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Das sind die 3 goldenen Regeln erfolgreicher Chefentlastung

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Das sind die 3 goldenen Regeln erfolgreicher Chefentlastung

Erfahrene Chefs wissen, wie wichtig ein professionelles Backoffice für sie ist. Denn hinter jedem erfolgreichen Chef steht eine starke, gut organisierte und selbstsichere Assistentin oder Sekretärin. Je besser also Ihre Chefentlastung ist, desto mehr Freiraum hat Ihr Chef, um sich gedanklich wichtigen strategischen Aufgaben widmen zu können.

Das sind die 3 goldenen Regeln erfolgreicher Chefentlastung:

1. Die Basis erfolgreicher Chefentlastung ist eine reibungslose Kommunikation.

Führen Sie eine tägliche Besprechung ein, am besten gleich morgens oder am Vorabend. Dabei besprechen Sie kurz, was anliegt und welche Prioritäten Sie im Sinne Ihres Chefs setzen sollen. Führen Sie für eine optimale Chefentlastung außerdem ein gemeinsames Kürzelsystem ein, das vor allem auch die schriftliche Kommunikation mit Ihrem Chef beschleunigt. So nimmt die E-Mail-Korrespondenz mit Ihrem Chef weniger Zeit in Anspruch, und auch Ihre Notizen schreiben Sie schneller und effizient.
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2. Wirkliche Chefentlastung funktioniert nur, wenn Sie proaktiv arbeiten.

Unterstützen Sie Ihren Chef nach der Devise „mitdenken und vorausdenken“. Leider gibt es immer noch zu viele Sekretärinnen, die nur nach Auftrag arbeiten. Das heißt: Sie erledigen die Aufgaben zwar zuverlässig, die ihr Chef ihnen überträgt. Eine professionelle Assistentin aber geht einen deutlichen Schritt weiter: Sie lässt ihre Fähigkeit zum unternehmerischen Denken und ihre Erfahrung in ihre Chefentlastung mit einfließen und kann deshalb in vielen Bereichen bereits Handlungen einleiten, bevor der Chef überhaupt daran denkt, sie daran zu erinnern.
Beispiel: Ihr Chef erwartet die Delegation eines wichtigen Geschäftspartners aus China. Bevor Ihr Chef Sie überhaupt daran erinnert, haben Sie im Rahmen Ihrer Chefentlastung bereits den Dolmetscher und den Limousinen-Service angefragt, die Hotelreservierung abgesprochen und können Ihrem Chef auch noch ein Sightseeing-Programm für seine Geschäftspartner vorschlagen.

3. Bauen Sie sich für eine optimale Chefentlastung ein funktionierendes Netzwerk auf.

„Ja, und wenn ich dann bereits alles in die Wege geleitet habe und mein Chef will das gar nicht? Was dann?“, werden Sie vielleicht fragen. Hier setzt das „gut geölte“ Netzwerk erfolgreicher Assistentinnen und Sekretärinnen an: Sie haben proaktiv einen Termin bei der Assistentin eines wichtigen Geschäftspartners geblockt, den Ihr Chef unbedingt sprechen wollte, und nun will er das Gespräch doch erst in 14 Tagen wahrnehmen? Kein Problem! Für Sie gehört zur optimalen Chefentlastung, dass Sie eine gute Beziehung zu dieser Assistentin pflegen. Ein Anruf genügt, und sie verschiebt den Termin Ihres Chefs ohne großes Aufheben. Sie haben vorsichtshalber die Hotelzimmer und den Dolmetscher für die China-Delegation vorreserviert? Nun will Ihr Chef ein anderes Hotel für die Gäste, und der Dolmetscher ist seiner Ansicht nach nicht nötig? Weil Sie schon häufig mit dem Hotel zusammengearbeitet haben und die Managerin gut kennen, ist die Stornierung kein Problem. Das Gleiche gilt für den Dolmetscher. Umgekehrt zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber genauso unkompliziert und tun ihnen den einen oder anderen Gefallen. Genau das ist das Öl in einem gut laufenden „Netzwerkgetriebe“ – und wenn Ihr Chef von all dem nichts mitbekommt, auch perfekte Chefentlastung.
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