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3 Erfolgsprinzipien für Ihren alltäglichen Umgang mit Prioritäten

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Prioritäten: Sorgen Sie für eine gute Basis
© Jeanette Dietl - Fotolia.com

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Um Aufgaben erfolgreich und effektiv bewerkstelligen zu können, müssen Prioritäten gesetzt werden. Organisieren Sie Ihre Prioritäten mit den folgenden 3 Erfolgsprinzipien und schaffen Sie sich so mehr Freiraum.

Um Aufgaben erfolgreich und effektiv bewerkstelligen zu können, müssen Sie Prioritäten setzen. Sonst kann es schnell passieren, dass Sie sich verzetteln und in Kleinigkeiten verlieren. Aber nach welchem System setzt man seine Prioritäten richtig? Organisieren Sie Ihre Prioritäten mit den folgenden 3 Erfolgsprinzipien und schaffen Sie sich so mehr Freiraum.

Das Kiesel-Prinzip: Platz schaffen für die großen Brocken

Sie kennen Ihre Hauptaufgaben – doch wie können Sie dafür sorgen, dass sich diese im dringlichkeitsorientierten Arbeitsalltag nicht zu kurz kommen? Dabei hilft Ihnen das Kiesel-Prinzip:

Stellen Sie sich vor, vor Ihnen stünde ein 10-Liter-Wassereimer, randvoll gefüllt mit Kieselsteinen. Auf die Frage „Was passt noch in diesen Eimer hinein?“ lautet Ihre Antwort wahrscheinlich: „Noch ein paar ganz kleine Kiesel, etwas Sand und vielleicht auch noch etwas Wasser, um die Zwischenräume auszufüllen.“ Auf Ihre Planung übertragen, bedeutet das:

  • Stellen Sie sich die dringenden Aufgaben als die kleinen Kiesel vor, den Sand und das Wasser. Diese füllen unbarmherzig den Eimer, sobald man ihnen die Möglichkeit dazu lässt: den großen Leerraum ebenso wie alle Lücken.
  • Die wirklich wichtigen Aufgaben sollten Sie sich als diejenigen Steine vorstellen, die in keine Lücken passen: groß, schwer und durchaus sperrig. Um Platz zu finden in dem Eimer, müssen sie von Ihnen zuerst hineingelegt werden.

Eine wirklich sinnvolle und konsequente Verteilung der wichtigen Aufgaben (großen Steine) erreichen Sie mit der Wochenplanung. Natürlich sollen Sie sich weiterhin morgens (oder am Vorabend) einen Überblick darüber verschaffen, was Sie tagsüber erledigen wollen. Wichtig ist jedoch, dass die Tages- der Wochenplanung untergeordnet wird. Denn nur so können Sie Ihren Blick über das hinaus richten, was unmittelbar vor Ihnen liegt – über das, was nahe und dringend ist.

Die 3 entscheidenden Vorteile der Wochenplanung:

  1. Mit der Wochenperspektive erhalten Sie einen realistischen Kontext für Ihre Entscheidungen. Das heißt: Die Wochenorganisation bringt den Inhalt – alle Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrem Leben – in den Kontext dessen, was in Ihrem Leben von Bedeutung ist. So können Sie Entscheidungen ohne große Mühe zielgerichtet treffen.
  2. Sie entscheiden über Termine – und nicht die Termine über Sie. Sagen Sie nicht mehr zu Beginn des Tages: „Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen.“ Sondern sagen Sie zu Wochenbeginn: „Ich werde jetzt für diese wichtige Aufgabe einen guten Tag finden und reservieren.“
  3. Sie verschaffen sich Ruhe für Ihre Hauptaufgaben. Wirkliche Sicherheit und Zufriedenheit empfinden Sie immer dann, wenn Sie einige wichtige Aufgaben gut erledigt haben – und nicht, wenn Sie eine Vielzahl dringender unwichtiger Aufgaben hinter sich gebracht haben.

Das Zeitfenster-Prinzip: Jedem Termin Anfang und Ende geben

Notieren Sie sich bei Ihrer Wochenplanung von Terminen und Aufgaben immer ein Zeitfenster (also: von ... bis ... Uhr) und nicht nur ein Stichwort oder eine Anfangszeit. Wenn Sie auf Papier planen, können Sie den entsprechenden Zeitraum auch schraffieren. So sehen Sie besser, wie viel Ihrer Zeit bereits verplant ist.

  • Zeitplan-Software oder Organizer: Geben Sie Zeitfenster für private Aktivitäten oder für strategische Arbeitsaufgaben als Dauerbelegungen ein. So ist dieser Zeitraum automatisch reserviert.
  • Zeitplanbuch: Tragen Sie solche Zeitfenster vierteljährlich für das kommende Quartal ein.

Das Direkt-Prinzip: Sich den Rücken frei halten

Eine weitere Maßnahme, um wirklich in Ruhe an Ihren Hauptaufgaben arbeiten zu können, ist die konsequente Abarbeitung kleinerer Aufgaben nach dem Direkt-Prinzip – also unabhängig von ihrer Dringlichkeit. Das Direkt- Prinzip lautet: Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von vier Minuten erledigen können, bearbeiten Sie sofort.

Ein großer Vorteil des Direkt-Prinzips ist ein psychologischer: Sie halten sich den Rücken frei für die wirklich wichtigen Aufgaben. Wenn Sie diese im Rahmen der geplanten Zeitfenster angehen, haben Sie nicht das Gefühl, dass noch zahllose andere unerledigte Aufgaben auf Sie warten. Weitere Vorteile:

  • Sie bekämpfen effektiv Aufschieberitis – denn Sie erledigen Aufgaben automatisch dann, wenn sie anfallen, unabhängig von (Un-)Lust,
  • Sie arbeiten deutlich effektiver, weil Sie Aufgaben nur einmal zur Hand nehmen, und
  • Sie ersparen sich das Anlegen langer To-do-Listen.
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