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So organisieren Sie die E-Mails für Ihren Chef

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Liebe Leserin, lieber Leser,

für eine funktionierende Chefentlastung ist es unerlässlich, dass wir Sekretärinnen die E-Mails unserer Chefs lesen und bearbeiten (dürfen). Und hier ist der erste Schritt, die E-Mail-Flut, die in seinem Posteingang eingeht, möglichst effektiv vorzusortieren. Manche Sekretärinnen verwenden dafür ein Ablagesystem mit Posteingangsordnern, andere eine Kennzeichnung mit Kategorien. 

 

 

In der Posteingangsliste sieht man aber üblicherweise nur den Absender und die Betreffzeile. Manchmal reicht das schon, um eine E-Mail passend einsortieren zu können. Kamm man aber mit Absender und Betreff nichts  anfangen, muss man einen genaueren Blick auf die Nachricht werfen. Hier gibt es aber einen kleinen Trick, damit man die E-Mail nicht erst per Doppelklick öffnen muss, denn für eine schnelle Durchsicht genügt der Vorschau-/Lesebereich vollkommen.<br/><br/>

Sollte er in Ihrem Outlook nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn ein: In Outlook 2007 und 2003 wählen Sie ANSICHT – LESEBEREICH an und im zugehörigen Untermenü entscheiden Sie sich für eine der Optionen RECHTS oder UNTEN. – RECHTS nutzt den Bildschirm besser aus, während UNTEN zusätzliche Bearbeitungsoptionen bietet.<br/><br/>

In Outlook 2002 aktivieren Sie im Menü ANSICHT die Option VORSCHAUFENSTER. Hier haben Sie keine Wahl: Die Vorschau wird immer unter der Posteingangsliste angezeigt. Sie können nun jede E-Mail ganz schnell mit einem einfachen Mausklick markieren und ihren Inhalt im Vorschau-/Lesebereich überfliegen.<br/><br/>

Wenn Sie mit Ihrem Chef abgesprochen haben, E-Mails je nach Absender oder Inhalt in geeignete Posteingangsordner zu verschieben, verwenden Sie dafür am besten die Maus. Vorher müssen Sie in Outlook 2007 und 2003 dafür sorgen, dass auf der linken Seite der „Navigationsbereich“ angezeigt wird, indem Sie die Option ANSICHT – NAVIGATIONSBEREICH (– NORMAL) auswählen. In Outlook 2003 können Sie den Navigationsbereich nur an- und ausklicken. In Outlook 2002 müssen Sie per ANSICHT – ORDNERLISTE den Bereich mit den verfügbaren Outlook-Ordnern einblenden.<br/><br/>

Wenn dann eine E-Mail in einen Unterordner verschoben werden soll, ziehen Sie sie einfach mit der Maus aus der Posteingangsliste auf den gewünschten Ordnernamen im Navigationsbereich beziehungsweise in der Ordnerliste.<br/><br/>Mein Tipp: Wenn der Zweig des gesuchten Zielordners gerade ausgeblendet ist (zu erkennen an einem Plussymbol neben dem nächsthöheren Ordner), ziehen Sie die E-Mail zuerst auf den darübergeordneten Ordnernamen und halten die Maustaste weiter gedrückt. Warten Sie kurz, bis Outlook den zugehörigen Ordnerzweig einblendet, und ziehen Sie den Mauszeiger dann weiter auf den  endgültigen Zielordner.

 

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

 

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