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Projekte, Projekte und noch mehr Projekte. Dass der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung weiter rasant zunehmen wird, erscheint...

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Effizientes Projektmanagement: Orientieren Sie sich an dieser bewährten 7-teiligen Struktur

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Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Mark Schmolke,

Sie kennen das? Ein Projekt läuft und läuft, und entweder dauert es viel länger, als alle gedacht haben, oder es wird teurer oder bringt am Ende gar nicht den gewünschten Erfolg? Das muss nicht sein! Wenn bestimmte Regeln eingehalten werden, kommen Projekte auch voran.

Effizientes Projektmanagement

Projekte sollten immer gleich strukturiert werden

Dazu muss man aus dem Projektmanagement keine Doktorarbeit machen oder die entsprechende DIN-Norm durchbuchstabieren (auch wenn es eine solche gibt – es ist die DIN 69901). Es hilft aber ungemein, wenn Sie sich immer an den in der DIN-Norm vorgegebenen Projektablauf halten. Letztendlich schafft eine immer gleiche Grundstruktur nicht nur Sicherheit in den Abläufen, sondern, spätestens, nachdem der Ablauf in Fleisch und Blut übergegangen ist, auch einen schnellen Projektverlauf.

Ein exemplarischen Projektverlauf

Sie hätten gern ein praktisches Beispiel für ein Projekt? Zurzeit beschäftigen sich viele Einrichtungen im Rahmen der Einführung der vereinfachten Pflegedokumentation auch mit der Anschaffung einer neuen Pflegesoftware. Im Folgendem sehen Sie, wie eine solche Einführung im Rahmen eines Projektes aussehen könnte.

1. Projektbedarf: Klären Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, warum bzw. wozu die neue Software notwendig ist.

Beschreiben Sie die Schwächen der bisherigen Dokumentation, und leiten Sie daraus den Bedarf ab, was die neue Software können muss. Beteiligen Sie vor allem auch die Mitarbeiter, die nachher mit der Software praktisch arbeiten sollen.

2. Projektbedingungen: Klären Sie die zu veranschlagende Projektlaufzeit und die notwendigen Ressourcen: „Personal und „„Finanzen. (Achtung: neue Hardware nötig?)

Rechnen Sie für die voraussichtlich notwendigen Ressourcen einen Aufschlag ein! Wer soll das Projekt von Ihrer Seite aus leiten? Oder gibt es eine Steuerungsgruppe? Klären Sie von Anfang an: Wer trifft Entscheidungen, die durch Anpassung notwendig werden?

3. Projektentscheidung: Entscheidung, ob Software eingeführt und welche Software von welchem Anbieter eingeführt werden soll.

Stellen Sie das Projekt zurück, solange nicht gesichert ist, dass der Projektbedarf klar definiert ist und die notwendigen Projektbedingungen wirklich gegeben sind.

Vergleichen Sie, verlangen Sie eine Präsentation, und stellen Sie alle Fragen, die Sie in Schritt 1 zusammengetragen haben. Vereinbaren Sie mit dem Anbieter möglichst Pauschalkosten (mit konkretem Leistungsverzeichnis bzw. „Lastenheft“). Fragen Sie nach Referenzobjekten, und schauen Sie sich die Software ruhig mal vor Ort an.

4. Projektplanung: Klären Sie, wann der beste Zeitpunkt für den Projektstart ist und beschreiben Sie, welche Projektschritte wann erfolgen sollen.

Wählen Sie einen Projektzeitraum,

  • der außerhalb der Hauptferienzeit liegt,
  • zu welchem nicht weitere größere Projekte laufen.

Nehmen Sie den ausgewählten Software-Dienstleister in die Pflicht, und vereinbaren Sie Preisnachlässe für den Fall, dass es zu Projektverzögerungen kommt, die von ihm zu verantworten sind (das müssen Sie sorgfältig dokumentieren). Legen Sie besonderen Wert auf gute praxisnahe Schulungen der Mitarbeiter.

5. Projektdurchführung: Passen Sie den Projektplan an (wenn es notwendig ist) und machen Sie genügend Zwischenauswertungen.

Kommunizieren Sie dies mit ALLEN Beteiligten und vereinbaren Sie von vornherein die Teilnahme des Software-Dienstleisters.

6. Projektabschluss: Setzen Sie einen konkreten Abschluss, z. B. mit einer kleinen „Projektabschlussfeier“, auf der den nicht betroffenen Mitarbeitern die neue Software einmal vorgeführt wird.

Stellen Sie Ihren Einsatz heraus, aber auch das Engagement der Projektleitung und beteiligten Mitarbeiter.

7. Projektnachbereitung: Machen Sie in sinnvollem Abstand, z. B. nach einem ½ Jahr, eine Evaluation: Ziele erreicht? Verbesserungsbedarf?

Vereinbaren Sie auch hier von vorneherein die Teilnahme des Software-Dienstleisters.

Mein Fazit: Ohne Struktur geht es nicht

Sie sehen es schon: Es gibt in einem solchen Projekt eine Menge zu bedenken. Ohne vernünftige Planung kann man ein solches Projekt nicht stemmen. Aber auch kleinere Veränderungen sollten stets mit einem geordneten Projektplan umgesetzt werden. Sie vermeiden dadurch lästige Nacharbeiten und können etwaige Zweifel Ihrer Mitarbeiter gleich mit einbeziehen.

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