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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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So entschuldigen Sie sich elegant für verspätete Antworten

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Von Karin Intveen,

Nicht immer können Sie Ihre Korrespondenz sofort erledigen. Es gibt zu viel zu tun – da müssen Sie Prioritäten setzen. Manchmal ist es auch so, dass Kollegen Ihnen Informationen nicht rechtzeitig zuliefern und Briefe und E-Mails deshalb nicht schnell beantwortet werden können. Aber egal, was auch immer zu der Verspätung geführt hat: Irgendwo sitzt jemand und wartet auf Ihre Antwort. Und dieser Jemand hat keinerlei Ahnung, warum er wartet.

Irgendwann dann ohne ein Wort der Entschuldigung einfach eine Antwort zu schicken ist unhöflich und unprofessionell. Da Sie aber beides nicht sind, kommen Sie um eine kleine Entschuldigung nicht herum. Nur hier nicht tief in die Floskelkiste zu greifen oder sich zu rechtfertigen ist schwierig.

Gekonnt entschuldigen

Ein zu spät herausgegangene Brief oder die E-Mail enthält dann häufig Floskeln wie diese:
Sehr geehrte Frau Müller,

ich bitte um Entschuldigung, dass ich erst jetzt dazu komme, Ihnen zu antworten.
Gut, dass man sich für die Verspätung entschuldigt. Schlecht ist die Formulierung „erst jetzt“, weil sie das Negative verstärkt.
So bitte auch nicht:
Sehr geehrte Frau Müller,

entschuldigen Sie die verzögerte Beantwortung Ihrer Anfrage.
Das ist schlimm. Zwar entschuldigt man sich, jedoch ist die Wortwahl nicht fu?r eine zeitgemäße Korrespondenz geeignet. Die „verzögerte Beantwortung“ erinnert an distanziertes Beamtendeutsch. Diese Formulierung bringt nicht zum Ausdruck, dass es Ihnen wirklich leid tut, dass Sie nicht schneller reagiert haben.
Besser so:
Guten Tag, sehr geehrte Frau Mu?ller,

entschuldigen Sie, dass ich nicht schon früher dazu gekommen bin, Ihnen zu antworten.
Das Wörtchen „verzögert“ wurde durch „nicht schon früher dazu gekommen“ ersetzt. Ein negatives Wort wurde durch eine positive Formulierung ersetzt; dadurch wirkt der gesamte Satz positiv und ernst gemeint.
Oder so:
Sehr geehrter Herr Dr. Müller,

ich hätte Ihnen gern schon früher auf Ihre E-Mail geantwortet. Jetzt habe ich alle Informationen, sodass Sie alles zusammen erhalten.
Oder so, wenn Sie den Geschäftspartner gut kennen und wissen, dass er viel Humor hat und Sie sich trauen, können Sie es mit dieser lustigen Variante versuchen:

Sehr geehrter Herr Müller,

bei meiner großen Schreibtisch-Aufräumaktion fand ich in einem bisher unentdeckten Hohlraum Ihr Schreiben. Nach der Freigabe durch die Archäologen konnte ich es endlich beantworten. Ich danke für Ihr Verständnis.

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