Zeitmanagement Methoden

Zeitmanagement: Effektive Methoden und Tipps

Wer langfristig unter Zeitdruck arbeitet und eine höhere Produktivität und mehr Gelassenheit anstrebt, sollte sich intensiv mit dem Thema Zeitmanagement auseinandersetzen. Zeitfresser und Zeitdiebe gibt es sowohl im beruflichen Umfeld und ebenso im Privatleben. Derartige Zeitfresser zu identifizieren und zu eliminieren ist der erste Schritt zu einer professionellen Zeitplanung. Dieser Artikel erklärt praxisorientiert, wie man den Begriff Zeitmanagement definieren kann und was der Unterschied zwischen den Begriffen Zeitmanagement und Selbstmanagement ist. Darüber hinaus lernen Sie in der Abhandlung die verschiedenen Methoden des Zeitmanagements, beispielsweise das Pareto-Prinzip und die Alpen-Methode kennen. Ein Blick auf die häufigsten Zeitfresser im Berufsleben rundet den Artikel ab.
Inhaltsverzeichnis

Was ist Zeitmanagement?

Der Begriff Zeitmanagement kann als wichtiger Organisations- und Planungsprozess definiert werden. Ein vorausschauendes und an Zielen festgemachtes Zeitmanagement macht es möglich, die vorhandene Zeit intelligenter einzusetzen. 

Zeitmanagement ist sowohl für den persönlichen als auch für den beruflichen Erfolg wichtig. In unserer digitalisierten und schnelllebigen Welt werden wir in jeder Minute mit neuen Informationen konfrontiert, die uns von unseren Aufgaben und unserer Zeitplanung abbringen können. Zeitmanagement hilft in diesem Fall, Zeitfresser und Zeitdiebe zu erkennen, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.

Um die Zeit effektiv zu managen, ist es essenziell für sich persönlich Ziele und Teilziele festzulegen und alle Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen. In der Praxis helfen Planungswerkzeuge wie Kalender, Aufgabenlisten und Erinnerungen, sich zu organisieren und den Überblick zu behalten. Zeitmanagement ist ein fortlaufender Prozess, bei dem es entscheidend ist, Routinen oder Gewohnheiten zu entwickeln und diese konzentriert zu verfolgen. 

Was ist der Unterschied zwischen Selbstmanagement und Zeitmanagement?

Die Begriffe Selbstmanagement und Zeitmanagement haben Schnittmengen, wobei der Begriff Selbstmanagement ein weiter gefasstes Konzept definiert, das sowohl das Management der vorhandenen Zeit und ebenso das Management einer Person umfasst. 

Selbstmanagement bedeutet:

  • Dass Menschen ihre Grenzen und Fähigkeiten und ihren Energielevel kennen, 
  • Sich persönliche und berufliche Ziele setzen, 
  • Routinen oder Gewohnheiten nutzen, um Ihre persönliche Produktivität und ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zu steigern und 
  • Selbstverbesserung oder Enhancement als wesentliches persönliches Ziel ansehen.  

Als Enhancement bezeichnet man in der Regel bio- und neurowissenschaftlich fundierte Methoden, beispielsweise zur Stimmungsaufhellung oder zu Verbesserung des Wohlergehens. Selbstoptimierung bezieht sich im weiteren Sinne auf Bereiche wie Bildung, Training und Coaching und Meditation. 

Was ist das Ziel von Zeitmanagement?

Das wichtigste Ziel des Zeitmanagements besteht darin, alle anfallenden Aktivitäten so zu organisieren und zu planen, dass die zur Verfügung stehende Zeit effektiv und erfolgsorientiert genutzt wird.

Warum ist Zeitmanagement so wichtig? 

Zeitmanagement ist aufgrund vieler entscheidender Vorteile für jede Person wichtig:

  • Es hilft die Produktivität und Effizienz zu steigern.
  • Durch angewandtes Zeitmanagement werden Fehler und Stress reduziert.
  • Ressourcen können durch Zeitplanung besser genutzt werden.
  • Die persönliche Zufriedenheit kann gesteigert werden.
  • Zeitmanagement hilft, Aufgaben nach Prioritäten zu erledigen.
  • Zeitmanagement trägt zu einer verbesserten Work-Life-Balance bei. 

Was sind die Methoden des Zeitmanagements? 

Zeitmanagement ist ohne Zweifel ein wesentlicher Schlüssel, um Zeitfresser und Zeitdiebe sichtbar zu machen, Aufgaben nach Prioritäten abzuarbeiten und die eigene Zeit planvoll und zielorientiert zu verplanen. Hierbei können die folgenden Methoden, die alle auf unterschiedlichen Ansätzen beruhen, hilfreich sein:

Das Pareto-Prinzip: Priorisierung als effektives Erfolgsmodell

Das Pareto-Prinzip basiert auf der Erkenntnis, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die fehlenden 20 Prozent Ergebnis benötigen im Umkehrschluss mit 80 Prozent des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit. Das Pareto-Prinzip wurde von dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelt und ist ebenfalls als 80/20-Prinzip bekannt. Ursprünglich aus der Untersuchung der Verteilung des Grundbesitzes in Italien entstanden, findet das Pareto-Prinzip heute in unterschiedlichen Bereichen Anwendung. 

Beispielsweise wissen erfolgreiche Verkäufer, dass Sie 80 Prozent ihrer Umsätze mit 20 Prozent ihrer Kunden erreichen. Im Zeitmanagement kann das Pareto-Prinzip ebenfalls angewandt werden, um die eigene Effizienz zu maximieren. Wer Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnet und bearbeitet, ist schneller erfolgreich, da nach dem Pareto-Prinzip 20 Prozent der vorhandenen Zeit ausreicht, um 80 Prozent der Aufgaben zu erledigen. 

Die Anwendung des Pareto-Prinzips ist in allen Berufsfeldern wertvoll und kann helfen, die Produktivität zu verdoppeln. Sie ist ein nützliches Hilfsmittel für jeden, der seine Aufgaben nach Prioritäten ordnen und seine Effizienz maximieren möchte. 

Das Eisenhower-Prinzip: Was man von einem US-Präsidenten lernen kann

Das Eisenhower-Prinzip, ebenfalls bekannt als Eisenhower-Matrix, wurde von Präsident und General Dwight D. Eisenhower entwickelt. Es ist eine Zeitmanagementtechnik, die effektiv hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Das Prinzip besagt, dass wichtige und zeitkritische Aufgaben zuerst erledigt werden sollten. Im zweiten Schritt sollten wichtige, aber nicht dringende Aufgaben bearbeitet werden. Weder wichtige noch dringliche Aufgaben sollten nicht bearbeitet werden. Werden Aufgaben als nicht wichtig, aber zeitkritisch kategorisiert, sollte man sie delegieren. 

WichtigWichtig, aber nicht zeitkritisch?

Eindeutig terminiern
Wichtig und dringlich?

Sofort selbst erledigen
Nicht wichtigNicht wichtig und nicht zeitkritisch?

Nicht bearbeiten
Nicht wichtig, aber dringlich?

Aufgabe delegieren
Nicht dringlichDringlich

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips liegen auf der Hand. Mit der Anwendung spart man Zeit und Energie, da der Fokus auf Aufgaben liegt, die wichtig und dringlich sind. Durch das Erledigen dieser essenziellen Aufgaben wird die Produktivität nachhaltig gesteigert. Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung aufgrund eines klareren Verständnisses, wie eine Aufgabe in den Gesamtplan passt. Durch das Durchdenken der Aufgaben werden unwichtige Aufgaben und Zeitfresser degradiert. Das schafft mehr Pufferzeiten und ermöglicht es, Aufgaben zu delegieren.

Das Eisenhower-Prinzip ist unter anderem ideal für Fach- und Führungskräfte, die viele Projekte bearbeiten sowie für Manager, die den Fortschritt ihres Teams im Auge behalten möchten.

Die Alpen-Methode: Professionelle Technik für mehr Effektivität

Das Akronym ALPEN steht für die folgenden Schritte:

  1. Aufgaben, Termine und Aktivitäten in einer Liste notieren,
  2. Länge und benötigte Zeit einschätzen
  3. Pufferzeiten für die Bearbeitung einplanen,
  4. Entscheidungen treffen,
  5. Nachkontrolle des Zeitplans und Adaptierung.

Beschäftigte in Unternehmen müssen jeden Tag die unterschiedlichsten Aufgaben lösen. Mit der ALPEN-Methode gelingt es, alle Aufgaben zu clustern und die vorhandene Zeit bestmöglich einzuteilen. Hierzu notiert man in einer Liste handschriftlich oder in einer Software digital alle Aufgaben und Tätigkeiten. Im zweiten Schritt schätzt man ein, welche Aktivitätsdauer nötig ist, um die Aufgabe zu bearbeiten. Entscheidend ist eine objektive Schätzung, da der gesteckte zeitliche Rahmen nicht überschritten werden sollte. 

Zeitpuffer für unvorhergesehene Aufgaben oder Störungen sind sinnvoll, um die Zeitplanung nach der ALPEN-Methode proaktiv umsetzen zu können. Es ist zielführend bis zu 60 Prozent der täglich verfügbaren Arbeitszeit einzuplanen und 40 Prozent als Pufferzeit und für Aktivitäten wie berufliche Gespräche und Telefonate einzuplanen. Im vierten Schritt muss entschieden werden, welche Aufgaben Priorität haben und sofort erledigt werden müssen. Zur Priorisierung eignet sich das Eisenhower-Prinzip. Die Nachkontrolle am Ende des Tages hat den Zweck, die Zeitplanung zu überprüfen, Adaptierungen vorzunehmen und aus Fehlern zu lernen. 

Das Pomodoro-Prinzip: Wie man den Zeitplan richtig clustert

Als Pomodoro-Prinzip bezeichnet man eine einfache Technik des Zeitmanagements, bei der es darum geht, die Arbeit in kleinere, überschaubare Einheiten aufzuteilen, um die Produktivität zu maximieren und Ablenkungen durch Zeitdiebe zu minimieren. 

Das Pomodoro-Prinzip unterteilt Aufgaben in 25-Minuten-Intervalle (Pomodoros genannt) mit kurzen Pausen dazwischen. Diese Arbeitsmethode ermöglicht eine bessere Fokussierung und Konzentration auf anstehende Aufgaben, begrenzt Ablenkungen und sorgt für einen Ausgleich durch regelmäßige Pausen. Zu den nachweislichen Vorteilen des Pomodoro-Prinzips gehören eine höhere Effizienz, eine bessere Fokussierung, eine höhere Motivation der Beschäftigten und Produktivitätssteigerungen. 

Was sind die häufigsten Zeitfresser im Berufsleben? 

Zu den häufigsten Zeitfressern im Berufsleben gehören unter andeerem:

  • Ablenkungen durch Social-Media, Pushnachrichten, SMS oder andere digitale Medien,
  • Häufige Unterbrechungen in der Konzentrationsphase,
  • Ineffektive Priorisierung,
  • Unordnung und Chaos im Büro oder in digitalen Ablagen,
  • Aufschieben von wichtigen Aufgaben,
  • Wartezeiten, die nicht sinnvoll genutzt werden können,
  • Fehlerhaftes Delegieren und Perfektionismus,
  • Falsche und ineffiziente Arbeitsmittel,
  • Ausufernde Besprechungen ohne Ziel,
  • Multitasking statt Konzentration auf eine Aufgabe.

5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Zeitmanagement ist eine wesentliche Fähigkeit für jeden erfolgreichen Menschen. Mit proaktiven und erprobten Strategien können Beschäftigte ihre individuelle Produktivität während des Tages maximieren. Mit den folgenden 5 Tipps gelingt es im beruflichen Umfeld, die eigene Zeit besser zu verwalten: 

  1. Setzen Sie Prioritäten: Legen Sie fest, welche Aufgaben für Sie täglich am wichtigsten sind, und konzentrieren Sie sich zuerst auf diese. 
  2. Teilen Sie Aufgaben in kleinere Einheiten auf und setzen Sie sich Ziele und Teilziele.
  3. Legen Sie einen Zeitplan fest: Ein Tagesplan ist hilfreich, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aufgaben, priorisiert nach Wichtigkeit rechtzeitig erledigt werden. 
  4. Vermeiden Sie Ablenkungen: Planen Sie jeden Tag störungsfreie Zeiten ein, in denen Sie sich ausschließlich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können und Telefon, Social-Media & Co. abgeschaltet sind. 
  5. Machen Sie Pausen: Regelmäßige Pausen können helfen, Stress abzubauen und sich länger und effektiver zu konzentrieren.