeschlossen, kommt es jetzt zur Umsetzung der Delegation. Auch hier sollten Sie sich in mehreren Schritten vorwärts bewegen.

Finden Sie den „Richtigen“ für die zu delegierende Aufgabe

Jetzt heißt es, den richtigen Mitarbeiter für die zu delegierende Aufgabe zu finden. Das Ziel sollte nicht sein, Arbeit einfach wegzuschaffen und damit zu vermeiden. Geben Sie die Aufgabe demjenigen, der das beste Ergebnis liefern wird. Hier besteht die Gefahr, dass solche Aufgaben immer bei derselben Person landen.

In vielen Unternehmen ist es so, dass die echten Leistungsträger ohnehin mit Arbeit überreichlich eingedeckt sind. Hier sollten Sie nicht den Fehler begehen, diesen Mitarbeitern noch mehr Arbeit aufzubürden. Wägen Sie also ab zwischen

  • dem vorhandenen Zeitbudget,
  • den Ansprüchen und
  • der möglichen Zweitbesetzung.

Danach sollten Sie die Aufgabe ruhig auch an andere Mitarbeiter delegieren. Trauen Sie diesen Personen ruhig etwas zu.

Formulieren Sie die Aufgabe klar und verständlich

Kommunikation ist beim Delegieren das A und O des Erfolgs. Nehmen Sie sich die Zeit, den Mitarbeiter, den Sie mit einer Aufgabe betrauen möchten, ausführlich zu unterweisen. Damit ist nicht gemeint, dass Sie schnell eine Aufgabe per E-Mail versenden oder einen Aufkleber „Bitte erledigen“ auf den Schreibtisch des Kollegen kleben. So funktioniert Delegation nicht und führt zu Frust und Fragen. Oder aber der ist sogar frustriert, weil er nicht genau weiß, wie und was er jetzt genau zu tun hat und was Sie eigentlich von ihm wollen. Machen Sie sich in so einem Fall nichts vor: Entsprechend wird auch das Ergebnis aussehen.

Legen Sie Ihre Ziele eindeutig fest

Delegieren Sie eine Aufgabe ab, sollten Sie auch daran denken, Ihrem Mitarbeiter das Ziel dahinter zu erklären. Wird eine Teilaufgabe oder eine vorbereitende Tätigkeit abgegeben, fehlt Ihrem Mitarbeiter oft der Hintergrund. Die Folge liegt auf der Hand: ein unbefriedigendes Ergebnis. Abgesehen davon sinkt die Motivation Ihrer Mitarbeiter, die das Gefühl erhalten, nur wie eine Hilfsperson behandelt zu werden. Ihr Auftrag ist: Zeigen Sie unbedingt immer auch das Ziel hinter der Aufgabe und deren Bedeutung für das Gesamtprojekt. 

Gehen Sie offen mit der Delegation um

Geheimniskrämerei beim Thema Delegation wäre absolut fehl am Platze. Haben Sie einem Mitarbeiter Verantwortung oder Kompetenzen übertragen, sollten Sie das klar benennen und das auch die Kollegen wissen lassen.

Die Kollegen müssen wissen, welchen Auftrag und welche Kompetenzen der Mitarbeiter hat. Nur so wird dieser Mitarbeiter erst handlungs- und durchsetzungsfähig. Überdies dokumentieren Sie ihm und anderen so, welches Vertrauen Sie in den Mitarbeiter und dessen Fähigkeiten stecken. Machen Sie es dem Mitarbeiter auch möglich, die übertragene Aufgabe auch wirklich zu erledigen.

Versorgen Sie ihn mit allen Informationen, die dafür erforderlich sind, zum Beispiel:

  • Wo finde ich alle Unterlagen zum Projekt?
  • Wie ist der aktuelle Stand?

Zugleich sollte sich der Mitarbeiter alle notwendigen Ressourcen beschaffen können, also Zugänge zu bestimmten Programmen, weiterführenden Informationen und Materialien.

Das Timing ist wichtig!

Achten Sie auf das Timing. Keinesfalls sollten Sie kurz vor Feierabend dem Mitarbeiter den neuen Auftrag auf den Schreibtisch legen und um Erledigung bis morgen Mittag bitten. Etwas auf den letzten Drücker zu delegieren, erzeugt nur Frust. Besser Sie machen das gleich morgens, sodass dem Kollegen genug Zeit bleibt, sich neu zu organisieren.

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Sicherheit

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Sicherheit, dass er sich jederzeit mit Fragen an Sie wenden kann. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, Arbeit abzuschieben, sondern dass Sie immer noch in die Aufgabe involviert sind.

Und vergessen Sie nicht: Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich motiviert, wenn er eine neue Aufgabe bekommt. Deadlines gibt es dafür aber in der Regel trotzdem. Damit Sie selbst diese einhalten, sollten Sie unbedingt auch klare Zeitvorgaben kommunizieren: Was darf wie lange brauchen? Oft ist es sinnvoll, hier noch einen Puffer einzuplanen, den Sie freilich nicht kommunizieren.

Lassen Sie dem Mitarbeiter Freiheiten

Vergessen Sie nicht: Letztlich übertragen Sie immer nur ein Ziel, ein Ergebnis. Hinsichtlich des Lösungsweges sollten Sie offen bleiben. Jeder Mitarbeiter arbeitet anders. Und wenn Sie jeden einzelnen Schritt vorgeben, ist es auch kein Delegieren mehr, sondern eine Vorschrift im Wortsinn.

Speziell die Generation Y legt viel Wert darauf, mit möglichst vielen Freiheiten arbeiten zu dürfen. Das sollten Sie respektieren und auch offen darüber sprechen. Viel Freiheit heißt auch viel Verantwortung, und Sie machen Ihrem Mitarbeiter klar, dass er dadurch auch einen enormen Vertrauensvorschuss genießt.

Geben Sie offenes Feedback

Wurde die Aufgabe abgeschlossen, vergessen Sie nicht, dem Kollegen ein Feedback zum Ergebnis zu geben. So sorgen Sie dafür, dass auch der Kollege davon profitiert, seine Arbeit künftig verbessern und seine Fähigkeiten ausbauen kann. Mit einem Dankeschön zeigen Sie zudem, dass Sie den Einsatz des Kollegen zu schätzen wissen, und honorieren seine Arbeit. Gesten wie diese schaffen ein angenehmes Arbeitsklima und führen dazu, dass die Kollegen auch künftig gerne mit Ihnen zusammenarbeiten werden.

Warum auch ein Delegationsplan hilfreich sein kann

Falls Sie als Arbeitgeber schon tief in der Delegationsfalle stecken, kann ein Delegationsplan hilfreich sein. Mit ihm verschaffen sie sich einen Überblick; auch dient er ihnen als Kontrolle.

Was ein Delegationsplan ist

In dem Plan werden alle Aufgaben aufgelistet. Das ist nötig, um herauszufinden, welche Aufgaben tatsächlich zu delegieren sind. Ihr Grundgedanke sollte dabei aber nicht sein, sich von unliebsamen Aufgaben zu befreien.

Sind die Aufgaben umfangreich, sollten Sie als Arbeitgeber kurz beschreiben,

  • was konkret die Tätigkeiten ausmacht und
  • welche Ziele diese haben.

Eine Stütze ist hierbei auch, die einzelnen Arbeitsschritte aufzulisten. Schließlich sollten Sie auch festlegen, an wen die Dinge delegiert werden. Leitfrage sollte auch hier sein: Wer ist fachlich geeignet und hat zudem aktuell die Kapazitäten frei?

Achten Sie als Arbeitgeber darauf, dass Sie die Aufgaben gerecht delegieren. Vor allem sollten Sie die Mitarbeiter nicht einfach aussuchen lassen, sondern die Aufgaben gezielt verteilen. Achten Sie zudem darauf, dass Drückeberger nicht durchrutschen. Auch sollten Sie daran denken, Ihre Mitarbeiter zu fordern und zu fördern. Denn eine von Ihnen als Arbeitgeber übertragene Aufgabe kann auch eine Motivation sein.

Ohne Kommunikation klappt eine erfolgreiche Delegation nicht

Ohne eine effektive Kommunikation klappt Delegation nicht. Effektive Kommunikation heißt, dass Sie sicherstellen, dass

  • alle wichtigen Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden, und
  • dass alle Informationen auch tatsächlich verstanden werden, wie sie gemeint waren. 

Bei der Übergabe sollten Sie als Arbeitgeber betonen, dass Ihnen nicht nur die Erledigung wichtig ist, sondern auch, dass die Verantwortung auch beim Mitarbeiter liegt. Denken Sie auch an folgende 4 Punkte: 

Schnell-Check: So legen Sie die Kompetenzen bei der Delegation fest 

 

Ihre RegelungspunkteErledigt
1. Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
2. Soll ein Zwischenstand kommuniziert werden?
3. Wie weit darf der Mitarbeiter allein entscheiden?
4. Welche Kompetenzen werden ihm verliehen?

Diese Fehler beim Delegieren sollten Sie vermeiden

Auch beim Delegieren lauern Fehlerquellen, die Sie vermeiden sollten. Ansonsten sorgen Sie dafür, dass die Motivation des Mitarbeiters, an den Sie eine Aufgabe delegiert haben, sinkt, und er schlussendlich völlig demotiviert ist. Wenn Sie die folgenden typischen Fehler umgehen, werden Sie erfolgreich sein:

Unklare Vorgaben schaffen Frustration

Beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit einer wichtigen Aufgabe, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass dieser wirklich verstanden hat, was er erledigen soll. Nicht jeder Mitarbeiter gibt Unklarheiten von sich aus zu – fragen Sie deshalb nach, ob noch Fragen bestehen. Als Chef sollten Sie sich zuerst am Abgeben von kleineren Aufgaben probieren. Wenn nämlich bei dieser Übergabe etwas schiefgeht, dann ist das oft nicht dramatisch.

Mischen Sie sich nicht ständig ein

Ein Kardinalfehler: Der Arbeitgeber mischt sich in einen delegierten Auftrag ständig ein. Auch wenn es noch so schwer ist: Lassen Sie Ihren Mitarbeiter allein agieren. Alles andere wäre das typische Mikromanagement, auf das Sie verzichten sollten. Ständiges Einmischen erzeugt nur den Eindruck, Sie würden Ihren Entschluss bereuen und Ihrem Mitarbeiter kein gutes Ergebnis zutrauen. Demonstrieren Sie stattdessen Vertrauen.

Vergessen Sie nicht, zu kontrollieren

Zwar muss der Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten, dennoch gehört die (abschließende) Kontrolle zur Delegation. Nur so können Sie Mitarbeiter für eine gute Arbeit loben und dadurch die Motivation auch für weitere Projekte steigern. Ist die Aufgabe abgeschlossen, sollten Sie mit dem Mitarbeiter ein Reflexionsgespräch führen. Der Mitarbeiter sollte kommunizieren, welche Erfahrungen er gemacht hat und welche Schwierigkeiten evtl. auftraten. Tut er es nicht von sich aus, sollten Sie nachfragen, welche weitere Unterstützung er benötigt. Und wichtig ist auch ein Feedback des Chefs, wie die Aufgabe aus seiner Sicht erfüllt wurde.

Autor: Michael T. Sobik

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