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Aufgabenmanagement: Die 5 größten Fallen und wie Sie sie erfolgreich bekämpfen

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Vorsicht, (Aufgabenmanagement-)Falle!
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Nicht genug geschafft, zu langsam vorangekommen? Obwohl Sie eigentlich fleißig sind? Gründe dafür und die wichtigsten Erste-Hilfe-Maßnahmen finden Sie hier.

Haben Sie manchmal das Gefühl, nicht genug zu schaffen und zu langsam voranzukommen, obwohl Sie eigentlich fleißig sind? Es gibt eine Reihe von Gründen, die dafür in unterschiedlichem Maß verantwortlich sein können. Die häufigsten fünf stellen wir Ihnen hier vor – natürlich zusammen mit den wichtigsten Erste-Hilfe-Maßnahmen.

Falle 1: Alles selbst machen wollen

Denken Sie daran, dass ein Zehnkämpfer zwar mit Vielseitigkeit beeindruckt, aber in jeder einzelnen Disziplin schlechter ist als ein spezialisierter Kollege. Machen Sie nicht alles zur Chefsache. Gewinnen Sie Zeit und Kraft, indem Sie anderen mehr zutrauen und Aufgaben intern verteilen oder extern vergeben.

Falle 2: Fehlender Ausgleich

Halten Sie Arbeit und Privatleben in Balance. Wenn Sie sich zu sehr über Ihre Arbeit und Ihre beruflichen Erfolge oder vielleicht auch Misserfolge definieren, verlieren Sie auf Dauer Ausgeglichenheit, Gesundheit und Lebensfreude. Warten Sie nicht, bis Sie sich ausgebrannt fühlen, denn gerade dann fehlt Ihnen die Kraft für Veränderungen. Setzen Sie bewusst und regelmäßig Kontrapunkte durch Kultur, Sport, Hobbys und intensive private Kontakte.


Falle 3: Aufgaben übererfüllen

Jedes Prozent zu viel an nicht benötigter Qualität kostet Sie Zeit und Energie. Vermeiden Sie übertriebenen Einsatz, indem Sie ergebnisorientiert arbeiten und Aufgaben nicht übererfüllen. Richten Sie sich dabei nach der 80:20-Regel (falls Sie nicht gerade Fallschirme produzieren): 80 Prozent des Machbaren erreichen Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer Zeit, die übrigen und meistens verzichtbaren 20 Prozent kosten Sie hingegen 80 Prozent Ihrer Zeit.

Falle 4: Umtriebig und fleißig sein, aber zu wenig schaffen

Dass Sie viel arbeiten und alle sehen, wie bienenfleißig Sie sind, muss nicht bedeuten, dass Sie in dieser Zeit genügend wertschöpfende Ergebnisse erringen. Setzen Sie Prioritäten, sagen Sie „Nein“ bei Aufgaben, die nicht die Ihren sind, und versuchen Sie nicht, 20 Dinge gleichzeitig zu erledigen.

Falle 5: Aufschieberitis

Wenn Sie Aufgaben vor sich herschieben, weil sie Ihnen zu groß erscheinen, dann zerlegen Sie sie in Teilaufgaben. Mit 20 kleinen Schritten gelangen Sie schneller ans Ziel als mit einem großen Sprung, zu dem Sie immer wieder Anlauf nehmen, ohne ihn dann zu machen.

Ein weiterer häufiger Grund für das Aufschieben ist fehlende Motivation. Versuchen Sie, die Ursachen dafür zu ergründen. Fehlt es an Know-how? Sind Sie vom Sinn und Zweck der Aufgabe wirklich überzeugt? Könnten in einer als langweilig empfundene Aufgabe nicht doch interessante Aspekte stecken, die Sie bislang übersehen haben?

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