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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Damit’s auch klappt mit der Terminabsprache

 

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Damit’s auch klappt mit der Terminabsprache

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

 

das reibungslose Terminmanagement für den Chef ist unser tägliches Brot.<br/>

Dabei werden Sie – genau wie ich – den Großteil der Termine, die Sie vereinbaren, per E-Mail bestätigen. Der Grund: Schneller und unkomplizierter geht’s nicht. Mündliche Terminabsprachen dagegen sind immer gefährlich, weil Sie – falls irgendetwas einmal nicht klappt – nicht beweisen können, dass der Termin so und nicht anders abgesprochen war. Ich denke, deswegen hat jede Sekretärin schon mal ein paar Stunden in Teufels Küche verbracht.

 

 

 

Viele Termine werden Sie über die Outlook-Funktion vereinbaren. Das ist auch völlig in Ordnung. Was interne Termine anbelangt, die Sie womöglich vorher schon besprochen haben, kann dies unter Umständen auch  kommentarlos geschehen. Wenn Sie allerdings Termine mit Kunden und externen Geschäftspartnern vereinbaren, sollten Sie immer daran denken, dass Sie auch mit einer knappen Terminbestätigung per E-Mail eine Visitenkarte Ihres Unternehmens, Ihres Chefs und natürlich von sich selbst abgeben.<br/><br/>

Deshalb sind ein oder zwei verbindliche Sätze zusätzlich zur E-Mail-Einladung per Outlook oder mit der Terminangabe im Mailtext ein Muss. Hier eine weniger gelungene im Vergleich zu einer zeitgemäßen und professionellen Terminbestätigungen (viele weitere Beispiel finden Sie übrigens hier ...):<br/><br/>So nicht:<br/>Kickoff-Meeting am 14.03.2011<br/>

Hiermit bitte ich um Ihre Terminbestätigung für den 14.02.2011 um 13:00 Uhr in unserem Hause im Konferenzraum 4.<br/><br/>Besser so:<br/>Kickoff-Meeting am 14.03.2011<br/><br/>

Sehr geehrter Herr Dr. Martens,<br/><br/>

endlich können wir mit dem Projekt xyz starten. Am Montag, 14.03.2011, um 13:00 Uhr treffen sich alle Beteiligten in unserem Konferenzraum 4 im 1. Stock.<br/><br/>

 

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

 

PS: Damit Sie in Zukunft bei Ihren Terminvereinbarungen keine wichtigen Angaben vergessen, finden Sie jetzt in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell eine Checkliste. Mein Tipp: Gehen Sie sie immer kurz durch, bevor Sie eine Termineinladung oder -bestätigung versenden. Sicher sind nicht immer alle der folgenden vorgeschlagenen Angaben notwendig. Trotzdem haben Sie mit dieser Checkliste immer eine gute Gedächtnisstütze.

 

 

 

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