Gratis-Download

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

Jetzt downloaden

Büro aufräumen

4 1 Beurteilungen

Erstellt:

Einen Schreibtisch wie ein unübersichtliches Schlachtfeld halten viele für unvermeidlich oder eben ihren persönlichen Stil. In Wirklichkeit verlieren sie wertvolle Zeit und Energie durch sinnloses Suchen.

So werfen Sie Ballast ab und behalten den Durchblick.

Das Büro aufzuräumen entlastet

Als Erstes tritt all das die Reise in den Papierkorb an, was ohne offensichtlichen Nutzen ist. Dazu gehören alte Zeitungen und Zeitschriften, Telefonbücher des letzten Jahres und Kataloge Ihrer Wettbewerber, die Sie auf schon länger zurückliegenden Fachmessen gesammelt haben! Grundsätzlich verdächtig ist auch jede Art von Papier, um die es „schade“ wäre – etwa Briefpapier mit veralteten Daten bzw. Unterlagen aus Schul- und Studienzeiten.

Nach diesen leichten Fällen wenden Sie sich den etwas komplizierteren „Kandidaten“ zu: Gehen Sie Faxe, Berichte und ausgedruckte E-Mails durch und prüfen Sie, was davon wirklich noch relevant ist oder in die „Ablage Papierkorb“ gehört. Was nicht entsorgt wird, sollte zum entsprechenden Vorgang abgelegt werden, denn im Zweifel findet man die Informationen nur dort. Durchforsten Sie Ihre Archive auch nach Garantie-Urkunden und Gebrauchsanleitungen von Geräten, die Sie gar nicht mehr besitzen, sowie nach CDs mit Sicherheitskopien, deren Inhalte höchstens noch von historischem Wert sind.

Aufgaben planen und sortieren

Eine der Hauptursachen für chaotische Verhältnisse auf dem Schreibtisch sind nur teilweise erledigte Aufgaben. Denn man muss sie immer wieder in die Hand nehmen und traut sich nicht, sie irgendwo anders zu deponieren – einmal aus dem Sichtfeld verschwunden, könnte man sie völlig vergessen. Der Unordnung begegnen Sie im ersten Schritt, indem Sie einen Stapel mit Tätigkeiten, die Sie selbst durchführen müssen, und einen zweiten mit anderen, die Sie delegieren können, bilden.

Der Vorteil: Den Delegationsstapel gehen Sie in regelmäßigen Abständen mit Ihrer Assistenz durch, besprechen die Durchführung und Maßnahmen und sind ihn anschließend los. Verfügen Sie über keine direkten Zuarbeiter, nehmen Sie als täglichen Punkt in Ihrer Tagesordnung „Aufgaben weitergeben“ auf und geben alles weiter, was Sie nicht selbst erledigen wollen. Den anderen Stapel teilen Sie dann in „allgemein“ und „dringend“. In Letzteren gehören vor allem Aufgaben, die nicht nur eilig sind, sondern die Sie auch in überschaubarer Zeit erledigen können.

Nach jedem Arbeitstag sollte dieser Bereich abgearbeitet sein. Andere dringende Aufgaben, für deren Erledigung Sie länger brauchen, legen Sie in eine Wiedervorlagemappe. Was nicht akut dringend ist, selektieren Sie so, dass die Unterlagen platzsparend und strukturiert auf dem Schreibtisch liegen können. Verwenden Sie dazu einfache Trennordner oder Klarsichthüllen.

Optimieren Sie tägliche Durchläufe

Viele Unterlagen werden Ihnen aus Gewohnheitsgründen zugeleitet, obwohl das gar nicht notwendig ist. Dazu gehören Umläufe oder Informationen, die Ihnen nur „zur Kenntnis“ gegeben werden. Wehren Sie sich aktiv dagegen: Schauen Sie sich jeden Umlauf an und streichen Sie sich aus den meisten Verteilern heraus oder bitten Sie darum, dass Ihnen die Daten per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Ein nicht allzu großer Posteingangskorb zeigt Ihnen auf den ersten Blick, welche neuen Papiere Sie erhalten haben. Wenn Kollegen Papierberge bei Ihnen „abladen“, schauen Sie sie sofort durch und geben Feedback, ob Sie diese in Zukunft haben möchten. Machen Sie deutlich, dass es Aufgabe des „Absenders“ ist, diese selektiert zu übergeben und er sich dieser Verpflichtung nicht entledigen kann, indem er Papierberge bei Ihnen ablädt.

Sofortmaßnahmen für Ihre Aufräumaktion

  • Alte Telefonbücher und Adressverzeichnisse wegwerfen.
  • Visitenkarten, deren Daten bereits in Ihre Kontaktsoftware eingetragen wurden, entsorgen.
  • Zeitungen weitergeben.
  • Unterlagen, die Sie schon länger als 3 Monate nicht mehr benötigt haben, nach kurzer Durchsicht ablegen oder ab in den Papierkorb!
  • Informationen von Post-it-Zetteln auf einen Notizblock übertragen.
  • Umläufe kurz durchsehen, abzeichnen und weitergeben.
  • Nicht mehr benötigte Dokumente beim jeweiligen Vorgang ablegen.
  • Aufgaben, die mit einer Aktion (z. B. einem Telefonanruf) zu erledigen sind, durchführen.

Bereiten Sie den nächsten Tag gut vor

Gewöhnen Sie sich an, Arbeitstage mit einem – zumindest oberflächlichen – Aufräumen des Schreibtisches zu beenden. Notieren Sie sich die 3 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag und legen Sie die Unterlagen schon bereit – so starten Sie jeden Morgen ohne Verzögerung. Wenn Sie zur Erledigung die Zuarbeit von Mitarbeitern benötigen, sollten Sie ebenfalls möglichst früh am Tage loslegen, damit Sie bis zum Nachmittag die für den Abschluss notwendigen Informationen und Unterlagen besitzen und am Abend die Sache ad acta legen können.

Tipp: Büroklammern verhaken sich leicht mit anderen Büroklammern, machen Papierstapel unhandlich und bieten keine Sicherheit, dass sie das Zusammengehörige auch wirklich zusammenhalten. Verwenden Sie also lieber Klarsichthüllen oder Heftklammern, wenn Sie mehrere Blatt Papier bündeln wollen.

Organisation & Zeitmanagement

Erhalten Sie mit "Organisation & Zeitmanagement" Organisationstipps für ein effizientes Zeitmanagement im Beruf kostenlos per E-Mail.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Kompetent, wertvoll und effizient im Büro

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg