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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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So reduzieren Sie Arbeiten auf den letzten Drücker

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Ein Beispiel aus der Praxis: Eine wichtige Kundenpräsentation steht an, und einen Tag vorher haben Sie immer noch keine Vorlage für die zu erstellende Power-Point-Präsentation. Ihr Chef verspricht Ihnen von Stunde zu Stunde, damit zu beginnen. Aber ständig kommt irgendetwas dazwischen. Sie sehen sich schon wieder bis in die späten Abendstunden im Büro sitzen.

Manchmal könnten Sie vielleicht schon mehr tun, um alles vorzubereiten, als Sie zugeben möchten. Überwinden Sie Ihren Ärger darüber, dass Ihr Chef so "trödelt", und starten Sie mit den Vorbereitungen. Bereiten Sie die Präsentation vor, so weit es Ihnen möglich ist:

  • Steht das Layout, und ist der Folienmaster in Microsoft Power-Point entsprechend angepasst? Bereiten Sie das Layout so weit wie möglich vor.
  • Können Sie Standardinformationen aus einer bereits vorhandenen Präsentation kopieren? Das sind allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen, Angaben zu Referenzkunden und Ähnliches.
  • Werden Daten benötigt, die ein anderer Kollege Ihnen liefern kann, zum Beispiel Zahlenmaterial vom Controlling oder von der Buchhaltung? Besorgen Sie alles.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Ihr Chef regelmäßig auf den letzten Drücker arbeitet und Sie es "ausbaden" müssen, sprechen Sie ein offenes Wort mit ihm. Sagen Sie ihm, dass ein solches Arbeiten Sie belastet und Sie unter dem großen Zeitdruck nicht garantieren können, dass die abgegebenen Arbeiten fehlerfrei sind. Auch wenn Ihnen das in der Vergangenheit gelungen ist, bedeutet das nicht, dass es immer so sein wird.
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