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Kaizen im Büro: 1. Ordnung und Sauberkeit

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Kaizen im Büro: Die Bedeutung von Standards
© VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

Erstellt:

Kaizen im Büro bedeutet die schrittweise, aber fortlaufende Verbesserung. Diese wird in 4 aufeinander aufbauenden Stufen erreicht: Die 1. Stufe behandelt das Thema „Ordnung und Sauberkeit“.

Kaizen im Büro beginnt mit der Stufe „Ordnung und Sauberkeit“. In der Produktion gilt der Grundsatz: „Nur wer diszipliniert Ordnung hält und für Sauberkeit sorgt, kann Qualität produzieren.“ Dieses Motto gilt gleichermaßen im Büro für ein effektives Arbeiten.

Systematisch geht’s leichter: Die „5A-Methode“

Für „Ordnung und Sauberkeit“ sorgen Sie am besten, indem Sie die aus der Produktion bekannte „5A-Methode“ anwenden. Damit stoßen Sie nicht nur konkrete Veränderungen an, sondern stellen auch sicher, dass die Veränderungen durch ein neues Ordnungsbewusstsein bei Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern zur Routine werden und so auf Dauer erhalten bleiben.

Die Buchstaben „A“ der „5A-Methode“ stehen für:

  1. Aussortieren unnötiger Dinge
  2. Aufräumen nach Plan
  3. Arbeitsplatz sauber halten
  4. Anordnungen zur Regel machen
  5. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

1. Aussortieren unnötiger Dinge

Eine extreme Sichtweise zum Thema Wegwerfen hat der brasilianische Unternehmer Ricardo Semmler, der an seine Mitarbeiter die Devise ausgibt: „Werfen Sie alles weg – sogar Verträge! Wenn jemand etwas von Ihnen will, dann schickt er Ihnen gerne eine Kopie.“

Ganz so extrem müssen Sie das wohl in der Praxis nicht handhaben. Die Spielregel lautet jedoch:

Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird.

Es gibt jede Menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herz gewachsen sind, aber seit Jahren nicht mehr benutzt werden oder noch nie gebraucht wurden. Alles, was nicht notwendig ist, kann entsorgt werden. Ergebnis: ein beachtlicher Flächen- und Raumgewinn sowie eine Reduzierung der Suchzeiten.

Sofern Sie beim ersten Termin nicht fertig werden, können Sie übrig gebliebene Bereiche mit Post-its markieren – so sehen Sie sofort, was noch offen ist. Zusätzlich können Sie auf einer To-do-Liste diese Punkte mit Zuständigkeit und Termin notieren.

Praxis-Tipp: „Auf Probe“ entsorgen

Zum Thema „Wegwerfen“ muss man wissen, dass wir von Natur aus alle Jäger und Sammler sind. Deshalb bereitet uns der Gedanke, Dinge wegzuwerfen, Unbehagen. Ein Zwischenschritt, der uns die ganze Sache vereinfacht, ist nun der, Kartons mit Dingen zu füllen, die man zwar nicht mehr am Arbeitsplatz braucht, die man aber noch nicht wegwerfen möchte. Die Kartons können dann im Keller, Archiv oder Lager aufbewahrt werden.

Um zu verhindern, dass sie dort ewig stehen bleiben, sollten sie wie folgt beschriftet werden:

„Dieser Karton gehört ....... (Name). Wenn er nicht bis zum ....... (Datum) geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.“

2. Aufräumen nach Plan

Wenn die nicht benötigten Dinge weggeworfen sind, ergibt sich die nächste Aufgabe zwangsläufig: Die übrig gebliebenen Büroutensilien müssen so aufgeräumt werden, dass sie schnell gefunden und genutzt werden können. Hier geht es also um ein systematisches, nachhaltiges Aufräumen.

Eine Faustformel für die Anordnung von Hilfsmitteln lautet:

  • Alle Hilfsmittel, die immer (täglich) gebraucht werden, müssen unmittelbar am Arbeitsplatz untergebracht werden.
  • Was seltener (wöchentlich) in Benutzung ist, sollte nicht direkt am Arbeitsplatz liegen, aber schnell greifbar sein.
  • Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener), sollte ausgelagert und bei Bedarf geholt sowie gleich wieder zurückgebracht werden.

Außerdem sollten Schränke, Schubladen und Regale nach dem Zugänglichkeits- Prinzip gefüllt werden. Das heißt: Wichtige, häufig benutzte Utensilien kommen in die Fächer/Schubladen, die schnell und einfach erreichbar sind; selten Gebrauchtes kann in unbequem erreichbaren Fächern/Schubladen „ausgelagert“ werden.

3. Arbeitsplatz sauber halten

In regelmäßigen Abständen muss überprüft werden, ob die vereinbarte Ordnung und Sauberkeit beibehalten wird. Erstellen Sie hierfür eine Checkliste „Ordnung und Sauberkeit“. Mit ihrer Hilfe wird gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Bestandsaufnahme gemacht.

4. Anordnungen zur Regel machen

In Japan gibt es folgenden Spruch:

„Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise, etwas zu tun.“

Er dient dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern, aber auch als Grundlage zur Information, Schulung und Beurteilung von Mitarbeitern. Standards müssen dabei objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach sein. Nur so verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten.

Die Grafik oben illustriert die Bedeutung von Standards: Ohne den Keil würde die Kugel nicht nur zum Ausgangspunkt links unten, sondern sogar noch weiter zurückrollen. Das Niveau wäre somit sogar noch schlechter als zu Beginn der Verbesserungsaktivitäten. In der Realität übernehmen Standards die Funktion des Keils.

Der Keil entspricht Standards, mit deren Hilfe die Kugel am Zurückrollen gehindert wird.

Standards für Arbeitsmittel

Für Arbeitsmittel beispielsweise gilt der aus der Produktion bekannte Grundsatz „Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz“.

Das heißt: Standard ist, dass Ablageschälchen, Locher, Tacker, Eingangspost, temporäre Projekte etc. einen eigenen Platz haben und dort auch aufbewahrt werden. Feste Plätze reduzieren nicht nur Suchzeiten. Aufräumzeiten werden ebenfalls kürzer, da Utensilien und Unterlagen schnell und zielsicher zurückgestellt bzw. -gelegt werden können.

Standards für das Aufgabenmanagement

Standards sollten auch für die Bearbeitung von Aufgaben festgelegt werden:

  • Manche Betriebe definieren beispielsweise, wie oft das Telefon klingeln darf.
  • Eine andere häufig etablierte Spielregel ist die, dass jeder Mitarbeiter einen Posteingangskorb auf dem Tisch hat. Eingangspost jeder Art wird generell in diesen Korb gelegt.
  • Oder auch: Mitarbeiter haben die Vorgabe, Anfragen innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Wenn jemand für längere Zeit nicht am Arbeitsplatz ist, kann dies nur gewährleistet werden, wenn Vertreter eingearbeitet und informiert worden sind.

5. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Die Einhaltung von Standards können Sie dadurch erleichtern, dass Sie sie gemeinsam mit den Mitarbeitern festlegen. Anschließend sollten die neuen Spielregeln dann an alle Mitarbeiter verteilt und – sofern möglich – an zentralen Orten (beispielsweise am Kopierer) ausgehängt werden.

Standards müssen dabei nicht nur unbedingt eingehalten, sie sollten auch ständig verbessert werden. Das heißt: Auf der Basis bereits vorhandener Standards erarbeiten Sie für sich oder gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern weitere Verbesserungen, die dann als neue Standards wiederum Optimierungen sicherstellen. So entsteht ein Regelkreis, der auf kontinuierliche Verbesserung zielt.

„Poka Yoke“: Wo Disziplin fehlt, helfen Tricks

In den Bereich der ständigen Einhaltung und Verbesserung von Standards fallen auch Systeme des „Poka Yoke“. Dieser japanische Ausdruck bedeutet frei übersetzt, dass Fehler vermieden werden, bevor sie überhaupt entstehen. Ein Beispiel dafür sind schräg angeordnete Schreibflächen, die sich nicht als Ablageplätze eignen. Damit wird verhindert, dass diese Flächen als Ablagen zweckentfremdet werden.

Praxis-Tipp: Die Verantwortung teilen

Im Zusammenhang mit der Einhaltung der Standards sollte auch darüber nachgedacht werden, Zuständigkeiten für Ordnung und Sauberkeit zu definieren. Bewährt hat sich dabei, dass eine Art Ordnungsdienst für gemeinsam genutzte Räume – wie Besprechungszimmer, Foyer, Küche etc. – unter den Kollegen aufgeteilt wird, mit reihum wechselnder Zuständigkeit.

So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum aktiven Mitmachen

1. Der Blick von außen

In der Praxis beginnt Kaizen im Büro wie jedes andere Projekt auch mit der Dokumentation der Ist-Situation. Hierzu machen Sie Fotos von dem aktuellen Zustand, die dann zum Vorher/Nachher-Vergleich dienen. Zu Beginn einer Kaizen-im-Büro-Aktion sind diese Fotos aber auch wichtig für die Sensibilisierung der Mitarbeiter, indem man die Fotos zeigt und mit dem Hinweis versieht: „So sehen uns Kunden, Kollegen, Lieferanten ...“

2. Das Kofferspiel

Zur weiteren Sensibilisierung eignet sich das Kofferspiel: Zwei Personen erhalten dieselbe kleine kaufmännische Büroaufgabe. Als Hilfsmittel zur Erledigung der Aufgabe erhält der eine Teilnehmer einen organisierten, übersichtlich aufgeräumten, der andere Teilnehmer einen eher chaotischen Koffer. Die Zuschauer werden gebeten zu beobachten, wie viel schneller und besser mit dem aufgeräumten Koffer gearbeitet wird.

Die Ergebnisse dieses Spiels sind immer gleich: Mit dem aufgeräumten Koffer kann 50 bis 100 % schneller und besser gearbeitet werden. Ein weiterer Aspekt des Tests ist die Feststellung, dass der Teilnehmer mit dem guten Koffer seine Aufgabe sichtbar entspannter erledigt.

3. Gemeinsam Entscheidungen treffen

Befragt man die Mitarbeiter, ob es der Firma oder dem Mitarbeiter nützt, wenn schneller, besser und entspannter gearbeitet wird, kommt immer die Aussage: „Beiden!“ Gerade weil Büro-Kaizen einen Nutzen für die Mitarbeiter und das Unternehmen hat, funktioniert es in der Praxis eigentlich immer.

Wichtig ist nur, dass die Mitarbeiter in die Prozesse einbezogen werden und nicht über ihre Köpfe hinweg entschieden wird. Hier gilt der alte Grundsatz: „No involvement, no commitment!“

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