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Effektiver Arbeiten, dank guter Schreibtischordnung - So gehts!

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Mit diesen 6 Schritten halten Sie Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz und auf Ihrem Schreibtisch. Dies führt dazu, dass Sie einen besseren Überblick über Ihre Arbeit und Aufgaben haben und effektiver arbeiten werden.

„Ein Griff und schon beginnt das Chaos“? Viele Schreibtische sehen auch im Zeitalter der Elektronik noch so aus, wie in einer Karikatur. Ein gewisses Maß an Struktur und Aufgeräumtheit ist jedoch sehr hilfreich, um sich die Arbeit zu erleichtern, und damit wichtige Dinge nicht „untergehen“. Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz ist die Voraussetzung dafür, den Überblick zu bewahren, effizient zu arbeiten und Vorgänge rasch wiederzufinden. Auch wenn die äußerliche Ordnung allein Sie kaum vor der Aufschieberitis schützen wird, wird sie dennoch ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg dorthin sein.

Praxis-Tipp:

Bedenken Sie auch, dass Sie im Urlaub oder bei Krankheit vertreten werden müssen, damit wichtige Vorgänge in dieser Zeit nicht liegen bleiben. Wenn Sie jedoch selbst auf Ihrem Schreibtisch nichts (wieder-)finden können, werden Ihre Mitarbeiter / Assistenten / Sekretärin noch größere Probleme haben, sich dort zurechtzufinden.

Mit den folgenden Schritten können Sie Ihren Arbeitsplatz so ordnen, dass Sie den Überblick behalten:

1. Schritt: Halten Sie die wichtigsten Arbeitsmittel parat

Stifte, Terminkalender, Papier und andere Arbeitsmittel, die Sie öfter brauchen, sollten Sie so organisieren, dass Sie immer schnellen Zugriff darauf haben. Am besten platzieren Sie nur das auf Ihrem Schreibtisch, was Sie häufiger benötigen oder was Sie gerade bearbeiten. Den Rest können Sie in Schubladen ordnen. Weiterer Vorteil: Sie haben mehr Arbeitsfläche zur Verfügung und müssen nicht ständig von neuem Platz schaffen.

2. Schritt: Nutzen Sie Hilfsmittel

Setzen Sie Pinnwände, Eingangskörbe oder Wiedervorlagemappen gezielt ein, um eine gewisse Struktur in Ihre einzelnen Vorgänge zu bekommen. Sortieren Sie diese eventuell nach bestimmten Themen wie beispielsweise nach Terminen, Preisen, Telefonnummern.

3. Schritt: Behalten Sie Ihre Stapel im Griff

Meist lässt es sich nicht vermeiden, dass auf jedem Arbeitsplatz Stapel mit Unterlagen entstehen. Lassen Sie diese aber nicht zu undurchdringlichen Bergen anwachsen. Denn: Übersichtliche und geordnete Stapel machen Ihnen das Leben leichter und erhalten Ihnen den Durchblick. Berge hingegen erschweren Ihnen die Arbeit und lassen Sie darüber hinaus nicht gerade im besten Licht erscheinen.

Wie schnell haben Sie wichtige Unterlagen bei der Hand?

Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen bestimmten Vorgang innerhalb weniger Sekunden – zum Beispiel während eines Telefongespräches – zur Hand haben. Würden Sie die Unterlagen sofort finden, oder müssten Sie erst das Telefon aus der Hand legen, um die nötigen Informationen mühsam aus einem wackligen Berg herauszusuchen?

Arbeiten Sie daher entweder mit Kategorien, in die Sie Ihre Unterlagen einordnen, oder sortieren Sie Ihre Unterlagen nach deren Priorität. Auf diese Weise strukturieren Sie nicht nur Ihre Arbeit, sondern Sie erleichtern sich diese auch maßgeblich.

4. Schritt: Wahren Sie Ordnungsregel

Entwickeln Sie eigene Ordnungsregeln, falls es keine allgemein gültigen in Ihrem Unternehmen gibt. Dabei kann es hilfreich sein, zunächst die eigenen Arbeitsabläufe und regelmäßigen Handgriffe zu beobachten und dann die eigene Ordnung darauf abzustimmen.

Praxis-Tipp:

Spätestens vor Ihrem Urlaub sollten Sie Ihrer Vertretung / Ihrem Assistenten / Ihrer Sekretärin die eigene Ordnung erklären, damit er / sie sich auch zurechtfindet. Auf diese Weise beweisen Sie nicht nur, dass Sie Ihre Dinge im Griff haben, sondern auch, dass Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter respektieren und einbinden.

5. Schritt: Erledigen Sie kleine Dinge lieber sofort

Prüfen Sie eingehende Vorgänge immer sofort darauf, ob Sie diese nicht gleich mit relativ wenig Aufwand erledigen können. Dann haben Sie sie auch zügig von Ihrem Schreibtisch – und aus Ihrem Kopf.

6. Schritt: Misten Sie regelmäßig aus

Kurze Aufräumaktionen als tägliches Feierabendritual schaffen Ordnung, Überblick und ein gutes Gefühl, bevor Sie in den Feierabend gehen: Schließlich erwartet Sie am nächsten Morgen kein erdrückendes Chaos, sondern ein überschaubarer Arbeitsplatz, der für neue Tagesaktivitäten bereit ist. Diese Aktion können Sie alternativ auch am Ende der Woche oder zu Monatsende in Angriff nehmen. Sie werden rasch feststellen, dass dies nicht nur Ihren Schreibtisch, sondern auch Sie selbst erleichtert.

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