Die zahlreichen E-Mails, die täglich für Sie und Ihren Chef eintreffen, stellen keine geringe Herausforderung an Ihre Organisationsfähigkeit dar. Denn schnell ist eine E-Mail übersehen, wandert unbeachtet in der langen Liste weiter nach unten oder wird sogar versehentlich gelöscht. Das macht jedoch beim Absender gar keinen guten Eindruck.
Hier ein hilfreicher Trick, den ich in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside gefunden habe: Betrachten Sie Ihre E-Mails konsequent als Briefe, die zur Bearbeitung auf Ihrem Schreibtisch landen. Wie bei der Postbearbeitung auch gibt es viele Werbebotschaften, die Sie einfach im Papierkorb entsorgen können. Bei allen anderen, die nicht für die Ablage „P“ bestimmt sind, müssen Sie unverzüglich reagieren.
Beim E-Mail-Management ganz wichtig: das Direkt-Prinzip.
Das heißt: Antworten Sie auf jede E-Mail sofort, wenn Sie sie zum ersten Mal öffnen. Auch wenn Sie dem Korrespondenzpartner nicht gleich eine endgültige Antwort geben können, senden Sie ihm eine kurze Zwischennachricht, bis zu welchem Termin Sie die Angelegenheit erledigen können.
Für die noch zu bearbeitenden E-Mails legen Sie sich in Outlook einen Ordner „Wiedervorlage“ an, in dem Sie die Originalmail plus Ihren Zwischenbericht speichern. In Ihrem Posteingangsordner löschen Sie die Mail dann gleich. So behalten Sie den Überblick, und es geht keine Mail verloren.
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