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E-Mail-Management: 15 ungeschriebene E-Mail-Gesetze

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Stilsicher in Sachen E-Mail-Korrespondenz
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Die großen Vorteile der elektronischen Kommunikation: Sie ist schnell, und sie ist unkompliziert. Das sollte Sie jedoch nicht zu Nachlässigkeiten in Bezug auf die Höflichkeit verleiten. Beachten Sie folgende ungeschriebenen Gesetze.

Die großen Vorteile der elektronischen Kommunikation: Sie ist schnell, und sie ist unkompliziert. Das sollte Sie jedoch nicht zu Nachlässigkeiten in Bezug auf die Höflichkeit verleiten. Schließlich geht es hier trotz aller Technik um die Kommunikation zwischen Menschen. Beachten Sie daher folgende ungeschriebenen Gesetze:

  1. Erleichtern Sie dem Empfänger eine schnelle Zuordnung Ihres Schreibens, indem Sie die Betreff-Zeile aussagefähig ausfüllen. Beispiel: „Blog vom 4.11.2013 zum Thema Internet-Sicherheit“ statt „Blog“. Für Sie hat das zudem oft den Vorteil, dass Ihre Post schneller beantwortet wird.
  2. Anrede und Grußformel gestalten Sie genauso wie bei einem Papierbrief. Schließen Sie Ihre E-Mail also z. B. nicht mit „MfG“, sondern schreiben Sie „Mit freundlichen Grüßen“.
  3. Ans Ende Ihrer E-Mail gehören neben Ihrem Vor- und Nachnamen: Ihre Postadresse, Ihre Telefon- und Faxnummern sowie Ihre E-Mail-Adresse.
  4. Tippfehler in E-Mails werden zwar eher toleriert als in Papierbriefen, was für Sie jedoch kein Maßstab sein sollte. Fehlerhafte Schreiben vermitteln dem Empfänger: „Eigentlich habe ich nicht ausreichend Zeit für Sie.“ Nehmen Sie sich die paar Minuten Zeit, um Ihren Text zu korrigieren.
  5. Fassen Sie sich so kurz wie möglich (höchstens im Umfang einer DIN-A4- Seite), ohne jedoch mit Abkürzungen und anderen unschönen Verknappungen zu operieren.
  6. Schreiben Sie auch per E-Mail so sachlich und offen, wie Sie es per Briefpost tun. Mit Blick auf die Geschwindigkeit, mit der E-Mails in der Regel gelesen werden, sollten Sie jedoch besonders viel Wert auf einfache Verständlichkeit und gute Strukturierung Ihrer Inhalte legen.
  7. Gliedern Sie Absätze optisch mit Leerzeilen, so wie Sie es vom Papier her gewohnt sind. Das verbessert die Lesbarkeit insbesondere am Bildschirm.
  8. Vermeiden Sie Wörter in GROSSBUCHSTABEN – denn in der Welt des Internets bedeutet dies so viel wie „Verärgerung“ oder „Aggression“ bzw. Brüllen.
  9. Versenden Sie keine Dateianhänge von mehreren MB Größe wie etwa datenintensive Fotos und Grafiken. Der Zorn des Empfängers ist Ihnen sicher, wenn er 5 Minuten lang dem Download seiner Post zuschauen muss. Wenn sich das Versenden eines größeren Datenanhangs nicht vermeiden lässt, kündigen Sie die E-Mail vor Versand telefonisch beim Empfänger an.
  10. Statt in einer E-Mail unterschiedliche Themen zu behandeln, ist es sinnvoller, pro Thema eine eigene E-Mail zu senden. Dem Empfänger fällt so das Zuordnen und Bearbeiten Ihrer Anliegen leichter. Außerdem erhalten Sie jeweils schon dann Antwort, wenn eine einzelne Anfrage geklärt wurde – und nicht erst dann, wenn alle Unklarheiten beseitigt sind.
  11. Gehen Sie sparsam mit der Dringlichkeitsfunktion („Priorität“) um. Kennzeichnen Sie nur wirklich dringende E-Mails mit einem Ausrufezeichen.
  12. Das Gleiche gilt für den Gebrauch der Verteilermöglichkeiten (Cc, Bcc): Seien Sie rücksichtsvoll, und schütten Sie nicht alle möglichen Mitmenschen, Geschäftspartner und Kollegen mit für sie nicht wichtigen Informationen zu.
  13. Rufen Sie mindestens zweimal täglich Ihre Postfächer ab, um zügig auf kürzlich eingegangene E-Mails antworten zu können. Beantworten Sie dann auch kurzfristig offene Fragen.
  14. „Emoticons“, die dem technisch dominierten Kontakt etwas Emotionalität verleihen sollen – wie beispielsweise der Smiley –, haben in Geschäfts- E-Mails nichts zu suchen. Das wirkt unseriös.
  15. Sie haben eine E-Mail erhalten und können nicht sofort reagieren? Dann versenden Sie einen kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt melden werden. So kann sich der Empfänger sicher sein, dass seine E-Mail eingegangen ist und sich jemand seiner Sache annimmt.
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