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Schaffen Sie sich mehr Freiräume!

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Schaffen Sie sich mehr Freiräume!

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

 

der heutige Tipp ist nicht so wirklich auf meinem Mist gewachsen, sondern vielmehr auf dem von Lothar J. Seiwert. Denn in der aktuellen Ausgabe von Assistenz &amp;amp; Sekretariat inside gibt der Zeitmanagement-Experte 4 Tipps, wie Sie Ihre Zeit noch besser managen können.<br/><br/>

Setzen Sie die folgenden Tipps konsequent nacheinander um, sofern Sie sie bis jetzt noch nicht in Ihren täglichen Ablauf integriert haben. Erst wenn Sie feststellen, dass Ihnen das neue Verhalten in Fleisch und Blut übergegangen ist, beginnen Sie mit dem nächsten Tipp.<br/><br/>Vorsicht! Versuchen Sie keinesfalls, alle Tipps auf einmal umzusetzen. Das führt nur dazu, dass Sie schnell wieder aufgeben.<br/><br/>Tipp 1: So vertreiben Sie Ihre Zeitdiebe<br/>

Klar, einen Arbeitstag für Sie als Assistentin oder Sekretärin ohne Unterbrechungen gibt es nicht. Das müssen Sie akzeptieren. Sehr viele Unterbrechungen sind unvermeidlich, zum Beispiel, wenn Ihr Chef etwas von Ihnen braucht oder wenn das Telefon läutet. Aber in einigen Bereichen können Sie Störungen auch reduzieren, etwa wenn immer wieder Kollegen oder Mitarbeiter bei Ihnen vorbeikommen, um einen kleinen Plausch zu halten oder Sie um eine Gefälligkeit zu bitten. Deshalb: Halten Sie Ihre Unterbrechungen über eine Arbeitswoche hinweg  schriftlich fest. Notieren Sie,

 

  • wer Sie häufiger unterbricht,
  • zu welcher Zeit Sie gestört werden,
  • wie lange diese Störung dauert,
  • warum Sie gestört werden (Ist die Unterbrechung begründet oder nicht?).

 

Analysieren Sie dann genau, welche Störungen unumgänglich waren und welche Sie hätten vermeiden können. Wenn Sie zum Beispiel immer wieder durch Fragen von Kollegen unterbrochen werden, können Sie Folgendes vorschlagen: Bitten Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter, ihre Anliegen, die nicht Dringlichkeitsstufe I haben, zu sammeln. Diese sprechen Sie dann regelmäßig zu einer bestimmten Zeit in einem Arbeitsblock durch. Damit reduzieren Sie unnötige spontane Unterbrechungen und geben gleichzeitig das Signal, dass Ihre Zeit sehr begrenzt ist. Das erhöht auch bei netten Plauderern die Hemmschwelle,  Sie länger als nötig von der Arbeit abzuhalten.<br/><br/>

Verkürzen Sie Ihre Telefongespräche. Notieren Sie sich, bevor Sie jemanden anrufen, die Themen, die Sie besprechen wollen.<br/><br/>

„Smalltalken“ Sie gezielt. Ein kurzes Gespräch, ein paar freundliche Worte hier und da – das ist sehr wichtig für ein gutes Teamklima. Achten Sie aber darauf, dass die Unterhaltungen nicht zu lange dauern und zu Zeitdieben werden.

 

 

 

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

<br/>

 

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