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Worauf Sie jede Ihrer Rechnungen prüfen sollten

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Von Astrid Engel,

Fehlerhafte Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten - und das nicht nur, wenn der Rechnungssteller Ihnen unberechtigterweise einen überhöhten Betrag in Rechnung stellt. Eine verborgene, aber weit größere Gefahr, durch fehlerhafte Rechnungen viel Geld zu verlieren, liegt an den strengen gesetzlichen Anforderungen an ein Rechnungsdokument. Das Umsatzsteuergesetz legt nämlich genau fest, wie eine Rechnung auszusehen hat, die auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch wenn die Rechnung rechnerisch und sachlich noch so richtig ist: Stimmen die formalen Anforderungen nicht, spielt das Finanzamt nicht mit und verlangt mitunter auch nachträglich die Umsatzsteuer zurück. Wollen Sie das wirklich: Geld verlieren, nur weil einige Ihrer Belege fehlerhaft sind? Wohl kaum! Erlauben Sie sich daher bei Eingangsrechnungen keine Nachlässigkeit und gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie jede einzelne Ihrer eingehenden Rechnungen prüfen.

Fehlerhafte Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten - und das nicht nur, wenn der Rechnungssteller Ihnen unberechtigterweise einen überhöhten Betrag in Rechnung stellt. Eine verborgene, aber weit größere Gefahr, durch fehlerhafte Rechnungen viel Geld zu verlieren, liegt an den strengen gesetzlichen Anforderungen an ein Rechnungsdokument. Das Umsatzsteuergesetz legt nämlich genau fest, wie eine Rechnung auszusehen hat, die auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Auch wenn die Rechnung rechnerisch und sachlich noch so richtig ist: Stimmen die formalen Anforderungen nicht, spielt das Finanzamt nicht mit und verlangt mitunter auch nachträglich die Umsatzsteuer zurück. Wollen Sie das wirklich: Geld verlieren, nur weil einige Ihrer Belege fehlerhaft sind? Wohl kaum! Erlauben Sie sich daher bei Eingangsrechnungen keine Nachlässigkeit und gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie jede einzelne Ihrer eingehenden Rechnungen prüfen.

Rechnungen prüfen auf inhaltliche Richtigkeit:

  • Wurden wirklich nur bestellte und gelieferte Produkte beziehungsweise erbrachte Leistungen berechnet?
  • Stimmt der Preis in der Rechnung mit dem vereinbarten Preis überein?
  • Haben sich keine Rechen-, Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen?
  • Wurde der richtige Mehrwertsteuersatz ausgewiesen?

Rechnungen prüfen auf korrekte Abrechnung beziehungsweise Abbuchung:

  • Sind eventuelle Abbuchungen von Ihrem Geschäftskonto zu Recht geschehen?
  • Hat der Abbucher eine Einzugsermächtigung, die noch gültig ist?
  • Stimmt die Höhe der Abbuchung?

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Rechnungen prüfen auf formale Richtigkeit:

  • Ist die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt und ist die Adresse korrekt?
  • Liegt Ihnen die Rechnung in Papierform und nicht als Computerdatei, Fax oder E-Mail vor (Letztere akzeptiert das Finanzamt nur mit qualifizierter elektronischer Signatur)?
  • Sind alle Pflichtangaben (siehe Checkliste) enthalten, die der Fiskus für die steuerliche Anerkennung fordert?

Checkliste: Rechnungen prüfen

  1. Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers aufgeführt?
  2. Sind Ihr Name und Ihre Anschrift vollständig und korrekt? (Nicht die Privat-, sondern die Unternehmensanschrift ist erforderlich!)
  3. Steht die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers auf der Rechnung?
  4. Trägt die Rechnung ein plausibles Datum? (Achtung: Gelegentlich ist die Jahreszahl falsch, weil alte Vorlagen benutzt wurden!)
  5. Hat die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?
  6. Ist der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung angegeben? (Monat genügt, wahlweise der Zusatz "Rechnungsdatum = Leistungsdatum")
  7. Sind Mengen und Bezeichnung der gelieferten Ware beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung aufgeführt?
  8. Ist der Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer) ausgewiesen?
  9. Steht der Mehrwertsteuersatz (19 Prozent, 7 Prozent oder der Hinweis "mehrwertsteuerbefreit") auf der Rechnung? (Wichtig: Der Hinweis "gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten" reicht nicht aus, weil er die Höhe nicht ausweist!)
  10. Steht der Mehrwertsteuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, auf der Rechnung?
  11. Falls Sie Skonto- oder Rabattvereinbarungen getroffen haben: Steht auch ein Hinweis darauf auf der Rechnung?


Übrigens: Kleinbetragsrechnungen (weniger als 150 € brutto) erfordern weniger und teilweise andere Angaben.

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