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Eindeutiger geht’s nicht: Wie Sie mit Farben im Büro Übersicht herstellen und Zeit sparen

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Mit Farben im Büro sorgen Sie für Übersicht
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Stellen Sie durch den gezielten Einsatz von Farben an Ihrem Arbeitsplatz ohne größeren Aufwand optimale Ordnung, mehr Übersicht und Zeit sparenden Zugriff her. Tipps erhalten Sie in diesem Beitrag.

Farben als Signale

In den meisten Büros regiert textorientiertes Ordnen von Unterlagen. Mit Einheitsgrau oder wahllos eingesetzten Farben bei Ordnern, Mappen und Notizen wird jedoch ein erhebliches Organisations-Potenzial verschenkt. Denn nichts nimmt der Mensch eindeutiger und schneller auf als farbliche Zuordnungen – Verkehrsampeln sind dafür ein einleuchtendes Beispiel. Durch den gezielten Einsatz von Farben erhalten Sie an Ihrem Arbeitsplatz ohne größeren Aufwand

  • optimale Ordnung,
  • mehr Übersicht und
  • Zeit sparenden Zugriff.

Ordner und Mappen kennzeichnen: So bringen Sie Farbe(n) ins Regal

Ordner und Mappen erhalten Sie farblich sortiert im Bürofachhandel. Das Problem bei größeren Einkäufen besteht jedoch darin, dass Sie im Voraus abwägen müssen, wie viele Teile Sie von welcher Farbe künftig benötigen. Flexibler und preiswerter arbeiten Sie deshalb mit farbigen Klebe-Etiketten, die Sie an einheitlicher Stelle auf den Ordnerrücken und auf dem oberen Rand von Hängemappen anbringen.

Beachten Sie dabei auch die folgenden drei Tipps:

  • Spezielle Büro-Etiketten sind oft nur in blassen Farben erhältlich, weil die Hersteller davon ausgehen, dass diese Etiketten beschriftet werden. Bei nicht optimaler Beleuchtung lassen sich manche Farben dann schwer unterscheiden. Eine bessere Signalwirkung mit kraftvolleren Farben erzielen Sie mit Gefriergut-Etiketten (etwa 35 x 20 Millimeter) vom Lebensmittelhändler.
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  • Bringen Sie Aufkleber nicht unten, sondern oben an den Ordnern an. Denn meist beginnt das Auge im oberen Bereich eines Ordners nach Informationen zu suchen.
  • Für die am häufigsten vorhandene Sachgruppe (Beispiel: Lieferscheine) können Sie auf Farbmarkierungen verzichten, wenn Sie alle anderen Ordner markieren. Denn in diesem Fall entsteht eine eigene Gruppe, die sich von den anderen eben durch die fehlende Markierung abhebt.

 

So bringen Sie Farbe ins Büro: 4 Anwendungs-Beispiele

1. Anwendungs-Beispiel: Ordner thematisch kennzeichnen

Kennzeichnen Sie Ihre Ordner farblich nach Themen bzw. Dokumentensorten. Dafür notieren Sie zunächst alle Themen, die bei Ihnen anfallen, auf einem Blatt Papier. Legen Sie dann die dazugehörigen Farben fest, beispielsweise:

Rot: Mahnungen
Grün: bezahlte Rechnungen
Gelb: Korrespondenz
Blau: laufende Vorgänge
Schwarz: Sonstiges

Ein weiterer Vorteil farblich markierter Ordner ist der, dass Zeitverluste durch Unordnung deutlich verringert werden:

  • Ordner, die nach dem Gebrauch ins Regal zurückgestellt werden, landen zu 99 Prozent in der richtigen Sachgruppe. Denn selbst wenig ordnungsliebende Mitarbeiter haben Hemmungen, einen grün markierten Ordner auf einen freien Platz zwischen lauter rote zu stellen.
  • Das verbleibende eine Prozent, das falsch platziert wird, fällt immerhin sofort auf und kann unproblematisch an die richtige Stelle gestellt werden.

2. Anwendungs-Beispiel: Zusammengehörende Themen innerhalb einer bestehenden Ordnung hervorheben

So praktisch eine A–Z-Sortierung von Hängemappen auch ist, es gibt einen Nachteil gegenüber dem numerischen Ordnungssystem: Sie haben immer nur diese eine Ebene; darunter liegende thematische Zusammenhänge bleiben Ihnen verborgen. Diesen Nachteil können Sie mit dem Farbsystem ganz einfach entschärfen.

Beispiel: Zur Themengruppe „Finanzen“ haben Sie sicherlich diverse Einzelmappen, etwa für

  • Banken,
  • Geldanlagen,
  • Kreditkartenunternehmen,
  • Finanzamt und
  • Daueraufträge.

Vergeben Sie eine bestimmte Farbe für diese Themengruppe. Sie können die einzelnen Mappen dieser Gruppe an ihrem bisherigen – alphabetischen – Platz lassen oder außerhalb dieser Ordnung als Farbgruppe zusammenfassen. In jedem Fall wird sich die Zugriffszeit deutlich verringern.

Diesen Effekt der optischen Bündelung erzielen Sie natürlich bei allen Themen, zu denen es „verstreute“ Mappen gibt, z. B. bei den Themengruppen Mitarbeiter, Versicherungen, Unterricht etc. Sie müssen jedoch nicht alles in ein Farbschema zwingen: Ihr Organisations-Aufwand sollte nicht größer sein als Ihr langfristiger Gewinn an Zeit und Übersicht! Eine farbliche Differenzierung der fünf am häufigsten genutzten Themen genügt zumeist.

3. Anwendungs-Beispiel: Projektunterlagen kennzeichnen

Bei größeren Aufträgen entstehen durch Rückfragen, Änderungen und Ergänzungen etliche Dokumente sowie entsprechender Sortierbedarf. Mit einer farblichen Unterteilung der zu jedem Projekt gehörenden Unterlagenarten sorgen Sie hierbei für Ordnung und Übersicht. Notieren Sie dafür einfach, welche Unterlagenarten bei Ihren Aufträgen oder Projekten entstehen, und weisen Sie ihnen Farben zu.

Beispiele:

Blau: Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Kopien von Belegen über Anzahlungen oder Abschlagszahlungen
Grau: alles rund um die Materialbeschaffung
Gelb: Skizzen, Berechnungen, Entwürfe
Grün: fertige Pläne
Rot: alle neu hinzukommenden Notizen und Korrespondenzen, die erst nach Bearbeitung in die anderen Rubriken überführt werden

Die beiden großen Vorteile dieses Systems:

  • Sie ersparen sich langes Blättern und Suchen. Denn schon nach kurzer Zeit haben Sie sich die farbliche Zuordnung eingeprägt, die fortan für alle Projekte gilt.
  • Sie können eine Rubrik mit einem Handgriff komplett entnehmen: zwecks Bearbeitung, zum Kopieren, für Besprechungen etc.

Welche „Hardware“ Sie für diese Arbeitsablage verwenden, hängt von Ihren persönlichen Anforderungen, Gewohnheiten oder Vorlieben ab. Infrage kommen die folgenden beiden Systeme:

  • Heftung: farbige Ösenhefter, die zusammen in einem auftrags-/projektbezogenen Aktenordner Platz finden.
  • Loseblattablage: Unterteilen Sie eine Hängemappe blitzschnell mit farbigen Aktendeckeln – fertig ist die Sofortablage.

Tipp: Im Bürohandel erhalten Sie außer den herkömmlichen gefalteten Hängemappen auch solche, die einen festen Boden haben, beispielsweise mit zweieinhalb, fünf oder sechs Zentimeter Tiefe. Dort passen auch umfangreiche Unterlagen hinein.

Wird die Mappe eines wachsenden Projekts zu dick, eröffnen Sie einfach eine zweite (und dritte) Mappe. Sortieren müssen Sie hierbei nichts. Denn es reicht, zwei der farbigen Unterteilungen nebst Inhalt mit einem Handgriff einfach umzustellen.

4. Anwendungs-Beispiel: Daten im Zeitplanbuch farblich organisieren

Auch in Ihrem Zeitplanbuch können Sie mit zwei oder mehr Farben für Übersicht sorgen – vor allem dann, wenn Sie nicht viel Platz zur Verfügung haben. Verwenden Sie einen Mehrfarb-Kugelschreiber!

Beispiele für die Farbzuordnung:

Rot: Termine
Schwarz: Telefonate
Grün:
Projekte
Blau: andere Tagesaufgaben

oder:

Grün: Termine
Rot: A-Aufgaben
Blau: B-Aufgaben
Schwarz: C-Aufgaben

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