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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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EDV- statt Papierablage

 

Erstellt:

Schaffen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch. Archivieren Sie alle Dokumente eines Auftrags (Beispiel: "Xenos") auf Ihrem PC. Gehen Sie dabei so vor:

1. Scannen Sie alle "Xenos"-Papiere. Platzieren Sie die Daten im EDV-Ordner der bereits vorhandenen Dokumente (E-Mails, Kalkulationen etc.).

2. Erstellen Sie eine Kopie des gesamten Ordners auf CD-ROM (oder auf Diskette, allerdings verfügt eine CD über wesentlich mehr Speicherplatz).

3. Machen Sie Stichproben, ob der neue Datenträger fehlerfrei lesbar ist.

4. Archivieren Sie den Datenträger. Shreddern Sie die Papierdokumente.

5. Erstellen Sie einen EDV-Ordner "Archiviert", und verschieben Sie den "Xenos"-Ordner dorthin.

6. Brennen Sie den "Archiviert"-Ordner später nochmals auf CD - wenn er 600 MB Umfang erreicht hat oder regelmäßig monatlich oder jährlich.

7. Nachdem Sie die neu gebrannte CD geprüft haben, können Sie den "Archiviert"-Ordner löschen - sie haben ja alles 2x kopiert!

In: Smartworking, Bonn

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