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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Kennen Sie die Eisenhower-Matrix?

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Von Iris Schuler,

Läuft in Ihrem Unternehmen alles reibungslos oder können Sie Abläufe optimieren? Die meisten Unternehmer können an den betriebsinternen Abläufen noch arbeiten und diese nach und nach verbessern.

Abläufe besser organisieren

Es ist wichtig, dass Sie die Abläufe immer im Blick haben und regelmäßig prüfen, was Sie noch besser machen können. Sprechen Sie dazu auch mit Mitarbeitern und ausgewählten Kunden.

Wie fange ich an?

Es ist hilfreich, wenn Sie die üblichen Arbeitsschritte durchgehen. Schauen Sie nach, was alles vom Auftrag über die Kundendatenerfassung, Produktion, Auslieferung, Montage bis hin zur Rechnungsstellung und dem Kundendienst passiert. Nehmen Sie sich jeden Schritt vor und stellen Sie folgende Fragen:

  • Was ist zu tun?
  • Wer macht was?
  • Warum macht er es?
  • Wann wird es gemacht?
  • Wo soll es getan werden?
  • Wie wird es gemacht?
  • Weshalb wird es nicht anders gemacht? 

Wenn Sie diese Fragen ehrlich beantworten, erkennen Sie Schwachstellen. Sie werden Doppelarbeiten aufdecken und lange Wartezeiten entlarven. Auch lange Suchzeiten oder schlechte Transportwege werden auffallen. Vielleicht verschwenden Sie auch Zeit, weil Sie Kundendaten doppelt erfassen.

Einmal entdeckt, können Sie Fehler gezielt abbauen und für möglichst reibungslose und schnelle Abläufe sorgen. Denken Sie immer daran, dass eingesparte Zeit auch mehr Umsatz bedeuten kann.

Wie geht es weiter

Die Prüfung der Arbeitsschritte ist jedoch nur ein Anfang. Steigen Sie jetzt tiefer in das Thema ein, prüfen Sie jeden einzelnen Schritt noch einmal separat und setzen Sie die richtigen Prioritäten. Im Arbeitsalltag passiert es nämlich häufig, dass Aufgaben nach Dringlichkeit erledigt werden – diese sind jedoch häufig nicht die wichtigsten.

Damit Sie sich nicht verzetteln, können Sie ein Planungssystem anwenden: die Eisenhower-Matrix. Gestalten Sie eine Tabelle mit Spalten für wichtig/unwichtig sowie dringend/nicht dringend.

Daraus ergeben sich 4 Kategorien für Ihre Aufgaben und Sie können in Zukunft besser planen, keine wichtige Aufgabe geht mehr verloren.

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