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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Rechnungsprüfung: So vermeiden Sie Kosten fehlerhafter Rechnungen

 
Urheber: Natee Meepian | Fotolia

Von Astrid Engel,

Fehlerhafte Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten - und das nicht nur, wenn der Rechnungssteller Ihnen unberechtigterweise einen überhöhten Betrag in Rechnung stellt.

Rechnungsprüfung: Prüfen Sie Ihre Rechnungen auf Inhalt, Form, korrekte Abbuchung sowie die Pflichtangaben

Eine verborgene, aber weit größere Gefahr, durch fehlerhafte Rechnungen viel Geld zu verlieren, liegt an den strengen gesetzlichen Anforderungen an ein Rechnungsdokument. Das Umsatzsteuergesetz legt nämlich genau fest, wie eine Rechnung auszusehen hat, die auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Auch wenn die Rechnung rechnerisch und sachlich noch so richtig ist: Stimmen die formalen Anforderungen nicht, spielt das Finanzamt nicht mit und verlangt mitunter auch nachträglich die Umsatzsteuer zurück.

Übersehen Sie ab jetzt nichts mehr bei der Eingangskontrolle Ihrer Rechnungen! Holen Sie sich jetzt den kostenlosen Spezial-Report: "Rechnungspflichtangaben: So sichern Sie sich den Vorsteuerabzug" und erfahren Sie, welche 8 Pflichtangaben Ihre Rechnungen unbedingt enthalten müssen!

Darauf müssen Sie bei der Rechnungsprüfung achten

Wollen Sie das wirklich: Geld verlieren, nur weil einige Ihrer Belege fehlerhaft sind? Wohl kaum! Erlauben Sie sich daher bei Eingangsrechnungen keine Nachlässigkeit und gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie jede einzelne Ihrer eingehenden Rechnungen prüfen.

Rechnungen prüfen auf inhaltliche Richtigkeit:

  • Wurden wirklich nur bestellte und gelieferte Produkte beziehungsweise erbrachte Leistungen berechnet?
  • Stimmt der Preis in der Rechnung mit dem vereinbarten Preis überein?
  • Haben sich keine Rechen-, Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen?
  • Wurde der richtige Mehrwertsteuersatz ausgewiesen?

Rechnungen prüfen auf korrekte Abrechnung beziehungsweise Abbuchung:

  • Sind eventuelle Abbuchungen von Ihrem Geschäftskonto zu Recht geschehen?
  • Hat der Abbucher eine Einzugsermächtigung, die noch gültig ist?
  • Stimmt die Höhe der Abbuchung?

Rechnungen prüfen auf formale Richtigkeit:

  • Ist die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt und ist die Adresse korrekt?
  • Liegt Ihnen die Rechnung in Papierform und nicht als Computerdatei, Fax oder E-Mail vor (Letztere akzeptiert das Finanzamt nur mit qualifizierter elektronischer Signatur)?
  • Sind alle Pflichtangaben (siehe Checkliste) enthalten, die der Fiskus für die steuerliche Anerkennung fordert?

Checkliste: Pflichtangaben auf Rechnungen

Auf Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst gelten diese als fehlerhaft und somit als ungültig. Hier finden Sie eine detaillierte Checkliste, mit der Sie Ihre Rechnungen auf die Pflichtangaben und allgemeine Richtigkeit überprüfen können:

1. Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers aufgeführt?

2. Sind Ihr Name und Ihre Anschrift vollständig und korrekt?

  • Nicht die Privat-, sondern die Unternehmensanschrift ist erforderlich!

3. Steht die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers auf der Rechnung?

4. Trägt die Rechnung ein plausibles Datum?

  • Achtung: Gelegentlich ist die Jahreszahl falsch, weil alte Vorlagen benutzt wurden!

5. Hat die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?

6. Ist der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung angegeben? 

  • Monat genügt, wahlweise der Zusatz "Rechnungsdatum = Leistungsdatum"

7. Sind Mengen und Bezeichnung der gelieferten Ware beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung aufgeführt?

8. Ist der Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer) ausgewiesen?

9. Steht der Mehrwertsteuersatz (19 Prozent, 7 Prozent oder der Hinweis "mehrwertsteuerbefreit") auf der Rechnung?

  • Wichtig: Der Hinweis "gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten" reicht nicht aus, weil er die Höhe nicht ausweist!

10. Steht der Mehrwertsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, auf der Rechnung?

11. Falls Sie Skonto- oder Rabattvereinbarungen getroffen haben: Steht auch ein Hinweis darauf auf der Rechnung?

Übrigens: Kleinbetragsrechnungen (weniger als 150 € brutto) erfordern weniger und teilweise andere Angaben.

Eine reibungslose Rechnungsstellung Ihrerseits ist jedoch ebenfalls wichtig, denn sie sichert Ihrem Unternehmen die dringend notwendige Liquidität. Unnötige Fehler, die zu Korrekturen führen oder betriebsprüfungsrelevant sind, verzögern den Geldeingang. Laden Sie sich jetzt kostenlos den Spezial-Report: "Ausgangsrechnungen" herunter und vermeiden Sie die drei häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung.

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