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Interne E-Mail-Kommunikation: 10 Erfolgs-Regeln

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E-Mail-Management
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Was beim E-Mailen für den Umgang mit Kunden und Lieferanten gilt, sollte auch unter Mitarbeitern und Kollegen eingehalten werden, um schnell, sachlich und unmissverständlich kommunizieren und handeln zu können. Mit den folgenden 10 Grundregeln sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Was beim E-Mailen für den Umgang mit Kunden und Lieferanten gilt, sollte
auch unter Mitarbeitern und Kollegen eingehalten werden, um schnell, sachlich und unmissverständlich kommunizieren und handeln zu können. Widerstehen Sie dem „Ist ja nur intern“-Gedanken, denn damit schleichen sich schnell dauerhafte
Nachlässigkeiten oder gar Konflikte ein, die den Arbeitsfluss nachhaltig stören können.

Mit den folgenden 10 Grundregeln sind Sie immer auf der sicheren Seite:

  1. Seien Sie höflich. Eine Anrede, sei es auch nur ein schlichtes „Hallo“, sollte schon drin sein und eine abschließende Grußformel ebenfalls.
  2. Fassen Sie sich kurz, und seien Sie sachlich. Formulieren Sie knapp und präzise. Eine E-Mail soll für die schnelle Informationsübermittlung sorgen.
  3. Tragen Sie Meinungsverschiedenheiten grundsätzlich nicht per E-Mail aus. Wenn Sie etwas ärgert oder Sie eine Kritik anbringen möchten, sprechen Sie persönlich mit dem Betreffenden, oder rufen Sie ihn zumindest an.
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  4. In diesem Sinne gilt auch generell: Ärger, Zorn, Gereiztheit, Euphorie und Ungeduld können zu Äußerungen und Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und Ihrem Anliegen nicht nützlich sind. Schreiben Sie deshalb keine E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind, sondern warten Sie damit, bis sich Ihre Gemütslage stabilisiert hat.
  5. Behandeln Sie pro E-Mail nur 1 Thema – mit einem aussagekräftigen Betreff, sodass Ihr Text leicht zugeordnet und wiedergefunden werden kann. Wollen Sie mehrere Themen abhandeln, schreiben Sie besser separate E-Mails.
  6. Wenn Sie eine E-Mail beantworten, senden Sie nicht automatisch die ganze Nachricht mit. Bei einem längeren E-Mail-Wechsel führt das nur zu Endlos-E-Mails und erschwert das Ausdrucken. Statt dessen können Sie in Ihrer Antwort die Stellen des Originaltextes zitieren, auf die Sie sich beziehen.
  7. Verzichten Sie auf Großbuchstaben, denn das gilt in der Welt des Internets als SCHREIEN. Um ein Wort besonders hervorzuheben, können Sie es in *Sterne* setzen.
  8. Setzen Sie nicht leichtfertig Vorgesetzte und Kollegen auf „Cc“, wenn diese nicht ausdrücklich Kenntnis von bestimmten Vorgängen haben möchten.
  9. Beantworten Sie E-Mails möglichst am selben Tag. Falls Sie selbst schnell eine Antwort brauchen, vermerken Sie im Betreff: „Schnelle Antwort erforderlich!“
  10. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation fließt. Bitten Sie die Empfänger wichtiger E-Mails, den Erhalt zu bestätigen („Bitte kurz bestätigen“). Fordern Sie benötigte Antworten auf Ihre E-Mails aktiv ein: „Bitte Antwort/Feedback bis zum ...“
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