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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Tagespläne erstellen: Fix und fertig in höchstens 10 Minuten

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Tagesplan
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Der Tag hat 24 Stunden - doch die Zeit lässt sich leider nicht konservieren. Unproduktiv verbrachte Zeit kann man nicht aufholen und nie wieder zurückgewinnen. Optimieren sie Ihre Tagesplanung für mehr Arbeitseffektivität und mehr persönlichen Freiraum.

Zeit ist eine der wenigen Ressourcen, die 24 Stunden pro Tag kostenlos zur Verfügung stehen. Leider lässt sie sich nicht konservieren. Unproduktiv verbrachte Zeit kann man nicht aufholen und nie wieder zurückgewinnen.

Oft genug steht am Ende eines Arbeitstages die Erkenntnis: Viel getan – aber nicht alles erreicht. Ergebnisse, die wichtige Vorhaben wirklich vorangebracht haben, sind nicht deutlich genug sichtbar. Dies sind eindeutige Zeichen dafür, dass Sie nicht nach einem Tagesplan arbeiten, mit dem Sie Ihr Zeitbudget bewusst und aktiv für das Wichtigste und Wesentliche einsetzen.

 

 

Optimieren Sie Ihre Tagesplanung mit diesen beiden Grundlagen:

  1. konsequente Schriftlichkeit
  2. eingeübte Planungsroutine/-methode

Das Prinzip der Schriftlichkeit

Mit schriftlichem Gestalten des Tagesplans machen Sie sich bewusst, was auf Sie zukommt. Schriftlichkeit fördert Ihre Zielorientiertheit und Ihre Motivation. Sie lassen sich weniger ablenken und können sich leichter auf das Wesentliche konzentrieren. Was auf dem Papier steht, erleichtert Ihnen die Kontrolle der Ergebnisse und macht Erfolge sichtbar. Bei einem Tagesplan, den Sie nur im Kopf haben oder halb auf einem Bildschirm sehen, geht Wesentliches leicht verloren. Planen mit Routine und Methode Mit der folgenden Methode erstellen Sie jeden Tagesplan in durchschnittlich 5 bis 10 Minuten – Übung und Routine vorausgesetzt.

Für folgende Grundlagen sollten Sie zuvor gesorgt haben:

  • eine schriftliche Übersicht Ihrer Ziele (beispielsweise: Energiekosten senken, neuen Produktkatalog erstellen, Sortiment bereinigen usw.)
  • Aktivitäten-Checklisten werden geführt („welche Maßnahmen für welches Ziel?“)
  • Vereinbarte Termine sind schriftlich festgehalten. Zeitpunkte für das Erreichen von Zielen liegen fest.

Nun geht’s los:

  1. Übertragen Sie die wichtigsten Aufgaben, Aktivitäten und Termine in Ihren Tagesplan.
  2. Setzen Sie Prioritäten. Alle Aufgaben müssen nach ihrer Wichtigkeit (A, B, C) bewertet sein. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden.
  3. Für jede Aktivität, die Sie in den Tagesplan übernehmen, sei es ein Termin oder eine Aufgabe, schätzen Sie den Zeitbedarf für die Erledigung. Vergessen Sie dabei Vorbereitungs- und Einarbeitungs- sowie Reisezeiten nicht.
  4. Tragen Sie Aufgaben, die mehr Zeit als 1/2 Stunde beanspruchen, wie Termine in den Tagesplan ein. Halten Sie diese „Termine mit sich selbst“ so konsequent ein, wie sie Termine mit anderen einhalten. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesen Zeiten möglichst ungestört arbeiten können.
  5. Da Sie sich nicht völlig abschirmen können, berücksichtigen Sie unvorhergesehene Ereignisse, Störungen und Zeitdiebe. Legen Sie deshalb kleine Zeitpuffer zwischen alle Termine. Sonst erliegen Sie allzu schnell dem Dominoeffekt, dass sich sämtlich Termine immer weiter nach hinten verschieben.
  6. Verwenden Sie die 60:40-Regel für Ihre Tagesplanung. Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit. Kontrollieren Sie am Ende des Tages Ihre Arbeitsergebnisse.
  7. Was konnten Sie erledigen? Was blieb liegen und warum? Ziehen Sie aus dieser Analyse Konsequenzen für den nächsten Tagesplan.
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