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Prioritäten bestens im Griff mit der 4+4-Technik

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Prioritäten setzen mit der 4+4-Technik
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Prioritäten sind wichtig für Ihre Aufgabenplanung. Hier finden Sie 4 Fragen, die alle Ihre Prioritätenprobleme lösen!

4 Fragen und 4 Einstufungen für Ihre Prioritäten

Prioritäten sind immer dann lebenswichtig, wenn Aufgaben termingerecht fertiggestellt sein müssen. Doch oft genug bleibt liegen, was schon längst hätte angegangen werden müssen.

Für eine optimale Aufgaben- und Arbeitsplanung haben sich 4 Fragen bewährt, die Sie sich bei allen Prioritätsproblemen stellen sollten:

  • Welche Aufgaben muss ich 1., 2. und 3. erledigen?
  • Welche Tätigkeiten sind zurzeit überflüssig?
  • Welche Vorhaben befinden sich als Dauerzustand auf der langen Bank, obwohl sie für die Zukunft eigentlich wichtig sind?
  • Welche Tätigkeiten sind generell überflüssig?

 

Um diese Fragen sicher und eindeutig beantworten zu können, helfen Ihnen folgende 4 Einstufungen für Ihre Prioritäten:

  1. Ihre Aufgabe ist wichtig und dringlich ...
    ... wenn ein Termin dahinter steht und diese Tätigkeit für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist – oder für Ihre Existenz als Einzelkämpfer.
    Priorität: A. Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung.
  2. Ihre Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend ...
    ... wenn sie zwar wichtig ist, aber noch nicht terminiert werden musste.
    Priorität: B. Möglichst bald terminieren, damit feststeht, wann daraus eine A-Aufgabe werden muss.
  3. Ihre Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant ...
    ... für die aktuell wichtigste Tätigkeit.
    Priorität: C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürfen, in der Regel aktuelle Kopierarbeiten, Korrespondenz, auf Anrufe reagieren. Wenn Sie allein arbeiten, versuchen Sie, diese Dinge en bloc zu erledigen. Ansonsten zählen solche Arbeiten zu den typischen Delegationsaufgaben, die andere ja vielleicht sogar besser erledigen als Sie selbst.
  4. Ihre Aufgabe ist weder wichtig noch dringend
    Priorität: keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

2 Fallen, die Sie beachten sollten

2 tückische Fallen lauern ganz besonders in der Kategorie 2 „Wichtig, aber nicht dringend“. Seien Sie hier besonders wachsam:

  • Falle 1 erleben Sie am eigenen Leibe: B-Aufgaben werden zu spät terminiert und zu lange aufgeschoben. Dies ist ein häufiger Grund für vermeidbaren hohen Arbeitsdruck, Stress und Terminnot.
  • Falle 2 enthält einen besonders gefährlichen Langzeitzünder: Bestimmte B-Aufgaben werden immer wieder in die Warteschleife geschickt, weil sie nicht dringlich erscheinen, obwohl sie für die Zukunft des Unternehmens wichtig sind. Dazu gehören in der Regel innerbetriebliche Maßnahmen wie z. B. Verbesserung von Arbeitsabläufen, Fortbildung, technische Aufrüstung und Modernisierungsmaßnahmen.

Notieren Sie einmal per Brainstorming, welche der B-Ideen (Falle 2) und -Vorhaben Sie immer wieder in den Ruhezustand versetzen. Anschließend favorisieren Sie diejenigen, die Ihnen für Ihr berufliches bzw. betriebliches Fortkommen am wichtigsten erscheinen. Setzen Sie dazu konkrete Aktivitätszeiträume und feste Abschlusstermine. Zum jeweiligen Starttermin muss dann jede dieser Aufgaben unumstößlich zur wichtigen und dringlichen A-Aufgabe werden.

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