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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Prioritäten setzen

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Lernen Sie, Prioritäten zu setzen, und entschlacken Sie Ihren Arbeitstag von allem Überflüssigen. Trennen Sie die Spreu vom Weizen beziehungsweise Wichtiges von Unwichtigem oder Dringendes von Langfristigem mit dem Eisenhower-Prinzip.

Kennen Sie dieses Szenario? Es ist Montag. Sie schauen auf Ihren Wochenplan: Jeden Tag 2 Meetings, eine 1-tägige Dienstreise wegen einer Auftragsvergabe am Mittwoch, am Donnerstag eine wichtige Vorstandspräsentation und in Ihrer Abteilung wird ein neues Informationssystem eingeführt, anschließend noch ein schwieriges Mitarbeitergespräch. Sie müssen Ihren Input für einen Kollegen zusammenstellen und einen Dienstleister riefen. Gleichzeitig drückt Sie die Fertigstellung eines Konzepts zur Markteinführung eines neuen Produkts, und am Freitag hat sich ein wichtiger Neukunde zu Besuch angesagt, dem Sie die Produktion und den Stand Ihrer Neuentwicklungen zeigen wollen.

Prioritäten setzten mit der A-B-C-D – Methode

Die Grundregel lautet: Wichtigkeit vor Dringlichkeit. Machen Sie folgende Übung: Klassifizieren Sie die Tätigkeiten des Eingangsszenarios und ordnen Sie sie den A-, B-, C- und D-Aufgaben zu.

  • A-Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig. A-Aufgaben müssen Sie selbst und ohne Aufschub erledigen.
  • B-Aufgaben sind sehr wichtig, selbst zu erledigen, aber nicht dringend. Das heisst, Sie können sie später bearbeiten. Legen Sie einen Bearbeitungstermin fest.
  • C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Delegieren Sie sie komplett.
  • D-Aufgaben gehören nicht auf den Schreibtisch, sondern in den Papierkorb. Sie sind weder dringend noch besonders wichtig.

Priorität 1: A-Aufgaben

  1. Die Vorstandspräsentation. Diese Aufgabe erfüllt beide Kriterien. Sie ist sowohl wichtig (Chefsachen sind per se wichtig) als auch dringend. Denn die Präsentation ist für Donnerstag festgesetzt.
  2. Der Kundenbesuch ist wichtig, denn es geht darum, einen großen Abnehmer für Ihr neues Produkt zu gewinnen. Die Markteinführung steht kurz bevor, Sie haben keine Zeit, den Termin zu verschieben, der Besuch ist dringend. Denn Sie riskieren, den Kunden zu verprellen, wenn Sie versuchen, seinen Besuch zu verschieben. Diesen Termin müssen Sie selbst und in dieser Woche erledigen.

Priorität 2: B-Aufgaben

  1. Die Einführung des neuen Informationssystems, das Ihr Team beim Wissensmanagement unterstützen soll, ist wichtig. Es erhöht die Effizienz Ihrer Abteilung. Neben der Einrichtung verschiedener Wissenspools hilft das System auch bei der Organisation. So können künftig automatisch Termine für Besprechungen per EMail koordiniert werden, da das System den Zugang auf die persönlichen Kalender der Mitarbeiter ermöglicht. Dieses Projekt ist für Ihre Abteilung wichtig, aber nicht dringend. Zwar sollten Sie es zeitnah einführen, aber die Verschiebung auf einen späteren Zeitpunkt gibt Ihnen in dieser Woche Luft für die Präsentation.
  2. Das schwierige Mitarbeitergespräch liegt Ihnen auf dem Magen. Ein Mitarbeiter soll in eine andere Abteilung wechseln, ohne dass er sich dadurch zurückgesetzt. Dieses Gespräche ist wichtig, aber nicht dringend. Verschieben Sie es um eine Woche, damit Sie sich gut und in Ruhe vorbereiten können.
  3. Das Konzept zur Markteinführung des neuen Produkts ist wichtig. Es gehört zu Ihren Kernzielen für dieses Jahr. Sie sollten es auf keinen Fall aus den Augen verlieren. Sprechen Sie mit der Produktion. Sind die Entwicklungsschritte im Plan oder verzögert sich das Projekt, dann gewinnen Sie wichtige Zeit. Terminieren Sie die Erstellung des Konzepts. Reservieren Sie sich für die Erstellung feste Tage in Ihrem Kalender.

Priorität 3: C-Aufgaben

  1. Die Dienstreise nach Frankreich ist dringend. Sie sollen sich ein modernes Hochregallager anschauen und entscheiden, ob Sie den Auftrag für Ihr Hochregallager dieser Firma erteilen. Die Auftragsvergabe muss nächste Woche erfolgen, damit das Lager rechtzeitig fertig ist. Die Entscheidung ist also dringend. Delegieren Sie die Aufgabe an einen Mitarbeiter aus dem Vertrieb oder der Produktion.
  2. Der Input für Ihren Kollegen und das Briefing der Agentur müssen diese Woche erledigt werden, aber nicht von Ihnen persönlich. Beauftragen Sie Mitarbeiter.

Priorität 4: D-Aufgaben

Die beiden Meetings betreffen nicht direkt Ihren Aufgabenbereich, man will Sie nur auf dem Laufenden halten. Lassen Sie sich das Protokoll zuschicken. Ihre Woche ist jetzt strukturiert. Sie selbst kümmern sich nur um die Vorstandspräsentation und den Kundenbesuch: Aufatmen!

Tipp: Kopieren Sie sich den Kasten mit den A-, B-, C- und D-Aufgaben und hängen Sie ihn in Sichtweite auf. So werden Sie immer wieder daran erinnert, nur das wirklich Wichtige und Dringende zu tun.

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