Zeitmanagement oder doch nur die völlige Überoptimierung?

Mittlerweile ist es beinahe zum geflügelten Wort geworden, dass man dringend einmal sein Zeitmanagement optimieren muss, wenn man einen Punkt, den man dringend erledigen wollte, zeitlich nicht geschafft hat. Zeitmanagement als Allheilmittel der Selbstorganisation, aber ist das wirklich so?

War es bis vor einiger Zeit noch möglich, seinen Terminplan selbständig zu führen, so sind wir mittlerweile durch die ständige Erreichbarkeit und die Kommunikation auf allen Kanälen recht fremdbestimmt, wenn es um unsere Zeiteinteilung geht. Doch ganz so ist es nicht. Mit den richtigen Zeitmanagement Methoden können wir wieder mehr Freiraum für eigenständiges Entscheiden und Arbeiten erlangen.

Nicht alle Zeitmanagement Methoden sind für jeden gleichermaßen geeignet. Probieren Sie aus, welche Ihnen helfen, entspannter zu werden.

Zeit kann doch  nicht verschwinden, oder vielleicht doch?

Der erste Schritt zu einem verbesserten Zeitmanagement muss immer die Analyse sein, an welchen Stellen des Tages uns Zeit verloren geht. Dazu ist aber auch erst einmal wichtig, dass Sie sich bewusst machen, wofür Sie mehr Zeit benötigen. Diese Analyse ist richtig, um die richtigen Freiräume zu schaffen.

Möchten Sie sich also im Beruf mehr um die großen Projekte kümmern? Oder haben Sie das Gefühl, dass Sie Ihrer Führungsaufgabe nicht mehr gerecht werden können, weil Sie viel zu viel mit operativen Projekten beschäftigt sind oder möchten Sie mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen und Ihren Tagesablauf insgesamt optimieren?

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, welchen Zweck Sie mit Ihren Optimierungsmaßnahmen verfolgen, wird es auch deutlicher, welche der unzähligen Zeitmanagement Methoden für Sie den großen Nutzen bringen. 

Meist verbreitetste Zeitmanagement Methoden

„Getting things done“, was übersetzt so viel heißt wie „Dinge erledigen“ basiert auf dem Grundprinzip Kleinkram von komplexeren Projekten zu unterscheiden und den Kleinkram sofort und schnell zu erledigen, um damit Freiraum für die intensivere Bearbeitung der komplexeren Projekte zu haben.

Die Eisenhowermethode legt zur Priorisierung der Aufgaben lediglich die beiden Kriterien „wichtig“ und „dringlich“ an und erstellt daraus eine Matrix mit vier Feldern. Dabei sind die Punkte, die in dem Quadranten „wichtig/dringlich“ eingeordnet sind, priorisiert zu bearbeiten. Bei den Punkten, die Sie unter „unwichtig/nicht dringlich“ notieren, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, ob es nicht sinnvoller wäre, diese Punkte direkt von der eigenen Agenda zu streichen.

Für manch einen liegt mit einer „To do Liste“ schon der Schlüssel zu einem verbesserten Zeitmanagement bereit. Notieren Sie sich das angestrebte Ziel und ergänzen Sie die dafür notwendigen Schritte. Je nach Komplexität des Projekts kann es notwendig sein, auch noch Unterschritte zu notieren. Legen Sie dann für jeden Schritt (oder eben auch Unterschritt) den benötigen Zeitaufwand fest und notieren Sie diesen dahinter. Auf diese Art und Weise haben Sie bereits eine sehr effektive erste Zeitmanagement Methode.

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