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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Welcher Ablage-Typ sind Sie?

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Liebe Leserin, lieber Leser,

 

da viele Sekretariate von einem papierlosen Büro noch meilenweit entfernt sind, kommen Sie um das Ablegen von Dokumenten nicht herum. Das Dumme: Für die meisten Sekretärinnen ist die Ablage einfach nur nervig und zeitintensiv.

In der Praxis haben sich zwei Ablagetypen herauskristallisiert:
Typ 1: Die Sammlerin

Sie hat überhaupt keine Lust, ihre Unterlagen abzulegen. Sie hortet sie deshalb so lange an einem versteckten Ort – beliebt sind verschließbare Schränke –, bis ihr die Unterlagen beim Öffnen des Schranks irgendwann entgegenfallen.

Die Nachteile liegen bei dieser Art der „Vorablage“ auf der Hand: Chaos. Zum Störfaktor Ablage kommt bei ihr noch das Suchen nach Unterlagen dazu, wenn der Chef „mal schnell was braucht“. Da kann einem schon mal der Schweiß ausbrechen, wenn man die Unterlagen nicht auf Anhieb findet.
Typ 2: Die „Ich hefte immer alles sofort ab“-Ablegerin

Sobald sie ein Schriftstück in der Hand hält, legt sie es ab. Sie denkt sich: „Was weg ist, ist weg.“ Die Nachteile sind hier nicht auf den ersten Blick erkennbar. Aber auf den zweiten Blick verliert auch Typ 2 Zeit.

Angenommen, sie hat gerade ein Schriftstück abgelegt und ihr Chef benötigt es 30 Minuten später wieder, kann diese Art der Ablage zum Zeitkiller werden. Denn: Bis eine Unterlage in einem Order abgeheftet ist, werden 16 Arbeitsschritte vom Lochen bis zum Wiederzuschlagen des Ordners fällig. Wird die Unterlage wieder herausgesucht, fallen die gleichen Arbeitsschritte bis auf das Lochen noch einmal an.

Richtig viel Zeit kostet es, wenn der Chef ihr im Laufe des Tages immer mal wieder etwas für einen Ordner gibt und sie mehrmals auf ein und denselben Ordner zugreifen muss.
Und dann gibt es natürlich noch die Mischtypen: die Sekretärinnen, die die abzulegenden Unterlagen übergangsweise in einem Ablagekorb sammeln, um sie dann in einem regelmäßigen Turnus – zum Beispiel einmal pro Woche – auf einmal abzulegen. Bei dieser Variante bleibt die grobe Übersicht zwar erhalten. Allerdings kann der Stapel – je nach Papieraufkommen – schon recht groß und unübersichtlich sein, wenn keine sinnvolle Vorsortierung vorgenommen wird.

 

 

 

 

Sarah Kammberg
Chefredakteurin


 

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