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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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13 Zeitspar-Tipps: Mehr schaffen in der gleichen Zeit

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Astrid Engel,

Kennen Sie das? Der Tag liegt vor Ihnen, acht Stunden Zeit ohne Termine - Sie sind sicher, richtig etwas wegzuschaffen. Dann klingelt das Telefon permanent, laufend meldet Ihr PC den Eingang neuer E-Mails, in die Sie "mal eben kurz hineinschauen" - und sich dann verzetteln. Dann klingelt der Postbote und unvorhergesehenerweise müssen Sie zu einem Kunden fahren. Ergebnis: Abends bleibt der fade Nachgeschmack, nicht wirklich etwas erledigt zu haben.

Da hilft nur eins: Überdenken Sie mal wieder kritisch Ihre Arbeitsweise. In aller Regel gibt es daran immer etwas zu verbessern.

Sparen Sie Zeitfresser ein

Hier sind einige Zeitspar-Tipps für schnelleres und effizienteres Arbeiten:

Tipp 1: Erstellen Sie beizeiten Vorlagen und Textbausteine für Ihre Geschäftskorrespondenz bzw. aktualisieren Sie diese gegebenfalls. Sie sparen Zeit und vermeiden Flüchtigkeitsfehler, wenn Sie Standardtexte nicht jedesmal individuell tippen.

Tipp 2: Das gilt auch für Ihre E-Mail-Korrespondenz: Legen Sie verschiedene Signaturen an - und "PS." mit aktuellen Angeboten aus Ihrem Produkt- und/oder Dienstleistungsangebot.

Tipp 3: Nutzen Sie Ihren Anrufbeantworter! Wenn Sie ungestört arbeiten wollen oder müssen, sollten Sie ohne schlechtes Gewissen Ihren Anrufbeantworter nutzen oder ggf. die Anrufe umleiten auf einen Büroservice (das gilt insbesondere für mobile Dienstleister).

Tipp 4: Lagern Sie aus, was Zeit raubt, Ihnen keinen Spaß macht und Sie von Ihrem eigentlichen Geschäft abhält, z. B. Ihre Buchhaltung und die Steuer. Diese Dienstleistungen kosten Sie nicht viel, und Sie können Sie obendrein von der Steuer absetzen. Also: kleines Geld, große Entlastung!

Tipp 5: Bündeln Sie Aufgaben: Telefonieren Sie Ihre Telefonliste in einem Zeit- und Arbeitsblock ab.

Tipp 6: Das ist bei E-Mails noch wichtiger: Rufen Sie Ihre E-Mails zwei- bis maximal dreimal täglich gebündelt ab - es sei denn, Sie sind z. B. Online-Shop-Betreiber. Dann heißt es natürlich, permanent am Ball zu bleiben, um eingehende Bestellungen schnellstmöglich abzuarbeiten und versenden zu können.

Tipp 7: Wenn Sie dem Rat folgen können, Ihre E-Mails gebündelt abzurufen, schalten Sie auch den akustischen Eingangsmelder Ihrer Mailbox aus. Er führt Sie nur in Versuchung, doch kurz in den Posteingang zu schauen.

Tipp 8: Fassen Sie E-Mails und reale Posteingänge möglichst nur einmal an: öffnen, abarbeiten, ablegen oder löschen bzw. wegwerfen - das sollten Sie in einem Zug erledigen.

Tipp 9: Setzen Sie sich für jede Aufgabe ein Zeitlimit - erstaunlicherweise haben die meisten Menschen innerhalb dieser Zeitspanne ihre Aufgabe auch beendet.

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Tipp 10: Nutzen Sie so oft wie möglich Online-Dienstleistungen. Bestellen Sie Material oder Fachzeitschriften und -bücher online. Wickeln Sie auch Ihre Bankgeschäfte online ab. Das spart Zeit, Benzin und Fahrtkosten!

Tipp 11: Schieben Sie große, schwere und/ oder unangenehme Aufgaben nicht vor sich her. Wenn Sie solche Herausforderungen gleich morgens früh angehen und dann noch in kleine Arbeitsschritte unterteilen, verlieren auch "große Brocken" ihren Schrecken.

Tipp 12: Helfen ebenfalls, Zeit zu sparen: Belohnungen! Beispiel: "Wenn ich um 12 Uhr mit dem neuen Mailing fertig bin, gönne ich mir eine halbe Stunde Jogging, eine Kaffeepause etc." Wichtig: Belohnen Sie sich nur, wenn Sie die Arbeit auch wirklich erledigt haben!

Tipp 13: "Ordnung spart Zeit!" In einem aufgeräumten Büro arbeiten Sie einfach schneller. Oder suchen Sie gerne unter Bergen von Papier die Bestätigung des wichtigen Kundentermins samt Angabe von Zeit und Treffpunkt?

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