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Effizientes E-Mail-Management

 

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Vielleicht kommt Ihnen diese Situation ja bekannt vor: Sie sind gerade hochkonzentriert und analysieren das Angebot eines Lieferanten. Plötzlich macht es in Ihrem Rechner "Ping" - ein Zeichen dafür, dass eine neue Mail eingetroffen ist. Sie öffnen diese und lesen sie aufmerksam durch.

Dabei stellen sie fest, dass die Nachricht eigentlich gar nicht dringend und auch nicht wirklich wichtig ist. Doch sie hat Sie aus Ihrem Arbeitsrhythmus herausgebracht.

E-Mails sind im Alltagsgeschäft zwar ein wichtiges Instrument - doch auf die richtige Dosis kommt es auch bei der elektronischen Kommunikation an.

Allzuviel kostet nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Kraft und Nerven. Meine Kollegen aus der „Einkaufsmanager” -Redaktion geben Ihnen heute Tipps, wie Sie Ihre Effizienz mithlfe eines cleveren E-Mail-Managements steigern:

Um möglichst zeit- und kräfteschonend vorzugehen, sollten Sie selbst

  • nur E-Mails schreiben, wenn es wichtige oder dringende Anlässe gibt,
  • so präzise wie möglich schreiben, mit konkreten Aufgaben- und Zeitvorgaben,
  • nicht sofort auf jeden Posteingang reagieren. Manche Themen erledigen sich von selbst, und wenn‘s wirklich mal brennt, folgt der E-Mail garantiert ein Telefonanruf,
  • auf 1-Wort-Antworten verzichten, z. B. die beliebten Smileys.
  • Ihre Mails immer zur gleichen Tageszeit lesen und beantworten; so unterbrechen Sie sich seltener und sparen Zeit,
  • auf das Sortieren von E-Mails im Posteingang verzichten – das können Outlook & Co. viel besser und schneller,

sich für immer wiederkehrende Adressaten eigene E-Mail-Vorlagen schaffen, mit Anrede und Grußformel.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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