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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Das Eisenhower-Prinzip: Wie Sie ganz einfach Prioritäten setzen

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Entkommen Sie dauerhaft der Dringlichkeitsfalle: Stets schnell zwischen dringend und wichtig unterscheiden und effektiver arbeiten.
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Entkommen Sie dauerhaft der Dringlichkeitsfalle: Erfahren Sie hier, wie Sie stets schnell zwischen dringend und wichtig unterscheiden können und so effektiver arbeiten.

Unterscheiden Sie bei Ihren Tätigkeiten zwischen dringend und wichtig? Wenn nicht, droht Ihnen die Dringlichkeitsfalle: Sie lassen sich von dringenden Aufgaben vereinnahmen und vernachlässigen diejenigen, die wichtig sind.

Tun Sie jetzt etwas dagegen: Das Eisenhower-Prinzip unterstützt Sie dabei, konsequent Prioritäten zu setzen und Ihre Zielplanung effektiv mit Ihrer Zeitplanung zu verknüpfen. 

Alles dringend? Oder alles wichtig? 

Passiert Ihnen das auch? Sie erledigen Aufgaben, die von außen „eilig“ gemacht werden, sofort – und bei näherer Betrachtung entpuppen sie sich als unwichtig oder delegierbar. Und genau darin besteht eine große Gefahr für Ihre Zeitplanung.

Unterscheiden Sie deshalb: 

  • „Wichtig“ ist die Arbeit, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
  • „Dringend“ heißt: Die Arbeit muss sofort erledigt werden – je nach Wichtigkeit entweder von Ihnen oder von anderen. 

Ein einfaches, aber sehr effektives Hilfsmittel für die Einteilung in Dringendes und Wichtiges ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-General und späteren Präsidenten. Dwight D. Eisenhower hat dieses Verfahren während des Zweiten Weltkriegs angewandt, um mit seinen Mitarbeitern Aktivitäten und Prioritäten festzulegen. 

Die 4 großen Vorteile des Eisenhower-Prinzips 

Mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten Sie erheblich effektiver, denn:

  1. Sie haben ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip für Ihre effiziente Aktivitätenplanung.
  2. Sie gewichten Ihre Aufgaben nach den Gesichtspunkten „wichtig“ und „dringend“.
  3. Sie ordnen Ihre Tätigkeiten nach Prioritäten, erkennen Ihre wichtigsten Aufgaben und arbeiten sie ab.
  4. Sie delegieren Aufgaben, entlasten sich und binden Ihre Mitarbeiter besser ein. 

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip 

Sie können Ihre Tätigkeiten wie folgt einteilen:

  • A: Sie erledigen Ihre Aufgaben sofort und selbst.
  • B: Sie terminieren Ihre Aufgaben.
  • C: Sie delegieren Ihre Aufgaben.
  • D: Sie vernichten Ihre Aufgaben (Papierkorb).

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Für die praktische Anwendung bedeutet das:

  • Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sind A-Aufgaben. Sie müssen sie sofort und persönlich in Angriff nehmen.
  • Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die noch nicht dringend sind, sind B-Aufgaben. Diese können Sie später bearbeiten. Allerdings sollten Sie immer sofort einen Bearbeitungstermin dafür festlegen.
  • Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind C-Aufgaben. Diese sollten Sie komplett delegieren. Befreien Sie sich so weit wie möglich von der „Tyrannei des Dringenden“, und geben Sie solche Aufgaben weiter.
  • Nebensächliche Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch nicht wichtig sind, sind D-Aufgaben. Von solchen Arbeiten müssen Sie zukünftig unbedingt Abstand nehmen. 

Anwendungs-Beispiel: So arbeiten Sie mit dem Eisenhower-Prinzip 

Sabine S. sitzt im Büro. Es ist 9.30 Uhr. Sie hat soeben die Post bearbeitet und verteilt, nun liest sie einen Zeitungsartikel. Um 10.15 Uhr erwartet ihr Chef, Herr Leuschner, den Personalentwickler Vester zu einem Gespräch. Das Telefon klingelt. Herr Leuschner muss für einen erkrankten Mitarbeiter sofort einen Termin in London wahrnehmen. Dazu benötigt er dringend Präsentationsunterlagen.

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergibt sich nun folgende Vorgehensweise: 

  • Der Zeitungsartikel ist eine D-Aufgabe und gehört auf den „Komposthaufen“ oder in den Papierkorb.
  • Das Flugticket soll das (interne) Reisebüro beschaffen (C-Aufgabe, A-Aufgabe jedoch im Reisebüro).
  • Mit dem Personalentwickler muss ein neuer Termin vereinbart werden (B-Aufgabe, Wiedervorlage).
  • Die Präsentationsunterlagen müssen zusammengestellt werden (A-Aufgabe, dringend und sofort). 

Aus Sicht von Herrn Leuschner ergibt sich: 

  • Prospekte und Zeitungsartikel auf den Komposthaufen (D-Aufgabe).
  • Zur Reise benötigte Unterlagen, Tickets, Reisezeiten zusammenstellen; weitere Gesprächstermine verschieben (C-Aufgaben, delegieren).
  • Im Zeitplanbuch vorgesehene Aktivitäten neu terminieren (B-Aufgabe, gleich nach der Präsentation in London).
  • Den erkrankten Mitarbeiter anrufen und persönlich wichtige Informationen über die Gesprächspartner in London einholen (A-Aufgabe).

Fazit: Damit Sie Ihre Aufgaben ohne Zeitdruck oder Stress bewältigen können und unnötige Fehler vermeiden, gilt: Wichtigkeit vor Dringlichkeit.

Wohin mit den vielen lästigen D-Aufgaben? 

Nutzen Sie die Komposthaufen-Technik 

Sie haben drei Möglichkeiten, um Ihren Schreibtisch von D-Aufgaben zu befreien:

  • Sie legen diese Unterlagen auf einen „Komposthaufen“.
  • Sie lassen Unterlagen archivieren.
  • Sie entscheiden sich für den Papierkorb. 

So funktioniert der Komposthaufen:
Legen Sie sämtlichen Lesestoff, der keinen tagesaktuellen Informationswert für Ihre Arbeit hat (wie beispielsweise Zeitungen, Fachzeitschriften, Prospekte und andere interne wie externe Post), auf einen Stapel – den Komposthaufen. 

Den Komposthaufen bearbeiten Sie nur, wenn Sie Zeit dazu haben. Unabhängig davon nehmen Sie aber alle sechs Wochen die unteren zehn Zentimeter oder etwa ein Fünftel des Stapels und werfen das Material ungelesen weg. Denn diese Informationen sind veraltet und damit für Sie wertlos.

Wichtig: Werfen Sie das Material wirklich unbesehen weg! 

Unterlagen, die nicht auf dem Komposthaufen landen, kommen sofort in die Ablage oder in den Papierkorb. Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie die Ablage oder den Papierkorb wählen sollen, überlegen Sie kurz: Ist das Material weder wichtig noch dringend – ab damit in die „Rundablage“, also den Papierkorb. 

Haben Sie Mut zum Risiko, und entscheiden Sie sich für den Papierkorb! Sie entlasten Ihren Schreibtisch und Ihre Ablage. Wenn Sie zweifeln: Schauen Sie sich in Ihrem Büro um, wie schnell die Aktenordner und Aktenschränke um Sie herum gewachsen sind. Wie viele dieser Informationen haben Sie genutzt? Und was werden Sie überhaupt jemals wieder benötigen?

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