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Achtung, Zeitfallen! Was Ihr Terminkalender Ihnen verschweigt

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Zeitmanagement
Urheber: BillionPhotos.com | Fotolia

Von Günter Stein,

Angestellte arbeiten im Schnitt 40,2 Stunden pro Woche – Selbstständige bis zu 60 Stunden. Das zeigt: Die Arbeitsbelastung, die Sie sich „aufgehalst“ haben, ist enorm. Doch mit einem kleinen Trick können Sie sich mehr Freiräume verschaffen. Und dabei geht es ausdrücklich nicht um die Termine, die in Ihrem Terminkalender stehen. Es geht um die, die NICHT drinstehen!

Überlegen Sie sich einmal kurz, was Sie hauptsächlich in Ihren Terminplan eintragen – egal ob Sie diesen elektronisch führen oder noch klassisch per Hand. Na, was steht drin? „Eben Termine“, werden Sie jetzt antworten, „für Kundentermine, Messebesuche, Auftragserledigung, Besuche und andere Gelegenheiten, bei denen ich Menschen treffe“.

Und wann hätten Sie den nächsten Termin frei? Gleich morgen Nachmittag, weil da noch nichts im Kalender steht?

Vorsicht, Falle!

Denn in dem Maße, in dem Sie alle terminfreien Zeiten mit weiteren Terminen füllen, bleibt Ihnen zunehmend weniger Zeit für alles andere, was täglich Ihre Arbeitskraft fordert. Hektik, Überlastung und Stress können die mehr als unangenehmen Folgen davon sein.

Ihre eigentliche Arbeit machen Sie zumeist außerhalb von Terminen! Untersuchungen des Schweizer Zeitexperten René Marchand ergaben, dass der Löwenanteil der produktiven Tätigkeiten außerhalb der Ereignisse geleistet wird, die im Kalender stehen. Die wirklich wertschöpfenden Zeiten tauchen in einem Terminplaner selten auf. Trotzdem gilt ein Mensch mit einem vollen Terminkalender als besonders fleißig. In Wirklichkeit hat er seine Zeit erst einmal nur aufgebraucht – aber noch nicht automatisch auch Gewinn bringend verbracht.

Fazit

Leerer Platz bedeutet nicht freie Zeit. Wenn Sie jetzt z. B. den Oktober 2017 in Ihrem Kalender aufschlagen, werden Sie dort wahrscheinlich wenige Eintragungen finden. Ist der Oktober gekommen, werden Sie allerdings ebenso viel Arbeit und wenig freie Zeit haben wie gestern und heute.

Marchand: „Viele Menschen akzeptieren unwichtige Termine in der Zukuntf, weil sie vor einem leeren Kalender sitzen und der Täuschung erliegen, dann noch viel freie Zeit zu haben.“

Gegenstrategien:

  • Legen Sie nicht nur Besprechungstermine, Auftragserledigung etc. fest, sondern auch Ihre Kapazitätsauslastung. Vereinbaren Sie Termine für Ihre geistigen, kreativen und organisatorischen Aufgaben. Veranschlagen Sie dafür Arbeitsstunden, und tragen Sie diese immer in Ihren Kalender ein.
  • Halten Sie langfristig im Voraus mindestens einen halben Tag pro Woche in Ihrem Terminkalender frei. Markieren Sie diese Zeiten mit senkrechten Strichen am Kalenderrand. Nehmen Sie für diese Zeiten nur Termine an, wenn das absolut unumgänglich ist.

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Das Ergebnis: Sie können deutlich entspannter arbeiten und haben Zeitpuffer, die Sie als Selbstständiger immer brauchen, sei es, um die Buchhaltung aufzuarbeiten oder um eine unerwartete Kundenreklamation zu erledigen. Mit so einem konsequent eingeplanten Zeitpuffer geht es einfacher, konzentrierter – und stressfreier! Probieren Sie es aus ... es funktioniert!

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