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Druckkosten im Unternehmen dauerhaft senken

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Quelle: tookapic (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

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Einnahmen und Ausgaben sollten in jedem erfolgreichen Unternehmen in einem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen. Wer zu viel Geld ausgibt und die eigenen Kosten nicht kontrolliert, verliert schnell den Blick für die Wirtschaftlichkeit und verringert so seinen Handlungsspielraum. Dies bezieht sich nicht nur auf große Faktoren wie Personalkosten und Ausgaben für Energie. Auch in kleineren Teilbereichen wie der Beschaffung von Büromaterialien können Unternehmen bei sinnvoller Planung Kosten senken und somit ihr Budget neu strukturieren. Ein Punkt, der hier nicht in Vergessenheit geraten sollte, sind die Druckkosten. Insbesondere in Unternehmen mit einem recht hohen Bedarf an Druckerpapier, Tinte und Toner kann eine Umstrukturierung in diesem Bereich großes Sparpotenzial bergen.

Druckernutzung zentral gestalten

Schon die Anzahl der Drucker in einem Unternehmen ist ein wichtiger Indikator für Wirtschaftlichkeit. Steht in jedem Büroraum ein Drucker zur Verfügung, so frisst dies nicht nur viel zu viel Energie, sondern erhöht auch den Verbrauch von Tinte und Papier. Es mag ein löblicher Ansatz sein, jedem Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens einen Drucker zur Verfügung zu stellen, um Laufwege zu verkürzen und den Komfort zu erhöhen, kostengünstig ist dieses Vorgehen jedoch nicht.

Besser ist es daher, auch bei der Platzierung von Druckern und Kopierern auf Kostensenkung zu achten. So ist es je nach Unternehmensgröße möglich, die Geräte zentral aufzustellen und mehreren Mitarbeitern Zugang zu einem einzigen Drucker zu ermöglichen. Bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist es oft vollkommen ausreichend, wenn sich alle Angestellten einen Drucker teilen. In größeren Unternehmen kann das zentrale Aufstellen eines Gerätes pro Abteilung oder auch Stockwerk sinnvoll sein. Hierdurch vergrößern sich für die Angestellten zwar die Laufwege zum Drucker, dies jedoch sollte nicht zwingend als Nachteil gelten. Denn durch längere Laufwege verringert sich auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, unnötige Dokumente auszudrucken was automatisch Papier und Tinte spart.

Das zentrale Aufstellen eines Druckers bringt jedoch nicht nur die Einsparung von Büromaterial und Druckerzubehör mit sich. Auch die Energiekosten, die durch den Betrieb eines Druckers entstehen, sinken mit der Anzahl der Geräte im Unternehmen. Es lohnt sich daher auf mehreren Ebenen, die Anzahl der Drucker zu senken und eine zentrale Lösung zu finden, die der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter nicht im Wege steht.

Umstieg auf günstigere Materialien

Für jeden Drucker, egal ob Tintenstrahl oder Laser, braucht es Druckerzubehör. Jeder Mitarbeiter sorgt pro Druckauftrag für den Verbrauch von Tinte oder Toner und Papier. Wer in beiden Bereichen Kosten einsparen möchte, sollte sich vor allem auf die aktuell verwendeten Materialien konzentrieren und nach einem möglichen Einsparpotenzial suchen.

Im Bereich von Toner und Tinte ist es daher nicht immer sinnvoll, auf Originalware des Herstellers zu setzen. Auch wenn Druckerhersteller oft die besonders hochwertige Qualität der Tinte und entsprechend auch der Ausdrucke propagieren, stehen günstigere Alternativen dem in kaum etwas nach. Nicht nur Privatleute sondern auch Unternehmer haben daher die Wahl zwischen  

  • Recycling-Tintenpatronen
  • und -Tonerund kompatiblen Tintenpatronen und Tonerkartuschen.  

In beiden Fällen liegen die Beschaffungskosten deutlich unterhalb des Niveaus der Originalprodukte. Bei kompatiblen Tonerkartuschen und Tintenpatronen handelt es sich um Neuware, die von Herstellern nach dem Vorbild des Originals gefertigt werden. Einsparungen im Produktionsprozess und bei der Materialauswahl sorgen hier für günstigere Kosten. Etwas nachhaltiger sind dabei die Recycling-Varianten von Toner und Tinte. Hier werden bereits verwendete und entleerte Patronen und Kartuschen von einem Unternehmen gereinigt, aufbereitet und neu befüllt. Es entfällt dabei die Produktion eines neuen Gehäuses, was für deutlich geringere Kosten sorgt. Unbedingt sollte Unternehmen beim Kauf von Recyclingware oder kompatiblen Produkten auf die gebotene Qualität achten. Es lohnt sich, einen Blick auf Kundenrezensionen zu werfen, um die tatsächliche Leistungsfähigkeit der günstigen Alternativen herauszufinden.

Einsparpotenzial bietet außerdem auch der Wechsel von gewöhnlichem Normalpapier zu Recyclingpapier. Das oft genannte Vorurteil, Recyclingpapier sei optisch wenig ansprechend, ist dank moderner Fertigungstechnologien längst überholt, weswegen sich in der Praxis kaum Unterschiede feststellen lassen. Ein deutlicher Unterschied liegt jedoch oft in den Kosten für das verwendete Papier. „Recyclingpapiere sind in der Regel günstiger als vergleichbare Frischfaserpapiere, da bei der Produktion auf die teure Zellstoffgewinnung verzichtet werden kann. Über längere Zeiträume betrachtet galt bisher die Faustformel: Bei Recyclingpapier lassen sich gegenüber Primärfaserpapier ca. 10 Prozent sparen.“ (Quelle: http://www.umweltinstitut.org/archiv/archiv-energie-und-klima/fachinformationen/recyclingpapier.html)

Verantwortungsbewusstsein und Nachhaltigkeitsgedanken wecken

Den wohl größten Einfluss auf die Höhe der Druckkosten in einem Unternehmen haben die Mitarbeiter. Jede noch so clevere Beschaffungspolitik und auch besonders findige Preisvergleiche relativieren sich schnell, wenn der Umgang mit Ressourcen im Unternehmen wenig verantwortungsvoll stattfindet. Die Aufklärung der Mitarbeiter und das Wecken ihres Bewusstseins für ein umweltschonendes und kostenbewusstes Handeln ist daher das A und O auf dem Weg zu sinkenden Druckkosten. Es lohnt sich in jedem Fall, den eigenen Mitarbeitern Handlungsanweisungen zum Umgang mit Druckern zu geben und die Einhaltung der Vorgaben regelmäßig zu kontrollieren.

So sollten Mitarbeiter die Notwendigkeit eines Ausdrucks stets gründlich hinterfragen. Die Rohfassung einer Pressemitteilung muss beispielsweise nicht zwingend ausgedruckt werden, sondern kann auch auf digitalem Wege mit Kollegen und Vorgesetzten geteilt und überarbeitet werden. Und ist ein Ausdruck dennoch unumgänglich, so genügt oft die Schwarz-Weiß Variante. Auch sollten Mitarbeiter bei Ausdrucken, die nicht zu offiziellen Zwecken genutzt werden, die Auflösung senken und die Druckqualität auf einem niedrigen Level halten. Es kann sich auch lohnen, nur Segmente eines Dokumentes auszudrucken. So können nur eine Seite oder auch ein Absatz eines umfangreichen Textes ausgedruckt werden, was automatisch Tinte und Papier spart. Was den Druck von Präsentationen zur Vorabsicht betrifft, sollten Mitarbeiter nicht jede Folie im DIN A4 Format ausdrucken, sondern in den Druckeinstellungen den Druck mehrerer Folien auf eine Seite wählen. Wer zusätzlich doppelseitig druckt, dies lässt sich meist in den Einstellungen des Geräts dauerhaft festlegen, spart noch mehr Papier.

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