6 Tipps zur Vorbereitung für das persönliche Sponsoren-Gespräch

1. Sammeln von Informationen

Informieren Sie sich über den potenziellen Sponsor, erstellen Sie sozusagen ein Sponsoren-Profil, das Angaben über die Erwartungen und das Engagement des potenziellen Sponsors enthält.

2. Was wird gesponsert?

Klären Sie analog der Präsentationsmappe, für welche Finanz- und Sachmittel, also für welche Art Sponsoring der Sponsor in Frage kommen könnte.

3. Attraktive Gegenleistungen bieten

Überlegen Sie sich, welche auf die Anforderungen des Sponsors zugeschnittenen Gegenleistungen Sie zusätzlich zu denen in der Präsentationsmappe anbieten können.

4. Verbindung schaffen zwischen Sponsor und Verein

Denken Sie darüber nach, wo sich inhaltliche Verbindungen zwischen dem Sponsor oder seinen Produkten und Ihrer Organisation herstellen lassen. Sprechen Sie diese gegenüber dem Sponsor an.

5. Skizzieren Sie den Ablauf des Gespräches

Dazu gehören Ihre Überlegungen, wie Sie das Sponsoren-Gespräch eröffnen wollen. Am besten eignet sich ein lockerer Einstieg – "Smalltalk", z. B. über das Wetter. Es folgt der so genannte Findungsprozess. Es gilt herauszufinden, welche Motive und Gründe für ein eventuelles Sponsoring vorliegen. Danach werden die Vorteile für den Sponsor und die Bedeutung Ihres Projekts herausgestellt. Beim Gesprächsabschluss sollte nicht mehr über das Projekt gesprochen werden, um keine Aussagen zu verwässern und nicht neue Fragen aufzuwerfen. Vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Termin für ein weiteres Sponsoren-Gespräch.

6. Argumentation vorbereiten

Überlegen Sie sich vorher, welche Argumente es für und gegen ein Sponsoring zugunsten Ihrer Einrichtung gibt, und formulieren Sie (in Gedanken oder schriftlich) mögliche Erwiderungen. Am Ende des 1. Gesprächs sollten konkrete Vorstellungen beider Parteien über eine mögliche Partnerschaft herrschen. Ggf. wird der Sponsor noch um Bedenkzeit bitten. Fragen Sie innerhalb einer Woche nochmals nach. Fällt die Reaktion positiv aus, sollten feste Absprachen zwischen beiden Partnern erfolgen. Legen Sie genau fest, wann die Leistungen zu erfolgen haben und welcher Mitarbeiter bei Ihnen dafür verantwortlich ist. Bei Sponsoring in einem größeren Umfang sollten Sie Detailabsprachen schriftlich festhalten, z. B. auf welchen Seiten in Ihren Druckerzeugnissen Anzeigen des Sponsors abgedruckt werden, in welchem Zeitraum Logos des Sponsors auf Ihren Internetseiten erscheinen und wo seine (Messe-)Stände bei einer Veranstaltung aufgebaut werden. TIPP: Halten Sie kontinuierlichen Kontakt zu Ihrem Sponsor. Er sollte selbstverständlich in Ihren Einladungsverteiler einfließen und an einzelnen Abstimmungsrunden teilnehmen.