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6 Schritte, mit denen Sie Ihre Aufgaben nicht mehr auf morgen verschieben

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Diese 6 Schritte helfen Ihnen, das sogenannte Mañana-Syndrom abzubauen und Tätigkeiten und Aufgaben nicht auf kommende Tage zu verschieben.

Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Was sich so einfach anhört, ist im Berufsleben nicht immer und nicht für jeden leicht zu befolgen. Es fehlt an einem vernünftigen Zeitmanagement. Aufgaben auf morgen (mañana) zu verschieben, ist dann oft einfach zu bequem.

Mit den folgenden 6 Schritten schaffen Sie es, Ihre Aufgaben im Rahmen eines guten Zeit- und Aufgabenmanagements sofort in den Griff zu bekommen.

1. Schritt für ein gutes Aufgabenmanagement: Legen Sie eine Liste an

Wenn Sie alle bisher aufgeschobenen Aufgaben / Tätigkeiten schwarz auf weiß vor sich sehen, verlieren diese ihren „namenlosen Schrecken“ und werden konkret, fassbar und somit leichter zu bewältigen. Wägen Sie die Gründe für das Aufschieben gegenüber den Vorteilen ab, die Sie bei Erledigung erwarten können. Überwiegen die Gründe für das Aufschieben, streichen Sie das Vorhaben endgültig oder geben Sie es ab. Überwiegen die Vorteile bei  Erledigung: Machen Sie sich an die Arbeit!

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2. Schritt: Setzen Sie Prioritäten

Konzentrieren Sie Ihre Kräfte und Energie auf die wichtigen Tätigkeiten und Aufgaben und vernachlässigen Sie Nebensächliches. Die so genannte ABC-Analyse kann Sie dabei unterstützen:

  • A-Aufgaben (= sehr wichtig) sind die Aufgaben / Tätigkeiten, auf die Sie sich voll konzentrieren müssen, die Sie nicht delegieren können und für die Sie die meiste Zeit ansetzen müssen.
  • Für B-Aufgaben (wichtig) dürfen Sie nicht so viel Zeit investieren. Sie können sie auch delegieren.
  • C-Aufgaben (weniger wichtig) machen meistens die Masse der Aufgaben/Tätigkeiten aus. C-Aufgaben sollten in der kürzesten Zeit erledigt oder ganz aufgegeben werden.

Gehen Sie in Ihrem Zeitmanagement nun nach folgender Prioritätenskala vor:

  • Reservieren Sie 65 % der täglichen Arbeitszeit für A-Aufgaben.
  • Setzen Sie 20 % der Arbeitszeit für B-Aufgaben an.
  • Verwenden Sie auf keinen Fall mehr als 15 % der Zeit für C-Aufgaben.

3. Schritt: Finden Sie Ihre individuelle Arbeitsmethode

Das Verfolgen und Erreichen Ihrer Ziele sollte Spaß machen. Daran sollte Sie auch Ihr Aufgabenmanagement nicht hindern. Ob Sie die anstehenden Tätigkeiten des Tages aufschreiben, eine To-do-Liste anlegen und an jede erledigte Aufgabe einen dicken Haken machen – oder ob Sie andere Formen finden, Ihre Arbeitsschritte und -erfolge des Tages zu visualisieren, bleibt Ihnen überlassen. Probieren Sie aus, was Ihnen persönlich den erforderlichen Überblick, Freude und Befriedigung gibt.
Für längerfristige Aufgaben bietet sich die „Pain-to-Power-Chart“-Methode an: Sie basiert auf der Tatsache, dass das Nichterreichen oder Nichtverfolgen eines Tageszieles Sie belastet („pain“). Das aktive Angehen oder Erreichen eines Zieles beflügelt Sie hingegen und gibt Ihnen Zufriedenheit und Kraft („power“).

  • Schreiben Sie Ihr Ziel auf eine Karte (siehe unten) und unterteilen Sie den Weg dorthin in Teilabschnitte. Sie können diese auch explizit benennen.

PAIN ----->--------->----------->---------->---------->--------> POWER

  • Hängen Sie die Karte gut sichtbar an eine Pinnwand und stecken Sie eine Nadel immer genau an die Stelle zwischen „Pain“ und „Power“, an der Sie sich momentan sehen.
  • Wenn Sie einen Teilabschnitt erreicht oder eine Teilaufgabe erledigt haben, rücken Sie die Pinn-Nadel weiter nach rechts.

Frisch motiviert

Prof. Dr. Huber, der inzwischen an einem Training für Führungskräfte mit Personalverantwortung teilgenommen hat, erstellt sich nach seiner Rückkehr eine „Pain-to-Power“-Karte und hängt diese an die Pinnwand neben seinem Schreibtisch. Die Pinn-Nadel steckt er zunächst nahe „Pain“. Danach unterteilt er die anstehenden Personalangelegenheiten in A-, B- und C-Aufgaben. Frisch durch das Training motiviert, hofft er, seine Pinn-Nadel schon bald nach rechts wandern lassen zu können.

4. Schritt: Unterteilen Sie bisher aufgeschobene Aufgaben

Viele Tätigkeiten und Aufgaben verlieren durch das Aufteilen in einzelne Schritte ihren Schrecken, weil sie sich als weit weniger komplex herausstellen als ursprünglich gedacht. Der Grund: Sie werden nicht nur greifbarer und damit auch besser planbar, sondern Sie können auch klarer die hierfür benötigte Zeit und den Aufwand einschätzen. Unter Umständen lassen sich Teilaufgaben auch zwischendurch erledigen. So kommen Sie Ihrem Ziel kontinuierlich näher,  anstatt eine Sache komplett vor sich her zuschieben, weil Sie nicht genug Zeit am Stück haben. So managen Sie Ihre Zeit häppchenweise im Rahmen eines Zeitmanagements.

5. Schritt: Belohnen Sie sich

Gönnen Sie sich nach jedem erfolgreichen Schritt etwas Schönes, sei es nur eine Kaffeepause oder ein paar Dehnübungen. Es ist wichtig, dass Sie sich nicht nur über Unerledigtes klar werden, sondern auch das Erreichte schätzen lernen. Mit jedem erreichten Zwischenschritt wächst Ihre Motivation zur Bewältigung der nächsten Teilaufgabe.

6. Schritt: Ziehen Sie jeden Abend ein Resümee

Kontrollieren Sie am Ende jedes Arbeitstages, ob Sie das, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben, auch tatsächlich erledigt haben. Wenn dies nicht der Fall ist, dann fragen Sie sich nach den Ursachen und übernehmen Sie das Unerledigte in die Planung für den nächsten Tag.

Praxis-Tipp:

Manche Dinge erledigen sich allerdings auch tatsächlich von selbst und erweisen sich als komplett unnötig. Auch diese Möglichkeit sollten Sie nicht außer Acht lassen!

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