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Neue Projekte 2012: So meistern Sie die 7 häufigsten Hindernisse

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Studien belegen, dass fast jedes dritte Projekt in deutschen Unternehmen scheitert. Die Folge: hohe Verluste für die betroffenen Organisationen. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM) hat heraus gefunden, dass es vor allem drei Handlungsfelder gibt, denen Unternehmen besondere Beachtung schenken müssen, wenn Projekt erfolgreich sein sollen:

  1. starke und in der Organisation gut integrierte Projektleiter
  2. klare Zielsetzung des Projektes
  3. gute Kommunikation während des Projektes

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Allerdings tauchen häufig 7 typische Hindernisse auf, die Ihren Projekten einen Strich durch die Rechnung machen können. Und so steuern Sie diesen als Assistentin und Sekretärin wirkungsvoll gegen:
Hindernis 1: Ihr Chef, die Verantwortlichen bzw. auch Sie stehen nicht hundert-prozentig hinter dem Projekt. Das spüren die Mitarbeiter.
Ihre Lösung: Prüfen Sie Ihre persönliche Einstellung: Geben Sie wirklich den Beteiligten das Gefühl, dass Sie vollkommen von diesem Projekt überzeugt sind? Erinnern Sie auch Ihren Chef daran, immer wieder seine Begeisterung und sein Engagement zu zeigen, wenn Sie das Gefühl haben, dass er die Sache womöglich zu locker sieht.
Zeigen Sie ehrliches Engagement. Nur wenn die Führungscrew auf die Mitarbeiter überzeugend wirkt, werden diese auch engagiert in das Projekt einsteigen.
Hindernis 2: Die Mitarbeiter sehen den Sinn des Projektes nicht. Sie können seine Notwendigkeit im über geordneten Zusammenhang nicht nach vollziehen.
Ihre Lösung: Wenn Ihr Chef oder andere Vorgesetzte hierbei etwas versäumt haben, können auch Sie Aufklärungsarbeit leisten. Verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern Klarheit über die konkrete Bedeutung des Projektes für den Erfolg des Gesamtunternehmens. Erklären Sie die übergeordneten Projektziele. Die Mitarbeiter müssen stolz darauf sein können, bei einem für das Unternehmen so wichtigen Projekt dabei sein zu dürfen.
Hindernis 3: Keine klaren Ziele – das passiert leider auch: Es gibt nur eine vage Zielvorstellung für das Projekt. In keinem Fall wurde eindeutig definiert, was letztendlich erreicht werden soll.
Ihre Lösung: Halten Sie noch einmal mit Ihrem Chef Rücksprache, wenn Sie feststellen, dass die Mitarbeiter tatsächlich noch keine konkrete Vorstellung vom Projektziel haben. Bitten Sie Ihren Chef darum, noch einmal zu verdeutlichen, was er konkret von seinem Projektteam erwartet.

Hindernis 4: Mangelnde Planung und unklares Zeitmanagement. Die Mitarbeiter wissen zwar, welches Ziel sie letztendlich mit dem Projekt erreichen sollen. Ihnen fehlt aber die Vorstellung, wie dies zeitlich funktionieren soll.
Ihre Lösung: Bitten Sie Ihren Chef, sinnvolle Projekt-Zwischenziele vorzugeben, die er in einen realistischen Zeitrahmen stellt. Mitarbeiter brauchen einen Überblick und das Gefühl, dass sie dieser Herausforderung gewachsen sind. Das funktioniert am besten mit einem klaren Kurs, der verschiedene Etappenziele setzt. Das gibt Sicherheit und motiviert, die nächsten anstehenden Aufgaben beherzt anzupacken.
Hindernis 5: Mangelnde Kommunikation – ein Kardinalfehler, der häufig für das Scheitern von Projekten verantwortlich ist.
Ihre Lösung: Als Assistentin und Sekretärin haben Sie hierbei eine besonders wichtige Aufgabe. Bleiben Sie permanent mit den Projektbeteiligten in Kontakt. Sprechen Sie mit ihnen über auftauchende Probleme und bitten Sie um Feedback. Bei Ihnen laufen viele Kommunikationsfäden zusammen, und Sie können eine Menge dazu beitragen, Missverständnisse und Informationsmängel zu vermeiden.
Wichtig: Definieren Sie zu Beginn eines jeden Projektes schriftlich, wer wen zu welchem Zeitpunkt worüber informieren muss. Achten Sie darauf, Informationen schriftlich festzuhalten.
Hindernis 6: Kompetenzgerangel innerhalb des Projektes. Es mangelt an einer klaren Abgrenzung der Zuständigkeiten.
Ihre Lösung: Bitten Sie Ihren Chef, noch einmal deutlich zu erklären, wie er sich die Zusammenarbeit im Projektteam vorstellt. Wer soll welche Aufgabe über- nehmen? Welche Rolle und Aufgabe übernimmt er selbst im Projektteam? Welche Rolle haben Sie als seine Assistentin oder Sekretärin? Legen Sie die Kompetenzen innerhalb des Projekts am besten schriftlich fest.
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Hindernis 7: Unrealistische Schätzung des Zeitaufwands für das Projekt. Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten, selbst einzuschätzen, wie viel ihrer Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe einplanen müssen. Eine solche Fehleinschätzung kann den Erfolg eines gesamten Projekts dann gefährden, wenn ein Mitarbeiter viel zu wenig Zeit veranschlagt hat und die Projektaufgabe folglich mit all seinen übrigen Aufgaben kollidiert.
Ihre Lösung: Versuchen Sie, mit jedem Beteiligten den realistischen Zeitaufwand abzuschätzen. Wie viel von seiner tägliche Arbeitszeit muss er in das Projekt investieren, um seinen Part termingerecht abliefern zu können? Zeigen Sie den Beteiligten die Möglichkeit auf, für einen gewissen Zeitraum andere Aufgaben an Kollegen abzugeben, damit das Projekt erfolgreich ist.

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