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Weihnachtsurlaub: Denken Sie daran, die Geschäftspartner rechtzeitig zu informieren

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Denken Sie daran, die Geschäftspartner rechtzeitig zu informieren

 
Liebe Leserin, lieber Leser,

gehört Ihre Firma auch zu denen, die die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr mit einem Betriebsurlaub überbrücken? Dann sollten Sie das schon bald Ihren Kunden mitteilen. Wie früh Sie am besten damit anfangen, hängt davon ab, mit wie viel Vorlauf Ihr Kunde die Information haben muss. Je nach Unternehmen kann der Zeitpunkt sehr unterschiedlich sein. Ein Kriterium ist z. B., wie lang Ihre Produktions- und Lieferzeiten sind. 

 
 
 

 
 

Mein Tipp: Auch wenn Sie wie in jedem Jahr zwischen den Jahren schließen, sollten Sie Ihre Kunden darüber rechtzeitig informieren. Verlassen Sie sich also nicht auf das gute Gedächtnis Ihrer Kunden, sondern setzen Sie diese Information bereits im Herbst gut sichtbar auf die Homepage Ihres Unternehmens. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen. Das könnte so aussehen:

Bitte merken Sie sich vor: Betriebsurlaub der Finkenwerke GmbH von Montag, 20. Dezember 20.., bis einschließlich Freitag, 7. Januar 20...

Teilen Sie Ihren Mandanten, Kunden und Geschäftspartnern aber nicht einfach nur den Termin des Betriebsurlaubs mit, sondern vermitteln Sie gleichzeitig,

  • bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können,
  • ob es während des Betriebsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie der zu erreichen ist,
  • bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Betriebsurlaubs,
  • bis wann Rechnungen eingehen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub bezahlt werden können,
  • ob nur einige Abteilungen von diesem Betriebsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.

Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist es, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft. Und wie Sie die "elegant" vermitteln, lesen Sie hier ...

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

PS: Ob man den Termin per Post oder per E-Mail mitteilen sollte, ist in meinen Augen Geschmackssache. Eine E-Mail ist halt schneller, bedeutet geringeren Aufwand und fast keine Kosten. Ein Brief ist nur dann sinnvoll, wenn Sie einen Kunden oder Zulieferer ganz „offiziell“ benachrichtigen müssen und es gravierende Konsequenzen hätte, wenn diese Mitteilung nicht ankäme, beispielsweise wenn es zu längeren Lieferfristen kommt und Ihr Kunde wiederum seine Kunden nicht termingerecht beliefern kann. Eine Muster-E-Mail für Ihre Urlaubsinfos finden Sie in den aktuellen Office-Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs.

Klicken Sie hier ... und fordern Sie alle Tipps jetzt kostenlos an – zusammen mit dieser Überraschung. Schließlich ist ja bald Weihnachten. 

 

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