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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wie Sie Richtlinien unmissverständlich formulieren

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Von Karin Intveen,

Sie eilen frühmorgens durch Wind und Wetter vom Personalparkplatz zum Bürogebäude und kommen dort durchnässt und frierend an. Ihr Kollege hat inzwischen sein Auto auf dem Kundenparkplatz direkt neben dem Eingang geparkt und begrüßt Sie wie der Igel den Hasen: „Ich bin schon hier!“ Spätestens jetzt machen Sie sich so Ihre Gedanken.

Ähnliche Stimmungen erzeugt das „Ausleihen“ des Firmen-Lieferwagens für die Fahrt zum Möbelzentrum, das ständige Verlassen des Arbeitsplatzes wegen „Raucherpause“, die ungenierte Nutzung des Kopierers für private Zwecke und das stundenlange Surfen im Internet.

Da stellt man sich doch die Frage: Ist das jetzt allgemein üblich? Macht hier eigentlich jeder, was er will? Wieso wird das stillschweigend geduldet? Oder ist das alles nicht korrekt oder vielleicht sogar eine Straftat?

Solche Gedanken führen unweigerlich zu Konflikten zwischen Firmenleitung und Mitarbeitern oder zwischen den Mitarbeitern, und die belasten das Betriebsklima und beeinträchtigen in erheblichem Umfang Leistungswillen und Leistungskraft. Dennoch: Briefe, mit denen Sie Kollegen reglementieren sollen, Ihnen Vorschriften und Verhaltensregeln präsentieren müssen – nein, diese Art von Briefen schreiben Sie nicht gern.

Mit diesen Formulierungsvorschlägen und Musterbriefen bringen wir Sie auf einen Weg, auf dem Sie unerlässliche Hinweise, Regeln und Vorschriften zielstrebig und klar vermitteln, ohne in den Ruf zu geraten, sich aus Langeweile oder aus hartnäckiger Rechthaberei völlig überflüssige Schikanen auszudenken.

Richtlinien für das Verfassen von Richtlinien 

1. Denken Sie an die Verhältnismäßigkeit der Mittel

Überlegen Sie sich, ob es sich lohnt, wegen irgendwelcher Kleinigkeiten eine E-Mail an die ganze Abteilung zu senden. Lohnt es sich, die ganze Abteilung aufzuscheuchen, wenn drei Tassen nicht in die Spülmaschine gestellt wurden? Regeln Sie alltägliche, minimale, harmlose Konfliktfälle ganz souverän und diskret mit einem freundlichen, aber klaren Hinweis.

2. Stellen Sie klar, dass diese Regelung für alle gilt

Vermeiden Sie es, in den Verdacht zu geraten, eine bestimmte Person oder eine Gruppe besonders zu verfolgen. „Attacken“ gegen eine bestimmte Gruppe fördern Vorurteile und führen zu unnötigen Dauerkonflikten. Sie können einen Kleinkrieg auslösen, der Sie zermürben wird. Selbst als Siegerin haben Sie daran keine Freude! Machen Sie klar, dass es sich um eine Regel handelt, die alle betrifft!

3. Hüten Sie sich vor Verdächtigungen

Wenn Sie sicher sind, dass eine bestimmte Gruppe sich nicht korrekt verhält, dann schreiben Sie auch nur diesen Personenkreis an! Wenn Sie nicht sicher sind, unterlassen Sie solch vage Anmerkungen wie „ich vermute ...“ oder „ich bin mir ziemlich sicher“.

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4. Nutzen Sie die Autorität Ihres Chefs

Machen Sie aus diesen Anliegen keinen persönlichen Kleinkrieg! Es geht ja nicht um Ihre fixen Ideen und Vorstellungen von Ordnung und korrektem Verhalten. Der Leiter des Unternehmens oder Ihrer Abteilung soll die Autorität seiner Position einsetzen, um diese Wegweiser aufzustellen. Schreiben Sie daher ausdrücklich im Auftrag Ihres Chefs oder versenden Sie die E-Mail mit seiner Unterschrift! 

5. Vermeiden Sie unbedingt jede unnötige Eskalation

Sie sind über bestimmte Dauerkonflikte stinksauer und ärgern sich, dass Sie mal wieder in die Rolle der Erzieherin und Hauspolizistin gedrängt werden. Höchste Zeit, mal so richtig auf den Tisch zu hauen und Dampf abzulassen! Ihre Hinweise und Erinnerungen an Regeln werden zu Beschimpfungen, zu regelrechten „Drohbriefen“. – Das ist alles verständlich, aber es wird die Situation verschlimmern. Ihr eigentliches Anliegen gerät in den Hintergrund. Es geht jetzt um einen „Machtkampf“. Bleiben Sie unbedingt auf der Sachebene. Verlagern Sie diese Problemkreise nicht auf die emotional hochexplosive persönliche Ebene. 

6. Fördern Sie mit Ihren Schreiben die Einsicht in den Sinn dieser Richtlinien!

Die Gründe und Hintergründe für die meisten Regelungen sind eigentlich offensichtlich und selbstverständlich. Dass einige Parkplätze unmittelbar am Haupteingang für Kunden und Geschäftspartner oder für Gehbehinderte reserviert sind, hat seinen guten Grund. Jedes Unternehmen lebt von seinen Kunden. Wenn diesen der Zugang erschwert wird, weil Mitarbeiter dort parken, ist das nicht nur unhöflich, sondern auch geschäftsschädigend. Ihre Erinnerungsschreiben sind ein ständiger Kampf gegen die Gedankenlosigkeit! Setzen Sie mit Ihrem Schreiben bei Ihren Kollegen das Nachdenken über diese Situation in Gang.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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