Klassische Personalakten: Wie Sie Personalunterlagen optimal organisieren

Von A wie Abfindung bis Z wie Zwischenzeugnis reicht die Liste der Unterlagen, die in der Personalregistratur Platz finden müssen. Diese (Original-)Unterlagen sind brisant: Konflikte, Kündigungen und andere Auflösungen von Arbeitsverhältnissen können aus aktuellem Anlass sehr bedeutsam werden. Wer diese Dokumentensammlungen zu führen und zu pflegen hat, muss auf den Ernstfall vorbereitet sein.

Schwerpunkt Originaldokument

Heute werden in der Personal-Registratur nur noch selten Massenbelege wie Stundenzettel, Urlaubsmeldungen oder Formulare für die Gleitzeitabrechnung gesammelt. Diese Aufgabe hat die automatisierte Arbeitszeitwirtschaft übernommen.

Deshalb sind Personalakten heute zumeist Sammlungen von Originaldokumenten. Diese Unterlagen sind die Basis des Arbeits- und Einstellungsverhältnisses: Bewerbungsunterlagen und Führungszeugnisse, Arbeitserlaubnisse (bei Ausländern) und natürlich der Arbeitsvertrag.Hinzu kommen die Unterlagen, in denen die Entwicklung des Arbeitsverhältnisses dokumentiert wird: Beurteilungen und Vertragszusätze, Abmahnungen, Dokumente über Weiterbildung und Qualifikation sowie – besonders wichtig – Unterlagen über Beteiligungen, Abfindungen, Patente und andere Gegebenheiten, aus denen besondere Besitzstände innerhalb des Unternehmens resultieren.

Vermeidung von Risiken

Arbeitsverhältnisse geraten immer mehr aus dem Gleichgewicht. Wer diese Dokumente zu organisieren hat, muss jederzeit darauf vorbereitet sein, dass sie als Material für Auseinandersetzungen zwischen Mitarbeitern (sowie dem Betriebsrat) und der Geschäftsleitung benötigt werden. Deshalb ist eine möglichst sichere Form der Aufbewahrung von großer Bedeutung – fast wie bei den vollständigen, durchnummerierten Akten, ohne die kein Gerichtsverfahren geführt werden kann.Zweckmäßig und sicher sind dafür relativ aufwändig konstruierte „Personalhefter“, die in ihrem Inneren mehrere Trennblätter und Abheftvorrichtungen haben. So können die verschiedenen Unterabteilungen separat aufbewahrt werden.

Gängig ist eine Unterteilung in folgende Rubriken:

1. Personalien
2. Verträge und Gehaltsfragen
3. Tätigkeiten
4. Gesundheit und Abwesenheit
5. Schriftverkehr
6. Sonstiges

Dank dieser Unterteilung haben Sie einen guten Überblick über den Inhalt der Unterlagen und können auch rasch beurteilen, ob die Akte vollständig geführt wurde (siehe dazu auch ORG-Checkliste „Unterlagen in Personalakten von A–Z“ weiter unten). Personalhefter gibt es aus Karton und aus Kunststoff, als Schnellhefter für die Flachablage, aber auch mit Hängeschiene für den Schreibtischauszug.Praxis-Tipp: Es ist zweckmäßig, dass sich diese Mappen in ihrer Form und möglichst auch in der Farbe sehr deutlich von normalen Akten wie Auftrags- und Kundenmappen unterscheiden. Eine offen und unbewacht herumliegende Personalakte sollte auf jeden Fall sofort ins Auge fallen. Lässigkeit mit streng vertraulichen Unterlagen kann Karrieren in Sekundenschnelle vernichten. Es ist gut, wenn die Mappe selbst dabei mithilft, dass so etwas nicht passiert.

Gelocht/geheftet oder loseblatt?

Grundsätzlich kommt es bei Personalakten auf Vollständigkeit an. Deshalb ist die geheftete Ablage in der Regel der Loseblatt-Ablage vorzuziehen. Es gibt aber einige Personalunterlagen, die nicht gelocht werden dürfen. Dazu gehören das Sozialversicherungsheft (wo noch vorhanden) und die Lohnsteuerkarte. Deshalb haben die meisten Personalhefter auf der Rückseite innen eine Extratasche, in der solche Dokumente sicher aufbewahrt werden können. Es ist aber auch möglich, einfach eine Prospekthülle mit einzuheften.Sehr praktisch sind Personalhefter mit Spezialbedruckung. Hier dient die Vorderseite gleichzeitig als Personal-Stammkarte, in die alle Details eingetragen werden. Im Inneren werden die Unterlagen aufbewahrt.

Inhalt visualisieren durch Signale

Wenn Personalakten als Hängeregistratur geführt werden, dann gibt es die Möglichkeit, sie über die Sichtreiter an der Mappenoberkante ganz besonders gut und vielseitig zu verwalten. So können beispielsweise Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Einsteckschildchen-Farben erhalten. Für fast alle Markensysteme gibt es außerdem Sichtschienen, die statt des üblichen kleinen Reiters auf die Oberkante geklemmt werden. So können die unterschiedlichsten Informationen visuell dargestellt werden, beispielsweise das Eintrittsjahr, die Kalenderwoche des Geburtstags oder Funktion und Stellung im Unternehmen. Auch brisante Informationen können hier verschlüsselt Platz finden. Es gibt heute eine Menge Unternehmen, in denen ein kleiner roter Signalreiter oben rechts nichts Gutes für die Person bedeutet, um die es in der Akte geht.

Handarbeit für Sonderfälle: Vordrucke sparen Zeit und geben juristisch Sicherheit

Die laufende Personalverwaltung der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ist heute weitgehend automatisiert. Handarbeit fällt aber immer dann an, wenn saisonale Aushilfen oder Verstärkung für Sonderaufgaben verwaltet werden. Dann kommen althergebrachte Formulare wieder zum Zuge: Stundenerfassungs- und Tagesarbeitszettel, Formularbücher für Minijobs und das Tageslohnbuch. Die Verwendung dieser fertig vorbereiteten Formulare und Durchschreibebücher ist ausgesprochen empfehlenswert. Sie werden von altgedienten Spezialfirmen herausgegeben, die Kontakt zu den Instanzen und Behörden für Arbeits- und Steuerrecht haben und die Formulare deshalb laufend anpassen. Hier gibt es auch Auskunft darüber, ob ein etwas angestaubtes Formularbuch noch den neuesten Vorschriften entspricht.

Aufbewahrung der Personalakten: Sicher hinter Schloss und Riegel

Diskretion und Vertraulichkeit sind Grundlage der Arbeit in der Personalabteilung. Wo es solch ein Spezialressort noch gibt, da schließt der Abteilungsleiter gründlich ab, bevor er als Letzter in die Mittagspause geht. In modernen, offenen Bürolandschaften ist das schwieriger, weil man den Personalbereich dort nicht richtig sichern kann. Aus diesem Grund sollten Personalakten niemals zusammen mit gängigen Vorgangs- und Terminunterlagen verwaltet werden, sondern in einem eigenen, abschließbaren Behältnis. In kleinen Büros kann das eine feste Stahlkassette mit Platz für ein Dutzend Personalhefter sein. In etwas größeren Organisationen empfiehlt sich ein kleiner Akten- oder Hängeregistratur-Schrank, der ein gutes Schloss hat und in den ausnahmslos Personalunterlagen hineinkommen.

Sonderfall: Außertarifliche Führungskräfte

Ein ganz besonderes Problem sind die Personalunterlagen von außertariflichen Führungskräften mit ihren einzeln ausgehandelten Verträgen über Jahreseinkommen und Gewinnanteile. Diese gehören nicht in konventionelle Behältnisse, sondern in einen Safe. Falls so etwas im Unternehmen nicht vorhanden ist, kann ein entsprechendes Schließfach bei Banken und Sparkassen angemietet werden.Wenn diese Unterlagen nicht der Chef persönlich verwaltet, dann sollten Personalverantwortliche Wert darauf legen, dass diese Akten nur nach dem Vier-Augen-Prinzip zugänglich gemacht werden können. Kenntnisse über Personal-Interna bedeuten in jeder Organisation Macht. Man muss deshalb kontrolliert damit umgehen, damit sie nicht den Akteuren selbst gefährlich werden.

ORG-Checkliste: Unterlagen in Personalakten von A–Z

• Abfindungen 2
• Abmahnungen/Verweise 5
• Allgemeiner Schriftverkehr 5
• Altersversorgung/Versicherungen 2
• Änderungen der Bezüge 2
• Arbeitserlaubnis (bei ausländischen Arbeitnehmern) 6
• Arbeitsgerichtliche Vorgänge 5
• Arbeitsplatzbeschreibung 3
• Arbeitsunfähigkeit 4
• Arbeitsvertrag 2
• Ärztliches Zeugnis/Gutachten 4
• Aufwandsentschädigungen 2
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses 2
• Beförderungen, Versetzungen 3
• Bescheinigungen 6
• Besondere Eigenschaften 3
• Beurteilungen 3
• DEVO-Meldungen Arbeitgeber 2
• Einstellungsuntersuchungen 2
• Empfangsbestätigungen (Firmeneigentum) 2
• Erfindungen/Verbesserungen 3
• Familienstand, Adressenänderungen 1
• Firmen-Pkw/Kfz-Unfallmeldungen 5
• Fortbildungen 3
• Grundbezüge/Zulagen 2
• Jubiläumsgelder 2
• Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse 1
• Mitgliedsbescheinigungen Krankenkasse 4
• Mitteilungen an den Betriebsrat 5
• Mutterschutz/Elternzeit/Kuren 4
• Personalstammblätter/-karten 1
• Polizeiliches Führungszeugnis 1
• Rentenversicherungsunterlagen 4
• Schriftwechsel nach Ausscheiden 5
• Schwerbehinderten-Unterlagen 1
• Sonderurlaub 4
• Sondervergütungen/Beihilfen 2
• Unfallschutz/ASiG 2
• Urlaub 4
• Vermögenswirksame Leistungen 2
• Vertragsänderungen 2
• Vollmachten, Nebentätigkeiten 3
• Vorschüsse/Darlehen/Pfändungen 5
• Wehrdienst 1
• Zwischenzeugnisse 5

Die Zahlen hinter den Begriffen beziehen sich auf die entsprechende Rubrik im Personalhefter (siehe oben).